Como saber se meu formulário PDF é preenchível?

Abra no editor do Kopitiam. Se ele tiver campos embutidos, o aviso diz que encontrou campos preenchíveis e cada caixa fica destacada no lugar exato. Se as caixas aparecerem só ao lado de rótulos como “Nome:”, ou não aparecer nenhuma, é um formulário plano ou uma digitalização.

Dá para preencher um formulário PDF digitalizado?

Sim. Clique em Preencher e depois em Rodar OCR para o Kopitiam estimar onde estão os campos. As estimativas são imprecisas, então conte com arrastar algumas caixas para o lugar, ou adicione as respostas com a ferramenta Texto.

Quem receber vai conseguir editar minhas respostas?

Não como campos de formulário. O Kopitiam escreve suas respostas na página quando você baixa, então elas aparecem para todos, mas não ficam guardadas como valores do formulário. Guarde o original caso precise mudar algo.

Posso marcar caixas de seleção em um formulário plano?

O Preencher só cria caixas de seleção clicáveis em formulários com campos embutidos. Em um formulário plano, escolha a ferramenta Texto, digite um X por cima do quadradinho impresso e arraste para centralizar.

Meu formulário é enviado quando eu o preencho?

Não. O formulário é lido, preenchido e salvo no seu navegador e nunca vai para um servidor. Os únicos downloads são as próprias ferramentas, como o leitor de OCR ou uma fonte extra, e o seu arquivo não faz parte deles.

Como preencher formulário PDF sem imprimir (grátis)

Você pode preencher um formulário PDF sem imprimir abrindo o arquivo em um editor de PDF, digitando as respostas nas caixas, marcando as caixas de seleção, assinando e baixando o arquivo pronto. No Kopitiam, você solta o formulário no editor de PDF grátis, ele procura os campos sozinho e você clica em cada caixa destacada para digitar.

Funciona com dois tipos de formulário: os criados com campos preenchíveis de verdade e os formulários planos, que são só uma página impressa com linhas em branco. O arquivo fica no seu navegador o tempo todo. A seguir, como cada tipo se comporta, o que fazer quando uma caixa cai no lugar errado e o que o arquivo baixado realmente contém.

Formulários preenchíveis e formulários planos não são a mesma coisa

Um formulário preenchível tem campos embutidos no PDF. Quem o criou desenhou cada caixa de propósito, deu um nome a ela e marcou algumas como caixas de seleção ou como caixas divididas em uma célula por caractere. Formulários do governo, de bancos e qualquer coisa exportada de um criador de formulários costumam funcionar assim.

Um formulário plano é só a imagem de um formulário: texto e linhas, sem nada por baixo em que um programa possa digitar. Um contrato de aluguel salvo do Word, uma ficha de inscrição de um clube ou uma carta da empresa com “Nome: ______” costumam ser planos. Uma digitalização é ainda mais plana, porque não tem texto nenhum, só a imagem do papel.

O Kopitiam lida com os três, mas com níveis de certeza diferentes. Saber qual você tem diz o quanto conferir antes de enviar.

Preencha um formulário PDF passo a passo

Abra o editor de PDF e solte seu formulário na página, ou clique para escolher o arquivo.
Espere um instante. O Kopitiam analisa o formulário assim que ele abre e, se encontrar campos, mostra uma mensagem como “Encontramos e adicionamos 12 campos preenchíveis em 2 páginas”.
Clique em qualquer caixa destacada e digite. Clique em uma caixa de seleção para marcá-la, e clique de novo para desmarcar.
Acompanhe o contador no aviso, por exemplo “7 de 12 preenchidos”, para ver quanto falta.
Para qualquer caixa que ele não encontrou, escolha a ferramenta Texto e clique onde a resposta deve ficar.
Para assinar, escolha Assinar, desenhe ou digite sua assinatura e clique em Adicionar.
Use Ocultar destaque dos campos para ver a página como quem recebe vai ver, e clique em Baixar.

Se nada aparecer depois de abrir, clique em Preencher na barra de ferramentas para rodar a análise de novo manualmente. Quando ele realmente não encontra nada, mostra “Nenhum campo preenchível encontrado neste documento”, e você preenche o formulário com a ferramenta Texto.

Como o Kopitiam encontra os campos

O Preencher tenta três abordagens, em ordem, e para na primeira que funciona.

Campos de formulário de verdade. Se o PDF tem campos embutidos, o Kopitiam usa a posição e o tamanho exatos deles. Caixas de seleção e botões de opção viram caixas que você clica para marcar. Um campo dividido em células de caractere, como um número de documento ou um número fiscal, vira uma caixinha por célula, e o cursor pula para a próxima célula enquanto você digita.
Rótulos e espaços em branco em um formulário plano. Se não há campos embutidos, ele lê o texto da página e procura um rótulo curto seguido de espaço vazio: “Nome: ______”, “Data de nascimento ......”, um rótulo em uma célula de tabela com uma célula vazia ao lado, ou um rótulo acima de uma linha desenhada. Ele ignora títulos em maiúsculas, frases e espaços que já têm algo escrito.
OCR para digitalizações. Se a página não tem texto nenhum, o Kopitiam oferece rodar o OCR. Isso nunca é automático.

Cada caixa mostra uma dica discreta tirada do rótulo mais próximo, como “Nome” ou “Endereço”, para você saber o que vai em cada lugar. Quando o formulário só dá ao campo um nome interno enigmático, a caixa fica sem dica em vez de mostrar uma que confunde.

