Bir PDF formunu yazdırmadan doldurmak için onu bir PDF düzenleyicide açar, cevaplarını kutulara yazar, onay kutularını işaretler, imzalar ve bitmiş dosyayı indirirsin. Kopitiam’da formu ücretsiz PDF düzenleyiciye bırakırsın, düzenleyici alanları kendi kendine arar ve sen de yazmak için vurgulanan her kutuya tıklarsın.

İki tür formda çalışır: gerçek doldurulabilir alanlarla hazırlanmış formlar ve yalnızca boş çizgileri olan basılı bir sayfadan ibaret düz formlar. Dosya baştan sona tarayıcında kalır. Aşağıda her türün nasıl davrandığı, bir kutu yanlış yere düşerse ne yapacağın ve indirdiğin dosyanın gerçekte ne içerdiği anlatılıyor.

Doldurulabilir formlar ile düz formlar aynı şey değil

Doldurulabilir bir formun PDF’e yerleştirilmiş alanları vardır. Onu hazırlayan kişi her kutuyu bilerek çizmiş, bir ad vermiş ve bazılarını onay kutusu ya da her karakter için bir hücreye bölünmüş kutu olarak işaretlemiştir. Devlet formları, banka formları ve bir form tasarımcısından dışa aktarılan her şey genellikle böyle çalışır.

Düz bir form yalnızca bir formun resmidir: metin ve çizgiler var, altında bir programın içine yazabileceği hiçbir şey yok. Word’den kaydedilmiş bir kira sözleşmesi, bir kulüp üyelik formu ya da “Ad: ______” yazan bir şirket yazısı genellikle düzdür. Bir tarama daha da düzdür, çünkü hiç metni yoktur, yalnızca kâğıdın bir görüntüsü vardır.

Kopitiam üçünü de işler, ama farklı güven düzeyleriyle. Hangisine sahip olduğunu bilmek, göndermeden önce ne kadar kontrol etmen gerektiğini söyler.

PDF formunu adım adım doldur

  1. PDF düzenleyiciyi aç ve formunu sayfaya bırak ya da dosyayı seçmek için tıkla.
  2. Biraz bekle. Kopitiam formu açılır açılmaz tarar ve alan bulursa “2 sayfada 12 doldurulabilir alan bulup ekledik” gibi bir mesaj gösterir.
  3. Vurgulanan herhangi bir kutuya tıkla ve yaz. İşaretlemek için bir onay kutusuna tıkla, işareti kaldırmak için yeniden tıkla.
  4. Ne kadar kaldığını görmek için şeritteki sayaca bak, örneğin “7 / 12 dolduruldu”.
  5. Kaçırdığı bir kutu için Metin aracını seç ve cevabın gelmesi gereken yere tıkla.
  6. İmzalamak için İmza’yı seç, imzanı çiz ya da yaz ve Ekle’ye tıkla.
  7. Sayfayı alıcının göreceği gibi görmek için Alan vurgularını gizle’yi kullan, sonra İndir’e tıkla.

Açtıktan sonra hiçbir şey görünmezse, taramayı elle yeniden çalıştırmak için araç çubuğunda Oto doldur’a tıkla. Gerçekten hiçbir şey bulamazsa “Bu belgede doldurulabilir alan bulunamadı” der ve sen de formu bunun yerine Metin aracıyla doldurursun.

Kopitiam alanları nasıl buluyor

Oto doldur sırayla üç yaklaşım dener ve işe yarayan ilkinde durur.

  • Gerçek form alanları. PDF’in yerleşik alanları varsa Kopitiam onların tam konumunu ve boyutunu kullanır. Onay kutuları ve seçenek düğmeleri, işaretlemek için tıkladığın kutulara dönüşür. Bir kimlik numarası ya da vergi numarası gibi karakter hücrelerine bölünmüş bir alan, hücre başına bir küçük kutuya dönüşür ve sen yazdıkça imleç bir sonraki hücreye atlar.
  • Düz bir formdaki etiketler ve boşluklar. Yerleşik alan yoksa sayfa metnini okur ve ardından boş alan gelen kısa bir etiket arar: “Ad: ______”, “Doğum tarihi ......”, yanında boş bir hücre olan bir tablo hücresindeki etiket ya da çizilmiş bir çizginin üstündeki etiket. Büyük harfli başlıkları, cümleleri ve içinde zaten yazı olan boşlukları atlar.
  • Taramalar için OCR. Sayfada hiç metin yoksa Kopitiam OCR çalıştırmayı önerir. Bu asla otomatik değildir.

Her kutu, en yakın etiketten alınmış soluk bir ipucu gösterir, örneğin “Ad” ya da “Adres”; böylece neyin nereye gittiğini bilirsin. Form bir alana yalnızca anlaşılmaz bir iç ad verdiğinde, kutu kafa karıştırıcı bir ipucu yerine hiç ipucu göstermez.

Düz bir formda ya da taramada bulunan alanlar formun okunması değil, en iyi tahmindir. İndirmeden önce her sayfaya mutlaka göz at, özellikle tablo hücreleri ve birbirine yakın duran çizgiler gibi dar yerlere.

Taranmış formlar ve OCR

Tarama, kâğıdın bir fotoğrafıdır; bu yüzden Kopitiam’ın okuyabileceği kelime yoktur. Birinde Oto doldur’a tıkladığında, dosyanın bir tarama gibi göründüğünü söyler ve bir OCR çalıştır düğmesi sunar. OCR, ilk kullandığında indirilen bir metin okuyucudur; ilk çalıştırmanın biraz sürmesinin nedeni budur. Okumanın kendisi cihazında yapılır.

