Заповнити форму PDF без друку можна, відкривши її в редакторі PDF, ввівши відповіді в поля, поставивши позначки, підписавши й завантаживши готовий файл. У Kopitiam ви перетягуєте форму в безкоштовний редактор PDF, він сам шукає поля, а ви клацаєте кожне виділене поле, щоб ввести текст.

Це працює з двома видами форм: з тими, що мають справжні поля для заповнення, і з пласкими формами, які є просто надрукованою сторінкою з порожніми рядками. Файл весь час лишається у вашому браузері. Нижче — як поводиться кожен вид, що робити, коли поле опинилося не там, і що насправді містить завантажений файл.

Інтерактивні й пласкі форми — не одне й те саме

Інтерактивна форма має поля, вбудовані в PDF. Її автор навмисно намалював кожне поле, дав йому назву, а деякі позначив як прапорці чи як поля, розбиті на клітинки по одному символу. Державні форми, банківські форми й усе, що експортовано з конструктора форм, зазвичай працюють саме так.

Пласка форма — лише зображення форми: текст і лінії, під якими немає нічого, куди програма могла б вводити текст. Договір оренди, збережений з Word, анкета члена клубу чи лист компанії з «Ім’я: ______» здебільшого пласкі. Скан ще «пласкіший», бо в ньому взагалі немає тексту, лише зображення паперу.

Kopitiam працює з усіма трьома, але з різним ступенем упевненості. Знаючи, що у вас, ви розумієте, наскільки ретельно перевіряти перед надсиланням.

Як заповнити форму PDF крок за кроком

  1. Відкрийте редактор PDF і перетягніть форму на сторінку або натисніть, щоб вибрати файл.
  2. Зачекайте хвильку. Kopitiam сканує форму, щойно вона відкривається, і якщо знаходить поля, показує повідомлення на кшталт «Ми знайшли й додали 12 полів для заповнення на 2 сторінках».
  3. Клацніть будь-яке виділене поле й вводьте текст. Клацніть прапорець, щоб поставити позначку, і ще раз, щоб її зняти.
  4. Стежте за лічильником на банері, наприклад «Заповнено 7 з 12», щоб бачити, скільки лишилося.
  5. Для поля, яке він пропустив, виберіть інструмент «Текст» і клацніть там, де має бути відповідь.
  6. Щоб підписати, виберіть «Підпис», намалюйте чи введіть свій підпис і натисніть «Додати».
  7. Скористайтеся «Сховати виділення полів», щоб побачити сторінку так, як її побачить отримувач, а потім натисніть «Завантажити».

Якщо після відкриття нічого не з’явилося, натисніть «Заповнити» на панелі інструментів, щоб запустити сканування вручну. Коли він справді нічого не знаходить, з’являється повідомлення «У цьому документі не знайдено полів для заповнення», і ви заповнюєте форму інструментом «Текст».

Як Kopitiam знаходить поля

Автозаповнення пробує три підходи по черзі й зупиняється на першому, що спрацював.

  • Справжні поля форми. Якщо в PDF є вбудовані поля, Kopitiam використовує їхнє точне розташування й розмір. Прапорці й перемикачі стають полями, які позначаються клацанням. Поле, розбите на клітинки для символів, як-от номер посвідчення чи податковий номер, стає окремим маленьким полем на кожну клітинку, а курсор під час введення перескакує до наступної.
  • Підписи й пропуски на пласкій формі. Якщо вбудованих полів немає, він читає текст сторінки й шукає короткий підпис, за яким іде порожнє місце: «Ім’я: ______», «Дата народження ......», підпис у клітинці таблиці з порожньою клітинкою поруч або підпис над намальованою лінією. Він пропускає заголовки великими літерами, речення й пропуски, у яких уже щось написано.
  • OCR для сканів. Якщо на сторінці немає тексту взагалі, Kopitiam пропонує запустити OCR. Це ніколи не відбувається автоматично.

У кожному полі видно бліду підказку з найближчого підпису, наприклад «Ім’я» чи «Адреса», щоб ви знали, що куди писати. Коли форма дає полю лише незрозумілу внутрішню назву, поле не показує підказки, а не вводить в оману.

Поля, знайдені на пласкій формі чи скані, — це найкраще припущення, а не прочитання форми. Завжди переглядайте кожну сторінку перед завантаженням, особливо тісні місця, як-от клітинки таблиць і рядки, що стоять близько один до одного.

Скановані форми й OCR

Скан — це фото паперу, тож Kopitiam немає слів, які можна прочитати. Коли ви натискаєте на такому файлі «Заповнити», він повідомляє, що файл схожий на скан, і пропонує кнопку «Запустити OCR». OCR — це програма для читання тексту, яка завантажується під час першого використання, тому перший запуск триває трохи довше. Саме читання відбувається на вашому пристрої.

