Pots omplir un formulari PDF sense imprimir-lo si l’obres en un editor de PDF, escrius les respostes als requadres, marques les caselles, signes i baixes el fitxer acabat. A Kopitiam deixes anar el formulari a l’editor de PDF gratuït, ell mateix busca els camps i tu fas clic a cada requadre ressaltat per escriure-hi.

Funciona amb dos tipus de formulari: els que tenen camps emplenables de veritat i els formularis plans, que són només una pàgina impresa amb línies en blanc. El fitxer es queda al teu navegador tota l’estona. A continuació t’expliquem com es comporta cada tipus, què has de fer quan un requadre cau al lloc equivocat i què conté realment el fitxer que baixes.

Els formularis emplenables i els plans no són el mateix

Un formulari emplenable té camps integrats al PDF. Qui el va fer va dibuixar cada requadre a propòsit, li va posar un nom i en va marcar alguns com a caselles o com a requadres dividits en una cel·la per caràcter. Els formularis de l’administració, dels bancs i tot el que s’exporta d’un programa de disseny de formularis normalment funcionen així.

Un formulari pla és només la imatge d’un formulari: text i línies, sense res a sota on un programa pugui escriure. Un contracte de lloguer desat des de Word, un formulari d’inscripció a un club o una carta d’empresa amb «Nom: ______» solen ser plans. Un escaneig encara ho és més, perquè no té gens de text, només una imatge del paper.

Kopitiam pot amb tots tres, però amb nivells de seguretat diferents. Saber quin tens et diu quant ho has de revisar abans d’enviar-lo.

Omplir un formulari PDF pas a pas

  1. Obre l’editor de PDF i deixa anar el formulari a la pàgina, o fes clic per triar el fitxer.
  2. Espera un moment. Kopitiam analitza el formulari tan bon punt s’obre i, si troba camps, mostra un missatge com «Hem trobat i afegit 12 camps per omplir en 2 pàgines».
  3. Fes clic en qualsevol requadre ressaltat i escriu. Fes clic en una casella per marcar-la, i torna-hi a fer clic per desmarcar-la.
  4. Mira el comptador del bàner, per exemple «7 de 12 omplerts», per veure quant et falta.
  5. Per a qualsevol requadre que se li hagi escapat, tria l’eina Text i fes clic on ha d’anar la resposta.
  6. Per signar, tria Signa, dibuixa o escriu la signatura i fes clic a Afegeix.
  7. Fes servir Amaga el ressaltat dels camps per veure la pàgina com la veurà el destinatari, i després fes clic a Baixa.

Si no apareix res després d’obrir-lo, fes clic a Omple a la barra d’eines per tornar a fer l’anàlisi a mà. Quan de debò no troba res, diu «No s’han detectat camps per omplir en aquest document», i llavors omples el formulari amb l’eina Text.

Com troba Kopitiam els camps

L’emplenament automàtic prova tres mètodes per ordre i s’atura al primer que funciona.

  • Camps de formulari reals. Si el PDF té camps integrats, Kopitiam en fa servir la posició i la mida exactes. Les caselles i els botons d’opció es converteixen en requadres que marques amb un clic. Un camp dividit en cel·les de caràcters, com un número d’identificació o un número fiscal, es converteix en un requadre petit per cel·la, i el cursor salta a la cel·la següent mentre escrius.
  • Etiquetes i espais en blanc en un formulari pla. Si no hi ha camps integrats, llegeix el text de la pàgina i busca una etiqueta curta seguida d’espai buit: «Nom: ______», «Data de naixement ......», una etiqueta en una cel·la de taula amb una cel·la buida al costat, o una etiqueta damunt d’una línia dibuixada. Se salta els títols en majúscules, les frases i els espais en blanc que ja tenen alguna cosa escrita.
  • OCR per als escanejos. Si la pàgina no té gens de text, Kopitiam t’ofereix passar l’OCR. Això no és mai automàtic.

Cada requadre mostra una pista suau presa de l’etiqueta més propera, com «Nom» o «Adreça», perquè sàpigues què va a cada lloc. Quan el formulari només dona a un camp un nom intern críptic, el requadre no mostra cap pista en lloc d’una de confusa.

Els camps trobats en un formulari pla o en un escaneig són una estimació, no una lectura del formulari. Revisa sempre totes les pàgines abans de baixar-lo, sobretot els llocs estrets com les cel·les de les taules i les línies molt juntes.

Formularis escanejats i OCR

Un escaneig és una foto d’un paper, així que no hi ha paraules que Kopitiam pugui llegir. Quan hi fas clic a Omple, et diu que el fitxer sembla un escaneig i t’ofereix un botó Passa l’OCR. L’OCR és un lector de text que es baixa la primera vegada que el fas servir, i per això la primera vegada triga una mica. La lectura mateixa es fa al teu dispositiu.

