Можете да попълните PDF формуляр, без да го разпечатвате, като го отворите в PDF редактор, напишете отговорите си в полетата, отметнете квадратчетата, подпишете и изтеглите готовия файл. В Kopitiam пускате формуляра в безплатния PDF редактор, той сам търси полетата, а вие щраквате върху всяко маркирано поле, за да пишете.

Работи с два вида формуляри: такива с истински полета за попълване и плоски формуляри, които са просто отпечатана страница с празни редове. Файлът остава в браузъра ви през цялото време. По-долу е описано как се държи всеки вид, какво да направите, когато поле попадне на грешно място, и какво всъщност съдържа изтегленият файл.

Попълваемите и плоските формуляри не са едно и също

Попълваемият формуляр има полета, вградени в PDF файла. Който го е създал, е начертал всяко поле нарочно, дал му е име и е отбелязал някои като квадратчета за отметка или като полета, разделени на по една клетка за всеки знак. Държавните формуляри, банковите формуляри и всичко, експортирано от програма за създаване на формуляри, обикновено работят така.

Плоският формуляр е само картина на формуляр: текст и линии, без нищо отдолу, в което програма да може да пише. Договор за наем, записан от Word, формуляр за членство в клуб или фирмено писмо с „Име: ______“ обикновено са плоски. Сканът е още по-плосък, защото изобщо няма текст, а само изображение на хартията.

Kopitiam се справя и с трите, но с различна степен на увереност. Като знаете кой вид имате, знаете и колко да проверите, преди да го изпратите.

Попълване на PDF формуляр стъпка по стъпка

  1. Отворете PDF редактора и пуснете формуляра си върху страницата или щракнете, за да изберете файла.
  2. Изчакайте малко. Kopitiam сканира формуляра веднага щом се отвори и ако открие полета, показва съобщение като „Открихме и добавихме 12 полета за попълване на 2 страници“.
  3. Щракнете върху което и да е маркирано поле и пишете. Щракнете върху квадратче, за да го отметнете, и щракнете отново, за да махнете отметката.
  4. Следете брояча в лентата със съобщението, например „7 от 12 попълнени“, за да видите колко остава.
  5. За всяко пропуснато поле изберете инструмента „Текст“ и щракнете там, където трябва да е отговорът.
  6. За да подпишете, изберете „Подпис“, нарисувайте или напишете подписа си и щракнете „Добави“.
  7. Използвайте „Скрий маркирането на полетата“, за да видите страницата така, както ще я види получателят, после щракнете „Изтегли“.

Ако след отварянето не се появи нищо, щракнете „Попълни“ в лентата с инструменти, за да пуснете сканирането отново ръчно. Когато наистина не открие нищо, ще пише „В този документ не са открити полета за попълване.“ и тогава попълвате формуляра с инструмента „Текст“.

Как Kopitiam открива полетата

Автоматичното попълване опитва три подхода поред и спира при първия, който проработи.

  • Истински полета на формуляра. Ако PDF файлът има вградени полета, Kopitiam използва точната им позиция и размер. Квадратчетата и радиобутоните стават полета, върху които щраквате, за да ги отметнете. Поле, разделено на клетки за знаци, като номер на документ за самоличност или данъчен номер, става по едно малко поле за всяка клетка, а курсорът прескача в следващата клетка, докато пишете.
  • Надписи и празни места в плосък формуляр. Ако няма вградени полета, той чете текста на страницата и търси кратък надпис, последван от празно място: „Име: ______“, „Дата на раждане ......“, надпис в клетка на таблица с празна клетка до нея или надпис над начертана линия. Пропуска заглавия с главни букви, изречения и празни места, в които вече има написано нещо.
  • OCR за сканове. Ако страницата изобщо няма текст, Kopitiam предлага да пусне OCR. Това никога не става автоматично.

Всяко поле показва бледа подсказка, взета от най-близкия надпис, например „Име“ или „Адрес“, за да знаете какво къде отива. Когато формулярът дава на полето само неразбираемо вътрешно име, полето не показва подсказка, вместо да показва объркваща.

Полетата, открити в плосък формуляр или скан, са най-доброто предположение, а не прочит на формуляра. Винаги преглеждайте всяка страница, преди да изтеглите, особено тесните места като клетки на таблици и редове, които са близо един до друг.

Сканирани формуляри и OCR

Сканът е снимка на хартия, така че няма думи, които Kopitiam да прочете. Когато щракнете „Попълни“ върху такъв файл, той казва, че файлът изглежда като скан, и предлага бутона „Пусни OCR“. OCR е програма за разчитане на текст, която се изтегля първия път, когато я използвате, затова първото пускане отнема малко време. Самото разчитане става на устройството ви.

