Звичайний PDF призначений для щоденного перегляду й обміну. PDF/A — суворіша підмножина PDF для довгострокового архівування: файл має містити все потрібне, як-от свої шрифти, щоб і через роки відкриватися й виглядати так само. PDF/X — суворіша підмножина для професійного друку з правилами щодо кольору, шрифтів і рамок сторінки, щоб друкарня отримувала передбачуваний результат.

Усі три мають те саме розширення .pdf і відкриваються в тих самих програмах. Різниця — в обіцянці, яку дає файл. Якщо ніхто не просив у вас PDF/A чи PDF/X, звичайний PDF — правильний вибір, і нічого змінювати не треба.

Що таке звичайний PDF і чому його зазвичай досить

Звичайний PDF може використовувати майже будь-яку можливість формату: невбудовані шрифти, посилання на зовнішній вміст, скрипти, паролі, відео й поля форм, які можна заповнювати. Саме завдяки цій гнучкості він підходить для розрахункових листів, договорів оренди, резюме й посадкових талонів.

Ціна в тому, що нічого не гарантовано. Файл, який покладається на шрифт, установлений на комп’ютері відправника, у вас може виглядати інакше. Для документа, який ви читаєте цього тижня, це рідко важливо. Для запису, який хтось мусить відкрити через 20 років, чи брошури, що йде в друк, — може бути важливо.

PDF/A: створений для архівування

PDF/A — це стандарт ISO 19005. Його головне правило: файл самодостатній, і його вигляд можна відтворити без нічого поза файлом. На практиці це означає:

  • Кожен використаний шрифт вбудовано у файл.
  • Колір визначено незалежно від пристрою, зазвичай за допомогою вбудованого колірного профілю.
  • Без шифрування й паролів.
  • Без JavaScript, без аудіо чи відео й без вмісту, що залежить від зовнішнього файлу чи сайту.
  • Метадані зберігаються в стандартній формі (XMP), і саме там файл заявляє, що він PDF/A.

Стандарт складається з частин, кожна з яких побудована на іншій версії PDF:

  • PDF/A-1 (2005) на основі PDF 1.4. Найсуворіша: прозорість заборонено.
  • PDF/A-2 (2011) на основі PDF 1.7. Дозволяє прозорість, шари й зображення JPEG 2000, а також вбудовування інших файлів PDF/A.
  • PDF/A-3 (2012). Як PDF/A-2, але можна прикріплювати файли будь-якого типу. Формати електронних рахунків, як-от Factur-X і ZUGFeRD, використовують це, щоб нести машиночитні дані рахунку всередині PDF, який можна прочитати.
  • PDF/A-4 (2020) на основі PDF 2.0. Він відмовляється від старих літер рівня відповідності й має варіанти, як-от PDF/A-4f для файлів із вкладеннями.

У частинах 1–3 літера після номера показує, наскільки суворий файл. Рівень B (базовий) гарантує правильний вигляд сторінок. Рівень U додає надійний текст Unicode, тож у ньому можна шукати й копіювати; він є в PDF/A-2 і PDF/A-3. Рівень A (доступний) вимагає ще й позначеної структури, як-от заголовків і порядку читання, для програм зчитування з екрана. Отже, PDF/A-2b означає частину 2, рівень B.

PDF/X: створений для друку

PDF/X — це сімейство ISO 15930, створене для того, щоб файл однаково друкувався на будь-якому сумісному друкарському обладнанні. Кожна версія вимагає вбудованих шрифтів, відсутності шифрування, визначеної рамки обрізу (trim box, або art box) для кінцевого розміру сторінки й output intent, що називає умови друку, під які готувалися кольори.

  • PDF/X-1a: лише CMYK і плашкові кольори, без прозорості. Старий надійний варіант за замовчуванням, який досі приймають багато друкарень.
  • PDF/X-3: дозволяє ще й RGB і Lab з керуванням кольором.
  • PDF/X-4: дозволяє живу прозорість і шари. Поширений сучасний вибір для дизайнерських програм.
  • PDF/X-6: версія на основі PDF 2.0.

Виліт — окреме питання. Якщо дизайн доходить до краю сторінки, друкарні потрібне додаткове зображення за лінією обрізу, і вона скаже, скільки саме. Файл PDF/X може записати це рамкою вильоту (bleed box), але стандарт не додає виліт за вас.

