PDF thường dùng để xem và chia sẻ hằng ngày. PDF/A là một tập con chặt chẽ hơn của PDF, làm ra để lưu trữ lâu dài: tệp phải mang theo mọi thứ nó cần, chẳng hạn phông chữ, để nhiều năm sau vẫn mở được và trông y như cũ. PDF/X là một tập con chặt chẽ hơn dành cho in ấn chuyên nghiệp, với quy định về màu, phông chữ và khung trang để nhà in có kết quả đoán trước được.

Cả ba đều dùng chung đuôi .pdf và mở được trên cùng các trình đọc. Điểm khác là lời cam kết mà tệp đưa ra. Nếu chưa ai yêu cầu bạn nộp PDF/A hay PDF/X, PDF thường là lựa chọn đúng và bạn không cần thay đổi gì.

PDF thường là gì, và vì sao thường là đủ

PDF thường có thể dùng gần như mọi tính năng mà định dạng cho phép: phông chữ không nhúng, liên kết tới nội dung bên ngoài, script, mật khẩu, video và biểu mẫu điền được. Sự linh hoạt đó là lý do nó hợp với phiếu lương, hợp đồng thuê nhà, CV và thẻ lên máy bay.

Cái giá phải trả là không có gì được bảo đảm. Một tệp dựa vào phông chữ cài trên máy người gửi có thể hiển thị khác trên máy bạn. Với tài liệu bạn đọc trong tuần này, điều đó hiếm khi quan trọng. Với một hồ sơ ai đó phải mở sau 20 năm, hay một tờ quảng cáo sắp đem in, thì có thể quan trọng.

PDF/A: làm ra để lưu trữ

PDF/A là chuẩn ISO 19005. Quy tắc cốt lõi của nó là tệp phải tự chứa đủ mọi thứ, và hình thức của nó tái tạo được mà không cần gì bên ngoài tệp. Trên thực tế, điều đó có nghĩa là:

  • Mọi phông chữ được dùng đều được nhúng vào tệp.
  • Màu được định nghĩa theo cách không phụ thuộc thiết bị, thường bằng một hồ sơ màu nhúng sẵn.
  • Không mã hóa, không mật khẩu.
  • Không JavaScript, không âm thanh hay video, và không có nội dung phụ thuộc vào tệp hay trang web bên ngoài.
  • Siêu dữ liệu được lưu theo dạng chuẩn (XMP), và đó cũng là nơi tệp khai báo mình là PDF/A.

Chuẩn này gồm nhiều phần, mỗi phần dựa trên một phiên bản PDF khác nhau:

  • PDF/A-1 (2005), dựa trên PDF 1.4. Khắt khe nhất: không cho phép độ trong suốt.
  • PDF/A-2 (2011), dựa trên PDF 1.7. Cho phép độ trong suốt, lớp (layer) và ảnh JPEG 2000, và cho phép nhúng các tệp PDF/A khác.
  • PDF/A-3 (2012). Giống PDF/A-2, nhưng bạn có thể đính kèm tệp thuộc bất kỳ loại nào. Các định dạng hóa đơn điện tử như Factur-X và ZUGFeRD dùng cách này để mang dữ liệu hóa đơn máy đọc được bên trong một PDF đọc được.
  • PDF/A-4 (2020), dựa trên PDF 2.0. Bỏ các chữ cái mức tuân thủ cũ và có các biến thể như PDF/A-4f cho tệp có đính kèm.

Ở phần 1 đến 3, chữ cái sau con số cho biết tệp khắt khe đến đâu. Mức B (cơ bản) bảo đảm các trang hiển thị đúng. Mức U thêm chữ Unicode đáng tin cậy, để bạn tìm kiếm và sao chép được; mức này có ở PDF/A-2 và PDF/A-3. Mức A (truy cập được) còn yêu cầu cấu trúc có gắn thẻ, như tiêu đề và thứ tự đọc, cho trình đọc màn hình. Vậy PDF/A-2b nghĩa là phần 2, mức B.

PDF/X: làm ra để in

PDF/X là họ chuẩn ISO 15930, làm ra để một tệp in giống nhau trên mọi máy in tuân thủ chuẩn. Mọi phiên bản đều yêu cầu phông chữ nhúng, không mã hóa, một trim box (hoặc art box) xác định kích thước trang thành phẩm, và một output intent ghi rõ điều kiện in mà màu sắc được chuẩn bị cho.

