PDFフォームに入力欄があるかどうかを見分けるには？

Kopitiamの編集ツールで開いてみてください。入力欄が組み込まれていれば、バナーに入力できる欄が見つかったと表示され、すべての欄が正確な位置でハイライトされます。「氏名：」のようなラベルの横にだけ欄が出る場合や、何も出ない場合は、フラットなフォームかスキャンです。

スキャンしたPDFフォームにも記入できますか？

はい。「自動入力」をクリックしてから「OCRを実行」を押すと、Kopitiamが入力欄の場所を推測します。推測は大まかなので、いくつかの欄はドラッグで位置を直すか、「テキスト」ツールで答えを追加することになると考えてください。

送った相手は私の答えを編集できますか？

フォームの入力欄としてはできません。Kopitiamはダウンロード時に答えをページに書き込むので、誰が見ても表示されますが、フォームの値としては保存されません。あとで何か変えるかもしれないなら、元のファイルを取っておいてください。

フラットなフォームでチェックボックスにチェックを入れられますか？

「自動入力」がクリックできるチェックボックスを作るのは、入力欄が組み込まれたフォームだけです。フラットなフォームでは、「テキスト」ツールを選んで印刷された四角の上にXと入力し、ドラッグして中央に合わせてください。

フォームに記入するときにファイルはアップロードされますか？

いいえ。フォームはブラウザの中で読み込まれ、記入され、保存されるので、サーバーに送られることはありません。ダウンロードされるのは、OCRの読み取り機能や追加のフォントといったツールそのものだけで、そこにあなたのファイルは含まれません。

PDFフォームを印刷せずに記入する方法｜無料、ブラウザで

PDFのフォームは、印刷しなくても記入できます。PDF編集ツールで開き、欄に答えを入力し、チェックボックスにチェックを入れ、署名して、記入済みのファイルをダウンロードするだけです。Kopitiamなら、無料のPDF編集ツールにフォームをドロップすると自動で入力欄を探してくれるので、ハイライトされた欄をクリックして入力していきます。

使えるフォームは2種類あります。本物の入力欄が組み込まれたフォームと、空欄の線が印刷されたページにすぎない「フラットな」フォームです。ファイルはずっとブラウザの中にあります。以下では、それぞれの種類での動き方、欄が違う場所に置かれたときの対処、そしてダウンロードしたファイルに実際に何が入っているかを説明します。

入力欄のあるフォームとフラットなフォームは別もの

入力欄のあるフォームには、PDFの中に入力欄が組み込まれています。作った人が一つひとつの欄を意図して描き、名前を付け、一部をチェックボックスや1文字ごとのマス目に分かれた欄に設定しています。官公庁のフォーム、銀行のフォーム、フォーム作成ソフトから書き出したものは、たいていこの形です。

フラットなフォームは、フォームの絵にすぎません。文字と線があるだけで、その下にプログラムが入力できるものは何もありません。Wordから保存した賃貸契約書、クラブの入会申込書、「氏名：______」と書かれた会社の書類は、たいていフラットです。スキャンはさらにフラットで、文字すらなく、紙の画像があるだけです。

Kopitiamは3種類すべてに対応していますが、確実さの度合いは違います。自分のフォームがどれかを知っておくと、送る前にどこまで確認すればいいかがわかります。

PDFフォームを記入する手順

PDF編集ツールを開き、フォームをページにドロップします（クリックしてファイルを選ぶこともできます）。
少し待ちます。Kopitiamはフォームを開くとすぐにスキャンし、入力欄が見つかると「2ページに、入力できる欄を12個見つけて追加しました」のようなメッセージを表示します。
ハイライトされた欄をクリックして入力します。チェックボックスはクリックするとチェックが入り、もう一度クリックすると外れます。
バナーの「12個中7個入力済み」のようなカウンターで、残りがどれだけあるかを確認します。
見落とされた欄には、「テキスト」ツールを選んで、答えを入れたい場所をクリックします。
署名するには、「署名」を選び、署名を手書きするか入力して、「追加」をクリックします。
「入力欄のハイライトを隠す」で受け取る人と同じ見え方を確認してから、「ダウンロード」をクリックします。

開いても何も表示されない場合は、ツールバーの「自動入力」をクリックして、手動でもう一度スキャンします。本当に何も見つからなければ「この文書には入力できる欄が見つかりませんでした。」と表示されるので、代わりに「テキスト」ツールでフォームに記入してください。

Kopitiamが入力欄を見つける仕組み

「自動入力」は3つの方法を順に試し、最初にうまくいった方法で止まります。

本物のフォームの入力欄。PDFに入力欄が組み込まれていれば、Kopitiamはその正確な位置とサイズを使います。チェックボックスやラジオボタンは、クリックしてチェックを入れる欄になります。ID番号や税番号のように1文字ずつのマス目に分かれた欄は、マスごとに小さな欄になり、入力するとカーソルが次のマスに移ります。
フラットなフォームのラベルと空欄。組み込みの入力欄がない場合は、ページの文字を読み、短いラベルのあとに続く空白を探します。「氏名：______」「生年月日……」、隣が空いている表のセルのラベル、引かれた線の上にあるラベルなどです。大文字の見出し、文章、すでに何か書かれている空欄は飛ばします。
スキャン向けのOCR。ページに文字がまったくない場合、KopitiamはOCRを実行するかどうかを提案します。自動で実行されることはありません。

各欄には、いちばん近いラベルから取った「Name」や「Address」のような薄いヒントが表示されるので、どこに何を書けばいいかがわかります。フォームが欄にわかりにくい内部名しか付けていない場合は、混乱させるヒントを出すのではなく、何も表示しません。