OCR — найгрубіший із трьох методів. Він шукає поширені англійські слова полів, як-от name, date, address і phone, і ставить поле одразу після кожного. Банер попереджає, що це приблизні припущення, і їх часто доводиться перетягувати на місце. Якщо OCR нічого не знаходить, додайте кожну відповідь інструментом «Текст». Для двосторінкової сканованої форми це зазвичай лише кілька хвилин клацання.

Прапорці, дати й підписи

Прапорці з’являються лише на формах із вбудованими полями. Позначений прапорець під час завантаження малює X у полі, а непозначений лишається як був. На пласкій формі автозаповнення створює лише текстові поля, тож щоб позначити надрукований квадратик, скористайтеся інструментом «Текст» і введіть поверх нього X.

Дати вводяться як будь-яка інша відповідь. Вибору дати з календаря немає, тож пишіть дату у форматі, якого вимагає форма. Малайзійська форма може очікувати ДД/ММ/РРРР, а американська — ММ/ДД/РРРР, і «03/04» для кожної означає різні дні. Якщо дата стоїть у клітинках для символів, вводьте по одній цифрі в клітинку, і курсор рухатиметься сам.

Для підпису виберіть «Підпис», а потім «Намалювати» мишею чи пальцем або «Ввести» своє ім’я, щоб отримати рукописну версію. Якщо автозаповнення знайшло на сторінці, яку ви переглядаєте, порожнє поле, позначене як місце для підпису, підпис потрапить на цей рядок. Інакше він з’являється у видимій частині, і ви перетягуєте його та змінюєте розмір. Намальований підпис годиться для більшості повсякденних паперів. Для документа, що вимагає сертифікованого цифрового підпису, потрібен спеціальний сервіс електронного підпису.

Коли поля не на своєму місці

  • Поле трохи зсунуте з рядка: перейдіть на «Вибір» і перетягніть його на місце.
  • Поле стоїть на чомусь, що не є полем: виберіть його й видаліть.
  • Поле пропущено: скористайтеся інструментом «Текст» і клацніть там, де має бути відповідь. Змініть розмір тексту на панелі праворуч, щоб він умістився.
  • Ваша відповідь задовга для поля: скоротіть її, зменште розмір тексту або натисніть Enter, щоб перенести її на другий рядок.
  • Ви передумали щодо всього, що зробило автозаповнення: «Скасувати» прибирає всі розміщені поля за один крок.
  • Форма взагалі не відкривається: можливо, вона захищена паролем або має обмеження на редагування. Kopitiam пояснює, що саме, і радить відкрити її в програмі для перегляду PDF і скористатися «Друк», потім «Зберегти як PDF», щоб створити незаблоковану копію, яку можна заповнити.

Що відбувається з полями під час завантаження

Коли ви натискаєте «Завантажити», Kopitiam записує ваші відповіді, позначки й підпис прямо на сторінки, як чорнило на папері. Кожен, хто відкриє файл, побачить саме те, що бачили ви з прихованим виділенням. Виділення й підказки є лише на екрані й ніколи не потрапляють у файл.

Ваші відповіді не зберігаються як значення у власних полях форми. Для людини, яка читає форму, різниці немає. Але це важливо, якщо отримувач завантажує дані форми прямо в систему, як роблять деякі відділи кадрів і державні портали. Якщо в інструкціях сказано, що форма має лишатися інтерактивною чи подаватися як дані форми, скористайтеся інструментом чи порталом, які там названо.

Це також означає, що оригінальний файл варто зберегти. Щоб змінити відповідь після завантаження, найпростіше заповнити оригінал знову. Можна закрити старий текст інструментом «Заміна», але почати з чистого аркуша охайніше.

Телефони, конфіденційність та інші особливі випадки

Редактор працює в браузері телефона. Інструменти стоять на панелі внизу, а решта — у «Ще». У крихітні поля легше влучити, якщо спершу збільшити масштаб, а підпис, намальований пальцем, часто виглядає краще, ніж мишею.

Форма ніколи не залишає ваш пристрій. Це важливо, бо форми повні особистих даних: номер вашого IC чи паспорта, адреса, зарплата й банківський рахунок. Немає облікового запису, водяного знака й обмеження розміру в коді, тож практична межа — пам’ять вашого пристрою. Довга сканована форма може працювати повільно на старішому телефоні.

Відповіді англійською та більшістю мов на латиниці не потребують нічого додаткового. Відповіді китайською, японською, корейською, грецькою чи російською лишаються текстом, який можна виділити, і використовують шрифт, який Kopitiam завантажує лише тоді, коли він потрібен вашому тексту. Відповіді арабською, гінді й тайською малюються як зображення, тож виглядають правильно, але їх не можна виділити чи знайти пошуком. Якщо ви офлайн і потрібний шрифт не вдається завантажити, «Завантажити» показує помилку, а не пошкоджений файл.