Порівняння

  • Призначення: звичайний PDF — для обміну й читання; PDF/A — для зберігання; PDF/X — для друку.
  • Шрифти: у звичайному PDF необов’язкові; і в PDF/A, і в PDF/X мають бути вбудовані.
  • Паролі: у звичайному PDF дозволені; у PDF/A чи PDF/X заборонені.
  • Колір: у звичайному PDF будь-який; PDF/A потребує кольору, незалежного від пристрою; PDF/X орієнтується на названі умови друку.
  • Форми й скрипти: у звичайному PDF без проблем; PDF/A забороняє скрипти й обмежує інтерактивні можливості.
  • Хто його вимагає: звичайного PDF — ніхто; PDF/A — архіви, установи з ведення документації й деякі системи електронного подання чи електронних рахунків; PDF/X — друкарні.

Як дізнатися, який у вас файл

  1. Відкрийте файл в Adobe Acrobat чи Acrobat Reader. Файл, що заявляє PDF/A, зазвичай відкривається з панеллю сповіщення про стандарт, а панель «Стандарти» показує частину й рівень.
  2. В інших програмах подивіться у властивостях документа. Деякі показують заяву про PDF/A чи PDF/X, багато — ні.
  3. Щоб отримати точну відповідь, перевірте файл валідатором. veraPDF — безкоштовний валідатор PDF/A з відкритим кодом. Для PDF/X файл можуть перевірити інструменти preflight у професійних програмах для друку або ваша друкарня.
Позначка PDF/A чи PDF/X — лише заява, записана у файл. Її може записати будь-яка програма, а подальше редагування файлу може непомітно зробити її неправдивою. Якщо установа з ведення документації чи друкарня відхилить файл, що не відповідає стандарту, перевірте його валідатором, а не довіряйте позначці.

Як створити файл PDF/A чи PDF/X

За можливості створюйте його з вихідного документа, а не з наявного PDF. Конвертація готового PDF часто не вдається через відсутні шрифти чи незвичний колір, а щоб це виправити, потрібні професійні інструменти.

  • Microsoft Word: під час збереження як PDF відкрийте параметри й позначте налаштування PDF/A.
  • LibreOffice: скористайтеся експортом у PDF і виберіть параметр PDF/A у діалоговому вікні експорту.
  • Дизайнерські програми, як-от Adobe InDesign і Affinity Publisher: під час експорту виберіть набір параметрів PDF/X і запитайте свою друкарню, який саме їй потрібен.
  • Сканери й застосунки для сканування: багато з них пропонують PDF/A як вихідний формат, що зручно для архівування паперових документів.

Що станеться, якщо редагувати такий файл у Kopitiam

Kopitiam не створює, не конвертує в PDF/A чи PDF/X і не перевіряє їх. Ви можете відкривати такі файли, бо це PDF, але вважайте завантажений результат звичайним PDF.

  • «Редагувати PDF», «Об’єднати PDF», «Розділити PDF», «Витягти сторінки», «Упорядкувати PDF» і «Зачорнити PDF» створюють новий файл із ваших сторінок. Новий файл не переносить метадані XMP оригіналу, де міститься заява про PDF/A, тож він узагалі більше не заявляє PDF/A.
  • «Повернути PDF», «Водяний знак PDF» і «Нумерація сторінок» зберігають зміни в тому самому файлі. Заява про PDF/A залишається, але відомості про документ оновлюються (програма-виробник і дата зміни) без оновлення відповідних XMP, і ця розбіжність може порушити відповідність стандарту.
  • Коли ви додаєте текст латиницею за допомогою редактора, водяного знака чи нумерації сторінок, Kopitiam використовує стандартний вбудований шрифт PDF, який не вбудовується у файл. І PDF/A, і PDF/X вимагають вбудованих шрифтів.

Тож якщо треба здати PDF/A чи PDF/X, спершу внесіть правки в Kopitiam, а потім конвертуйте результат інструментом, що створює й перевіряє стандарт. Або внесіть зміни у вихідний документ і експортуйте знову.

Що використовувати?

  • Надіслати email підписаний договір оренди, розрахунковий лист чи завантажити резюме: звичайний PDF.
  • Відсканувати старі документи на землю чи документацію компанії для зберігання: PDF/A, якщо його підтримує ваш сканер чи архів.
  • Портал, де сказано, що потрібен PDF/A: запитайте, яку частину й рівень вони приймають, а потім перевірте файл валідатором перед завантаженням.
  • Банер, листівка чи упаковка, що йдуть у друкарню: PDF/X у версії, яку назве друкарня.

PDF-інструменти Kopitiam, що змінюють файли (редагування, об’єднання, розділення, упорядкування, стиснення, зачорнення та інші), працюють у вашому браузері, тож поки ви з ним працюєте, ваш файл не завантажується на сервер.