Vous pouvez remplir un formulaire PDF sans l’imprimer en l’ouvrant dans un éditeur PDF, en saisissant vos réponses dans les zones, en cochant les cases, en signant et en téléchargeant le fichier terminé. Dans Kopitiam, vous déposez le formulaire dans l’éditeur PDF gratuit, il cherche les champs tout seul, et vous cliquez sur chaque zone en surbrillance pour écrire.

Cela fonctionne avec deux types de formulaires : ceux qui contiennent de vrais champs à remplir, et les formulaires non interactifs, qui ne sont qu’une page imprimée avec des lignes vides. Le fichier reste dans votre navigateur du début à la fin. Vous verrez ci-dessous comment se comporte chaque type, quoi faire quand une zone se place au mauvais endroit, et ce que contient réellement le fichier téléchargé.

Formulaires interactifs et formulaires non interactifs : ce n’est pas pareil

Un formulaire interactif a des champs intégrés au PDF. La personne qui l’a créé a dessiné chaque zone exprès, lui a donné un nom, et en a défini certaines comme cases à cocher ou comme zones découpées en une case par caractère. Les formulaires administratifs, les formulaires bancaires et tout ce qui sort d’un outil de création de formulaires fonctionnent généralement ainsi.

Un formulaire non interactif n’est que l’image d’un formulaire : du texte et des lignes, sans rien en dessous où un programme puisse écrire. Un bail enregistré depuis Word, un formulaire d’adhésion à un club ou un courrier d’entreprise avec « Nom : ______ » sont souvent non interactifs. Un scan l’est encore plus, car il ne contient aucun texte, seulement une image du papier.

Kopitiam gère les trois, mais avec des degrés de fiabilité différents. Savoir lequel vous avez vous indique ce qu’il faut vérifier avant de l’envoyer.

Remplir un formulaire PDF étape par étape

  1. Ouvrez l’éditeur PDF et déposez votre formulaire sur la page, ou cliquez pour choisir le fichier.
  2. Patientez un instant. Kopitiam analyse le formulaire dès son ouverture et, s’il trouve des champs, affiche un message comme « Nous avons trouvé et ajouté 12 champs à remplir sur 2 pages ».
  3. Cliquez sur une zone en surbrillance et écrivez. Cliquez sur une case pour la cocher, puis de nouveau pour la décocher.
  4. Suivez le compteur du bandeau, par exemple « 7 sur 12 remplis », pour voir ce qu’il reste.
  5. Pour toute zone oubliée, choisissez l’outil Texte et cliquez là où la réponse doit aller.
  6. Pour signer, choisissez Signer, dessinez ou saisissez votre signature, puis cliquez sur Ajouter.
  7. Utilisez Masquer la surbrillance des champs pour voir la page telle que le destinataire la verra, puis cliquez sur Télécharger.

Si rien n’apparaît après l’ouverture, cliquez sur Remplir dans la barre d’outils pour relancer l’analyse manuellement. Quand elle ne trouve vraiment rien, elle affiche « Aucun champ à remplir détecté dans ce document », et vous remplissez alors le formulaire avec l’outil Texte.

Comment Kopitiam trouve les champs

Le remplissage automatique essaie trois méthodes dans l’ordre et s’arrête à la première qui fonctionne.

  • Les vrais champs de formulaire. Si le PDF a des champs intégrés, Kopitiam utilise leur position et leur taille exactes. Les cases à cocher et les boutons radio deviennent des cases que vous cliquez pour cocher. Un champ découpé en cases de caractères, comme un numéro d’identité ou un numéro fiscal, devient une petite zone par case, et le curseur passe à la case suivante pendant que vous tapez.
  • Les libellés et les blancs d’un formulaire non interactif. S’il n’y a pas de champs intégrés, Kopitiam lit le texte de la page et cherche un court libellé suivi d’un espace vide : « Nom : ______ », « Date de naissance ...... », un libellé dans une cellule de tableau avec une cellule vide à côté, ou un libellé au-dessus d’une ligne tracée. Il ignore les titres en majuscules, les phrases et les blancs déjà remplis.
  • L’OCR pour les scans. Si la page ne contient aucun texte, Kopitiam propose de lancer l’OCR. Ce n’est jamais automatique.

Chaque zone affiche une indication discrète tirée du libellé le plus proche, comme « Nom » ou « Adresse », pour que vous sachiez quoi mettre où. Quand le formulaire ne donne à un champ qu’un nom interne obscur, la zone n’affiche aucune indication plutôt qu’une indication déroutante.

Les champs trouvés sur un formulaire non interactif ou un scan sont une estimation, pas une lecture du formulaire. Relisez toujours chaque page avant de télécharger, surtout aux endroits serrés comme les cellules de tableau et les lignes rapprochées.

Formulaires scannés et OCR

Un scan est une photo du papier : il n’y a donc aucun mot que Kopitiam puisse lire. Quand vous cliquez sur Remplir avec un scan, l’outil indique que le fichier ressemble à un scan et propose un bouton Lancer l’OCR. L’OCR est un module de lecture de texte téléchargé la première fois que vous l’utilisez, d’où le petit temps d’attente au premier lancement. La lecture elle-même se fait sur votre appareil.