Os campos encontrados em um formulário plano ou em uma digitalização são um palpite, não uma leitura do formulário. Sempre confira todas as páginas antes de baixar, principalmente nos pontos apertados, como células de tabela e linhas muito próximas umas das outras.

Formulários digitalizados e OCR

Uma digitalização é a foto de um papel, então não há palavras para o Kopitiam ler. Quando você clica em Preencher em uma, ele avisa que o arquivo parece uma digitalização e oferece o botão Rodar OCR. O OCR é um leitor de texto baixado na primeira vez que você o usa, e é por isso que a primeira execução demora um pouco. A leitura em si acontece no seu dispositivo.

O OCR é o mais impreciso dos três métodos. Ele procura palavras comuns de campos em inglês, como name, date, address e phone, e coloca uma caixa logo depois de cada uma. O aviso diz que são estimativas, e elas muitas vezes precisam ser arrastadas para o lugar. Se o OCR não encontrar nada, adicione cada resposta com a ferramenta Texto. Em um formulário digitalizado de duas páginas, isso costuma levar só alguns minutos de cliques.

Caixas de seleção, datas e assinaturas

As caixas de seleção só aparecem em formulários com campos embutidos. Marcar uma desenha um X dentro da caixa quando você baixa, e uma caixa desmarcada fica como estava. Em um formulário plano, o Preencher só cria caixas de texto, então, para marcar um quadradinho impresso, use a ferramenta Texto e digite um X por cima.

As datas são digitadas como qualquer outra resposta. Não há seletor de data, então escreva a data no formato que o formulário pede. Um formulário malaio pode querer DD/MM/AAAA, enquanto um americano espera MM/DD/AAAA, e “03/04” significa dias diferentes para cada um. Se a data fica em células de caractere, digite um dígito por célula e o cursor avança sozinho.

Para a assinatura, escolha Assinar e depois Desenhar com o mouse ou o dedo, ou Digitar seu nome para ter uma versão em letra cursiva. Se o Preencher encontrou um campo vazio marcado para assinatura na página que você está vendo, a assinatura cai nessa linha. Se não, ela aparece na tela e você a arrasta e redimensiona. Uma assinatura desenhada serve para a maior parte da papelada do dia a dia. Um documento que exige uma assinatura digital certificada precisa de um serviço próprio de assinatura eletrônica.

Quando as caixas estão no lugar errado

Uma caixa está um pouco fora da linha: mude para Selecionar e arraste-a para o lugar.
Uma caixa está em cima de algo que não é campo: selecione e exclua.
Um campo ficou de fora: use a ferramenta Texto e clique onde a resposta deve ficar. Mude o tamanho do texto no painel à direita para caber.
Sua resposta é longa demais para a caixa: encurte, diminua o tamanho do texto ou pressione Enter para quebrar em uma segunda linha.
Você mudou de ideia sobre tudo o que o Preencher fez: Desfazer remove todos os campos colocados de uma vez.
O formulário não abre de jeito nenhum: ele pode estar protegido por senha ou ter restrições de edição. O Kopitiam explica qual é o caso e sugere abrir no seu leitor de PDF e usar Imprimir e depois Salvar como PDF para criar uma cópia desbloqueada que você possa preencher.

O que acontece com os campos quando você baixa

Quando você clica em Baixar, o Kopitiam escreve suas respostas, marcações e assinatura nas próprias páginas, como tinta no papel. Quem abrir o arquivo vê exatamente o que você viu com os destaques ocultos. Os destaques e as dicas existem só na tela e nunca aparecem no arquivo.

Suas respostas não ficam salvas como valores dentro dos campos do próprio formulário. Para uma pessoa lendo o formulário, isso não faz diferença. Mas importa se quem recebe carrega os dados do formulário direto em um sistema, como fazem alguns departamentos de RH e portais do governo. Se as instruções dizem que o formulário precisa continuar preenchível ou ser enviado como dados de formulário, use a ferramenta ou o portal que elas indicam.

Isso também significa que você deve guardar o arquivo original. Para mudar uma resposta depois de baixar, o mais simples é preencher o original de novo. Você pode cobrir o texto antigo com a ferramenta Cobrir, mas começar do zero fica mais limpo.

Celulares, privacidade e outros casos especiais

O editor funciona no navegador do celular. As ferramentas ficam em uma barra embaixo, e o resto fica em Mais. Fica mais fácil acertar caixas minúsculas se você der zoom antes, e desenhar a assinatura com o dedo muitas vezes fica melhor do que com o mouse.

O formulário nunca sai do seu dispositivo. Isso importa porque formulários são cheios de dados pessoais: o número do seu IC ou passaporte, endereço, salário e conta bancária. Não há conta, nem marca d’água, nem limite de tamanho no código, então o limite prático é a memória do seu dispositivo. Um formulário digitalizado longo pode ficar lento em um celular mais antigo.

Respostas em inglês e na maioria dos idiomas de alfabeto latino não precisam de nada extra. Respostas em chinês, japonês, coreano, grego ou russo continuam como texto selecionável, usando uma fonte que o Kopitiam baixa só quando o seu texto precisa dela. Respostas em árabe, hindi e tailandês são desenhadas como imagem, então ficam com a aparência certa, mas não podem ser selecionadas nem pesquisadas. Se você estiver offline e uma fonte necessária não puder ser baixada, o Baixar mostra um erro em vez de gerar um arquivo quebrado.