OCR е най-грубият от трите метода. Той търси често срещани английски думи за полета като name, date, address и phone и поставя поле точно след всяка от тях. Лентата със съобщението ви казва, че това са най-добри предположения, и често се налага да ги плъзнете на мястото им. Ако OCR не открие нищо, добавете всеки отговор с инструмента „Текст“. При сканиран формуляр от две страници това обикновено са само няколко минути щракане.

Квадратчета, дати и подписи

Квадратчетата за отметка се появяват само във формуляри с вградени полета. Отметнатото квадратче се изчертава с X вътре при изтеглянето, а неотметнатото остава както си е било. В плосък формуляр автоматичното попълване създава само текстови полета, затова, за да отметнете отпечатано квадратче, използвайте инструмента „Текст“ и напишете X върху него.

Датите се пишат като всеки друг отговор. Няма календар за избор на дата, затова напишете датата във формата, който формулярът изисква. Малайзийски формуляр може да иска ДД/ММ/ГГГГ, а американски очаква ММ/ДД/ГГГГ, и „03/04“ означава различни дни за всеки от тях. Ако датата е в клетки за знаци, пишете по една цифра в клетка и курсорът се мести напред вместо вас.

За подпис изберете „Подпис“, после „Рисувай“ с мишката или пръста си или „Напиши“ името си, за да получите версия с ръкописен шрифт. Ако автоматичното попълване е открило празно поле, обозначено за подпис, на страницата, която гледате, подписът попада на този ред. Иначе се появява в изгледа и вие го плъзгате и оразмерявате. Нарисуваният подпис е напълно добре за повечето ежедневни документи. Документ, който изисква удостоверен цифров подпис, има нужда от специализирана услуга за електронен подпис.

Когато полетата са на грешно място

  • Поле е леко отместено от реда: превключете на „Избор“ и го плъзнете на мястото му.
  • Поле стои върху нещо, което не е поле: изберете го и го изтрийте.
  • Поле е пропуснато: използвайте инструмента „Текст“ и щракнете там, където трябва да е отговорът. Променете размера на текста в панела вдясно, за да се побере.
  • Отговорът ви е твърде дълъг за полето: съкратете го, намалете размера на текста или натиснете Enter, за да го пренесете на втори ред.
  • Размислили сте за всичко, което направи автоматичното попълване: „Отмени“ премахва всички поставени полета с една стъпка.
  • Формулярът изобщо не се отваря: може да е защитен с парола или да има ограничения за редактиране. Kopitiam обяснява кое от двете е и предлага да го отворите в програмата си за PDF и да използвате Печат → Запазване като PDF, за да направите отключено копие, което можете да попълните.

Какво става с полетата при изтегляне

Когато щракнете „Изтегли“, Kopitiam изписва отговорите, отметките и подписа ви върху самите страници, като мастило върху хартия. Всеки, който отвори файла, вижда точно това, което сте видели вие със скрито маркиране. Маркирането и подсказките са само на екрана и никога не се появяват във файла.

Отговорите ви не се записват като стойности в собствените полета на формуляра. За човек, който чете формуляра, това няма значение. Има значение обаче, ако получателят зарежда данните от формуляра директно в система, както правят някои отдели по човешки ресурси и държавни портали. Ако в указанията пише, че формулярът трябва да остане попълваем или да се подаде като данни от формуляр, използвайте инструмента или портала, който посочват.

Това означава също, че трябва да пазите оригиналния файл. За да промените отговор след изтегляне, най-простото решение е да попълните оригинала отново. Можете да покриете стария текст с инструмента „Покрий“, но започването наново е по-чисто.

Телефони, поверителност и други особени случаи

Редакторът работи в браузъра на телефона. Инструментите са в лента долу, а останалите са под „Още“. Мъничките полета се улучват по-лесно, ако първо увеличите, а подписът, нарисуван с пръст, често изглежда по-добре от този с мишка.

Формулярът никога не напуска устройството ви. Това е важно, защото формулярите са пълни с лични данни: номера на IC или паспорта ви, адрес, заплата и банкова сметка. Няма акаунт, няма воден знак и няма ограничение за размера в кода, така че практическата граница е паметта на устройството ви. Дълъг сканиран формуляр може да е бавен на по-стар телефон.

Отговорите на английски и на повечето езици с латиница не изискват нищо допълнително. Отговорите на китайски, японски, корейски, гръцки или руски остават като селектируем текст, с шрифт, който Kopitiam изтегля само когато текстът ви има нужда от него. Отговорите на арабски, хинди и тайландски се изчертават като изображение, така че изглеждат правилно, но не могат да се селектират или търсят. Ако сте офлайн и нужният шрифт не може да се изтегли, „Изтегли“ показва грешка, вместо да даде повреден файл.