L’OCR est la plus approximative des trois méthodes. Elle cherche des mots de champ anglais courants comme name, date, address et phone, et place une zone juste après chacun. Le bandeau vous prévient qu’il s’agit d’estimations, et il faut souvent les faire glisser à leur place. Si l’OCR ne trouve rien, ajoutez chaque réponse avec l’outil Texte. Pour un formulaire scanné de deux pages, cela ne prend en général que quelques minutes de clics.

Cases à cocher, dates et signatures

Les cases à cocher n’apparaissent que sur les formulaires à champs intégrés. Cocher une case dessine un X à l’intérieur au téléchargement, et une case non cochée reste telle quelle. Sur un formulaire non interactif, le remplissage automatique ne crée que des zones de texte : pour cocher un carré imprimé, utilisez l’outil Texte et tapez un X par-dessus.

Les dates se saisissent comme n’importe quelle autre réponse. Il n’y a pas de sélecteur de date : écrivez la date dans le format demandé par le formulaire. Un formulaire malaisien peut attendre JJ/MM/AAAA alors qu’un formulaire américain attend MM/JJ/AAAA, et « 03/04 » ne désigne pas le même jour pour l’un et l’autre. Si la date se trouve dans des cases de caractères, tapez un chiffre par case et le curseur avance tout seul.

Pour une signature, choisissez Signer, puis Dessiner avec la souris ou le doigt, ou Saisir votre nom pour obtenir une version de style manuscrit. Si le remplissage automatique a trouvé, sur la page affichée, un champ vide destiné à une signature, la signature se place sur cette ligne. Sinon, elle apparaît à l’écran et vous la faites glisser et la redimensionnez. Une signature dessinée convient à la plupart des démarches courantes. Un document qui exige une signature numérique certifiée nécessite plutôt un service de signature électronique dédié.

Quand les zones ne sont pas au bon endroit

  • Une zone est légèrement à côté de la ligne : passez sur Sélection, puis faites-la glisser à sa place.
  • Une zone se trouve sur quelque chose qui n’est pas un champ : sélectionnez-la et supprimez-la.
  • Un champ a été oublié : utilisez l’outil Texte et cliquez là où la réponse doit aller. Modifiez la taille du texte dans le panneau de droite pour qu’elle tienne.
  • Votre réponse est trop longue pour la zone : raccourcissez-la, réduisez la taille du texte, ou appuyez sur Entrée pour la répartir sur une deuxième ligne.
  • Vous changez d’avis sur tout ce qu’a fait le remplissage automatique : Annuler retire tous les champs placés en une seule fois.
  • Le formulaire ne s’ouvre pas du tout : il est peut-être protégé par un mot de passe ou soumis à des restrictions de modification. Kopitiam vous indique lequel des deux, et propose de l’ouvrir dans votre lecteur PDF puis de choisir Imprimer, puis Enregistrer au format PDF, pour créer une copie déverrouillée que vous pourrez remplir.

Ce que deviennent les champs au téléchargement

Quand vous cliquez sur Télécharger, Kopitiam inscrit vos réponses, vos coches et votre signature sur les pages elles-mêmes, comme de l’encre sur du papier. Toute personne qui ouvre le fichier voit exactement ce que vous voyiez une fois la surbrillance masquée. La surbrillance et les indications n’existent qu’à l’écran et n’apparaissent jamais dans le fichier.

Vos réponses ne sont pas enregistrées comme valeurs dans les propres champs du formulaire. Pour une personne qui lit le formulaire, cela ne change rien. C’est important en revanche si le destinataire importe directement les données du formulaire dans un système, comme le font certains services RH et portails administratifs. Si les instructions précisent que le formulaire doit rester interactif ou être soumis sous forme de données, utilisez l’outil ou le portail qu’elles indiquent.

Cela signifie aussi que vous devez garder le fichier d’origine. Pour modifier une réponse après le téléchargement, le plus simple est de remplir de nouveau l’original. Vous pouvez couvrir l’ancien texte avec l’outil Masquer, mais repartir de zéro est plus propre.

Téléphones, confidentialité et autres cas particuliers

L’éditeur fonctionne dans le navigateur d’un téléphone. Les outils se trouvent dans une barre en bas, et les autres sous Plus. Les toutes petites zones sont plus faciles à toucher si vous zoomez d’abord, et une signature dessinée au doigt rend souvent mieux qu’à la souris.

Le formulaire ne quitte jamais votre appareil. C’est important, car les formulaires regorgent de données personnelles : votre numéro d’IC ou de passeport, votre adresse, votre salaire et votre compte bancaire. Pas de compte, pas de filigrane et aucune limite de taille dans le code : la limite pratique est la mémoire de votre appareil. Un long formulaire scanné peut être lent sur un téléphone ancien.

Les réponses en anglais et dans la plupart des langues à alphabet latin ne demandent rien de plus. Les réponses en chinois, japonais, coréen, grec ou russe restent du texte sélectionnable, grâce à une police que Kopitiam ne télécharge que si votre texte en a besoin. Les réponses en arabe, hindi et thaï sont dessinées sous forme d’image : elles s’affichent correctement mais ne peuvent être ni sélectionnées ni recherchées. Si vous êtes hors ligne et qu’une police nécessaire ne peut pas être téléchargée, Télécharger affiche une erreur plutôt qu’un fichier abîmé.