OCR üç yöntemin en kabasıdır. Name, date, address ve phone gibi yaygın İngilizce alan kelimelerini arar ve her birinin hemen arkasına bir kutu bırakır. Şerit sana bunların en iyi tahmin olduğunu söyler ve çoğu zaman sürüklenerek yerine konmaları gerekir. OCR hiçbir şey bulamazsa her cevabı Metin aracıyla ekle. İki sayfalık taranmış bir form için bu genellikle yalnızca birkaç dakikalık tıklamadır.

Onay kutuları, tarihler ve imzalar

Onay kutuları yalnızca yerleşik alanları olan formlarda görünür. Birini işaretlemek, indirdiğinde kutunun içine bir X çizer; işaretlenmemiş bir kutu olduğu gibi bırakılır. Düz bir formda Oto doldur yalnızca metin kutuları oluşturur; bu yüzden basılı bir kareyi işaretlemek için Metin aracını kullan ve üstüne bir X yaz.

Tarihler diğer cevaplar gibi yazılır. Tarih seçici yoktur, bu yüzden tarihi formun istediği biçimde yaz. Malezya’daki bir form GG/AA/YYYY isteyebilirken Amerikan bir form AA/GG/YYYY bekler ve “03/04” her biri için farklı bir gün demektir. Tarih karakter hücrelerindeyse her hücreye bir rakam yaz; imleç senin yerine ilerler.

İmza için İmza’yı seç, sonra fare ya da parmağınla Çiz’i seç ya da el yazısı tarzında bir sürüm almak için Yaz ile adını yaz. Oto doldur baktığın sayfada imza için etiketlenmiş boş bir alan bulduysa imza o çizgiye yerleşir. Aksi hâlde görünür alanda belirir ve sen onu sürükleyip yeniden boyutlandırırsın. Çizilmiş bir imza günlük evrak işlerinin çoğu için yeterlidir. Onaylı bir dijital imza isteyen bir belge ise bunun yerine özel bir e-imza hizmeti gerektirir.

Kutular yanlış yerdeyse

  • Bir kutu çizgiden biraz kaymış: Seç’e geç, sonra onu sürükleyip yerine koy.
  • Bir kutu alan olmayan bir şeyin üstünde duruyor: onu seç ve sil.
  • Bir alan kaçırılmış: Metin aracını kullan ve cevabın ait olduğu yere tıkla. Sığması için sağdaki panelden metin boyutunu değiştir.
  • Cevabın kutu için fazla uzun: kısalt, metin boyutunu düşür ya da ikinci bir satıra geçmek için Enter’a bas.
  • Oto doldur’un yaptığı her şeyden vazgeçtin: Geri al, yerleştirilen tüm alanları tek adımda kaldırır.
  • Form hiç açılmıyor: parola korumalı olabilir ya da düzenleme kısıtlamaları olabilir. Kopitiam hangisi olduğunu açıklar ve doldurabileceğin kilitsiz bir kopya oluşturmak için onu PDF okuyucunda açıp Yazdır’ı, sonra PDF olarak kaydet’i kullanmanı önerir.

İndirdiğinde alanlara ne olur

İndir’e tıkladığında Kopitiam cevaplarını, işaretlerini ve imzanı kâğıttaki mürekkep gibi doğrudan sayfaların üstüne yazar. Dosyayı açan herkes, senin vurgular gizliyken gördüğünün aynısını görür. Vurgular ve ipuçları yalnızca ekrandadır ve dosyada asla görünmez.

Cevapların, formun kendi alanlarının içine değer olarak kaydedilmez. Formu okuyan bir kişi için bu hiçbir fark yaratmaz. Ama alıcı form verilerini doğrudan bir sisteme yüklüyorsa önemlidir; bazı insan kaynakları departmanları ve devlet portalları bunu yapar. Talimatlar formun doldurulabilir kalması ya da form verisi olarak gönderilmesi gerektiğini söylüyorsa, onların belirttiği aracı ya da portalı kullan.

Bu ayrıca orijinal dosyayı saklaman gerektiği anlamına gelir. İndirdikten sonra bir cevabı değiştirmek için en basit çözüm orijinali yeniden doldurmaktır. Eski metni Örtü aracıyla kapatabilirsin, ama baştan başlamak daha temizdir.

Telefonlar, gizlilik ve diğer özel durumlar

Düzenleyici telefon tarayıcısında çalışır. Araçlar alttaki bir çubukta durur, geri kalanı Daha fazla altındadır. Minik kutulara önce yakınlaştırırsan daha kolay dokunursun ve parmakla çizilmiş bir imza çoğu zaman fareyle çizilenden daha iyi görünür.

Form cihazından hiç çıkmaz. Bu önemlidir, çünkü formlar kişisel bilgilerle doludur: IC ya da pasaport numaran, adresin, maaşın ve banka hesabın. Hesap yok, filigran yok ve kodda boyut sınırı yok; bu yüzden pratik sınır cihazının belleğidir. Uzun bir taranmış form eski bir telefonda yavaş olabilir.

İngilizce ve Latin alfabesi kullanan çoğu dildeki cevaplar ekstra bir şey gerektirmez. Çince, Japonca, Korece, Yunanca ya da Rusça cevaplar, Kopitiam’ın yalnızca metnin gerektirdiğinde indirdiği bir yazı tipiyle seçilebilir metin olarak kalır. Arapça, Hintçe ve Tayca cevaplar görsel olarak çizilir; doğru görünürler ama seçilemez ya da aranamazlar. Çevrimdışıysan ve gereken bir yazı tipi indirilemiyorsa İndir, bozuk bir dosya yerine bir hata gösterir.