フラットなフォームやスキャンで見つかった欄は、フォームを読み取った結果ではなく、あくまで推測です。ダウンロードする前に必ず全ページを見直してください。表のセルや、線が近くに並んでいる窮屈な場所は特に注意が必要です。

スキャンしたフォームとOCR

スキャンは紙の写真なので、Kopitiamが読める文字がありません。スキャンで「自動入力」をクリックすると、ファイルがスキャンのようだと伝え、「OCRを実行」ボタンを表示します。OCRは文字を読み取る機能で、初めて使うときにダウンロードされるため、初回は少し時間がかかります。読み取り自体は、お使いの端末の中で行われます。

OCRは3つの方法の中でいちばん大まかです。name、date、address、phoneのような、よく使われる英語の項目名を探し、それぞれのすぐあとに欄を置きます。バナーにはこれが推測であることが表示され、ドラッグして位置を直す必要があることも多いです。OCRで何も見つからなければ、「テキスト」ツールで答えを一つずつ追加してください。2ページのスキャンしたフォームなら、たいてい数分クリックするだけで済みます。

チェックボックス、日付、署名

チェックボックスが表示されるのは、入力欄が組み込まれたフォームだけです。チェックを入れると、ダウンロード時に欄の中にXが描かれ、チェックしていない欄はそのまま残ります。フラットなフォームでは「自動入力」はテキストの欄しか作らないので、印刷された四角にチェックを入れたい場合は、「テキスト」ツールでその上にXと入力してください。

日付はほかの答えと同じように入力します。日付の選択機能はないので、フォームが求める形式で書いてください。マレーシアのフォームはDD/MM/YYYYを、米国のフォームはMM/DD/YYYYを求めることがあり、「03/04」はそれぞれ別の日を意味します。日付が1文字ずつのマス目になっている場合は、1マスに1桁ずつ入力すれば、カーソルが自動で進みます。

署名するには、「署名」を選び、マウスや指で「手書き」するか、「入力」で名前を打ち込んで筆記体風の署名にします。表示中のページで、「自動入力」が署名用のラベルが付いた空欄を見つけていれば、署名はその線の上に入ります。そうでなければ画面内に表示されるので、ドラッグして位置とサイズを調整します。手書きの署名は、日常のほとんどの書類なら問題ありません。認証付きのデジタル署名が求められる書類には、代わりに専用の電子署名サービスが必要です。

欄の位置がずれているとき

欄が線から少しずれている：「選択」に切り替えて、ドラッグで位置を合わせます。
入力欄ではない場所に欄がある：選択して削除します。
欄が見落とされている：「テキスト」ツールで、答えを入れたい場所をクリックします。収まるように、右側のパネルで文字のサイズを変えてください。
答えが長すぎて欄に収まらない：短くするか、文字のサイズを下げるか、Enterキーで2行目に折り返します。
「自動入力」がしたことを全部取り消したい：「元に戻す」で、配置された欄を1回でまとめて削除できます。
フォームがまったく開かない：パスワードで保護されているか、編集制限がかかっている可能性があります。Kopitiamがどちらかを説明し、PDFリーダーで開いて「印刷 → PDFとして保存」を使い、記入できるロックなしのコピーを作るよう案内します。

ダウンロードすると入力欄はどうなるか

「ダウンロード」をクリックすると、Kopitiamは答え、チェック、署名を、紙にインクで書くようにページそのものに書き込みます。ファイルを開いた人には、ハイライトを隠したときに見えていたのとまったく同じものが見えます。ハイライトとヒントは画面上だけのもので、ファイルに入ることはありません。

答えは、フォーム自体の入力欄の値としては保存されません。フォームを読む人にとっては何の違いもありません。ただ、受け取る側がフォームのデータをそのままシステムに取り込む場合は問題になります。人事部門や官公庁のポータルの中には、そうしているところもあります。フォームを入力可能なまま保つこと、またはフォームデータとして提出することが指示に書かれている場合は、指定されたツールやポータルを使ってください。

そのため、元のファイルは取っておいてください。ダウンロードしたあとで答えを変えたいときは、元のファイルにもう一度記入するのがいちばん簡単です。「修正」ツールで古い文字を覆うこともできますが、最初からやり直すほうがきれいです。

スマホ、プライバシー、そのほかの特殊なケース

編集ツールはスマホのブラウザでも使えます。ツールは画面下部のバーにあり、残りは「その他」の中にあります。小さな欄は、先に拡大しておくとタップしやすくなります。署名は、マウスより指で描いたほうがきれいに見えることがよくあります。

フォームがお使いの端末の外に出ることはありません。フォームは、ICやパスポートの番号、住所、給与、銀行口座といった個人情報だらけなので、これは大事な点です。アカウントも透かしもなく、コードにサイズの上限もないので、実際の限界はお使いの端末のメモリです。長いスキャンのフォームは、古いスマホでは動作が遅くなることがあります。

英語やほとんどのラテン文字の言語で答える場合は、何も追加する必要はありません。中国語、日本語、韓国語、ギリシャ語、ロシア語の答えは、選択できるテキストのまま残ります。そのためのフォントは、テキストが必要とするときだけKopitiamがダウンロードします。アラビア語、ヒンディー語、タイ語の答えは画像として描かれるので、見た目は正しくても、選択や検索はできません。オフラインで必要なフォントをダウンロードできない場合、「ダウンロード」は壊れたファイルを作るのではなく、エラーを表示します。