L’OCR és el més aproximat dels tres mètodes. Busca paraules de camp habituals en anglès, com name, date, address i phone, i deixa un requadre just després de cadascuna. El bàner t’avisa que són estimacions, i sovint cal arrossegar-les al seu lloc. Si l’OCR no troba res, afegeix cada resposta amb l’eina Text. En un formulari escanejat de dues pàgines, normalment són només uns quants minuts de clics.

Caselles, dates i signatures

Les caselles només apareixen en formularis amb camps integrats. Quan en marques una, s’hi dibuixa una X a dins en baixar el fitxer, i una casella sense marcar es deixa com estava. En un formulari pla, l’emplenament automàtic només crea requadres de text, així que per marcar un quadret imprès fes servir l’eina Text i escriu-hi una X a sobre.

Les dates s’escriuen com qualsevol altra resposta. No hi ha selector de dates, així que escriu la data en el format que demana el formulari. Un formulari malaisi pot voler DD/MM/AAAA, mentre que un d’americà espera MM/DD/AAAA, i «03/04» vol dir un dia diferent per a cadascun. Si la data va en cel·les de caràcters, escriu una xifra per cel·la i el cursor avança sol.

Per a una signatura, tria Signa i després Dibuixa amb el ratolí o el dit, o Escriu el teu nom per obtenir-ne una versió en lletra manuscrita. Si l’emplenament automàtic ha trobat un camp buit etiquetat per a una signatura a la pàgina que estàs mirant, la signatura cau sobre aquella línia. Si no, apareix a la vista i l’arrossegues i en canvies la mida. Una signatura dibuixada va bé per a la majoria de tràmits del dia a dia. Un document que exigeix una signatura digital certificada necessita un servei de signatura electrònica específic.

Quan els requadres són al lloc equivocat

  • Un requadre queda una mica desplaçat de la línia: canvia a Tria i arrossega’l al seu lloc.
  • Un requadre queda sobre una cosa que no és un camp: selecciona’l i elimina’l.
  • S’ha escapat un camp: fes servir l’eina Text i fes clic on va la resposta. Canvia la mida del text al tauler de la dreta perquè hi càpiga.
  • La resposta és massa llarga per al requadre: escurça-la, redueix la mida del text o prem Retorn per passar-la a una segona línia.
  • Has canviat d’opinió sobre tot el que ha fet l’emplenament automàtic: Desfés elimina tots els camps col·locats d’un sol cop.
  • El formulari no s’obre de cap manera: pot estar protegit amb contrasenya o tenir restriccions d’edició. Kopitiam t’explica quin és el cas i et suggereix obrir-lo al teu lector de PDF i fer servir Imprimeix i després Desa com a PDF per crear una còpia desbloquejada que puguis omplir.

Què passa amb els camps quan baixes el fitxer

Quan fas clic a Baixa, Kopitiam escriu les respostes, les marques i la signatura a les mateixes pàgines, com tinta sobre paper. Qui obri el fitxer veurà exactament el que veies tu amb el ressaltat amagat. El ressaltat i les pistes només són a la pantalla i no apareixen mai al fitxer.

Les respostes no es desen com a valors dins dels camps del formulari. Per a una persona que llegeix el formulari, això no canvia res. Sí que importa si el destinatari carrega les dades del formulari directament en un sistema, cosa que fan alguns departaments de recursos humans i portals de l’administració. Si les instruccions diuen que el formulari ha de continuar sent emplenable o que s’ha d’enviar com a dades de formulari, fes servir l’eina o el portal que indiquin.

També vol dir que has de conservar el fitxer original. Per canviar una resposta després de baixar-lo, el més senzill és tornar a omplir l’original. Pots tapar el text vell amb l’eina Tapa, però començar de nou queda més net.

Mòbils, privadesa i altres casos especials

L’editor funciona al navegador del mòbil. Les eines són en una barra a baix de tot, i la resta a Més. Els requadres petits són més fàcils d’encertar si primer amplies la vista, i una signatura dibuixada amb el dit sovint queda millor que amb el ratolí.

El formulari no surt mai del teu dispositiu. Això importa perquè els formularis són plens de dades personals: el número d’IC o de passaport, l’adreça, el sou i el compte bancari. No cal cap compte, no hi ha marca d’aigua i el codi no fixa cap límit de mida, així que el límit pràctic és la memòria del teu dispositiu. Un formulari escanejat llarg pot anar lent en un mòbil antic.

Les respostes en anglès i en la majoria d’idiomes amb alfabet llatí no necessiten res més. Les respostes en xinès, japonès, coreà, grec o rus es mantenen com a text seleccionable, amb un tipus de lletra que Kopitiam només baixa quan el teu text el necessita. Les respostes en àrab, hindi i tai es dibuixen com a imatge, així que es veuen bé però no es poden seleccionar ni cercar. Si no tens connexió i no es pot baixar un tipus de lletra necessari, Baixa mostra un error en lloc de donar-te un fitxer trencat.