  • PDF/X-1a: chỉ màu CMYK và màu pha (spot), không độ trong suốt. Lựa chọn an toàn kiểu cũ mà nhiều nhà in vẫn chấp nhận.
  • PDF/X-3: cho phép thêm màu RGB và Lab có quản lý màu.
  • PDF/X-4: cho phép độ trong suốt trực tiếp và lớp (layer). Một lựa chọn hiện đại phổ biến trong các ứng dụng thiết kế.
  • PDF/X-6: phiên bản dựa trên PDF 2.0.

Tràn lề (bleed) là chuyện riêng. Nếu thiết kế của bạn chạy sát mép trang, nhà in cần thêm phần hình vượt ra ngoài đường xén, và họ sẽ cho bạn biết cần bao nhiêu. Một tệp PDF/X có thể ghi lại điều đó bằng bleed box, nhưng chuẩn này không tự thêm phần tràn lề cho bạn.

So sánh cạnh nhau

  • Mục đích: PDF thường để chia sẻ và đọc; PDF/A để lưu giữ; PDF/X để in.
  • Phông chữ: tùy chọn ở PDF thường; bắt buộc nhúng ở cả PDF/A và PDF/X.
  • Mật khẩu: được phép ở PDF thường; không được phép ở PDF/A hay PDF/X.
  • Màu: PDF thường dùng gì cũng được; PDF/A cần màu không phụ thuộc thiết bị; PDF/X nhắm tới một điều kiện in được nêu tên.
  • Biểu mẫu và script: dùng thoải mái ở PDF thường; PDF/A cấm script và hạn chế các tính năng tương tác.
  • Ai yêu cầu: với PDF thường thì không ai; với PDF/A là kho lưu trữ, cơ quan quản lý hồ sơ và một số hệ thống nộp hồ sơ hoặc hóa đơn điện tử; với PDF/X là nhà in.

Cách biết tệp của bạn thuộc loại nào

  1. Mở tệp bằng Adobe Acrobat hoặc Acrobat Reader. Tệp tự nhận là PDF/A thường mở ra kèm một thanh thông báo về chuẩn này, và bảng Standards cho biết phần và mức.
  2. Ở các trình đọc khác, hãy xem Thuộc tính tài liệu (Document Properties). Một số trình đọc hiển thị việc tệp tự nhận là PDF/A hay PDF/X, nhiều trình đọc thì không.
  3. Để có câu trả lời chắc chắn, hãy kiểm tra tệp bằng một trình xác thực (validator). veraPDF là trình xác thực PDF/A miễn phí, mã nguồn mở. Với PDF/X, công cụ preflight trong phần mềm in chuyên nghiệp, hoặc nhà in của bạn, có thể kiểm tra.
Nhãn PDF/A hay PDF/X chỉ là một lời tự nhận được ghi vào tệp. Ứng dụng nào cũng ghi được nhãn đó, và việc sửa tệp sau đó có thể âm thầm làm nó sai đi. Nếu cơ quan hồ sơ hay nhà in sẽ từ chối tệp không đạt chuẩn, hãy xác thực tệp, đừng tin vào nhãn.

Cách tạo tệp PDF/A hoặc PDF/X

Khi có thể, hãy tạo từ tài liệu gốc, không phải từ một PDF có sẵn. Chuyển đổi một PDF đã hoàn chỉnh thường thất bại vì thiếu phông chữ hoặc màu bất thường, và sửa lỗi đó cần công cụ chuyên nghiệp.

  • Microsoft Word: khi lưu dưới dạng PDF, mở phần tùy chọn và đánh dấu thiết lập PDF/A.
  • LibreOffice: dùng Export as PDF và chọn tùy chọn PDF/A trong hộp thoại xuất.
  • Ứng dụng thiết kế như Adobe InDesign và Affinity Publisher: chọn một preset PDF/X khi xuất, và hỏi nhà in họ muốn preset nào.
  • Máy scan và ứng dụng scan: nhiều cái có PDF/A làm định dạng đầu ra, rất tiện để lưu trữ hồ sơ giấy.

Điều gì xảy ra nếu bạn sửa tệp này trong Kopitiam

Kopitiam không tạo, không chuyển sang và không kiểm tra PDF/A hay PDF/X. Bạn mở được các tệp này, vì chúng là PDF, nhưng hãy coi tệp bạn tải xuống là PDF thường.

  • Chỉnh sửa PDF, Ghép PDF, Tách PDF, Trích xuất trang, Sắp xếp trang PDF và Che thông tin PDF tạo một tệp mới từ các trang của bạn. Tệp mới không mang theo siêu dữ liệu XMP của tệp gốc, nơi chứa lời tự nhận PDF/A, nên nó không còn khai báo là PDF/A nữa.
  • Xoay PDF, Chèn hình mờ và Đánh số trang lưu thay đổi vào chính tệp đó. Lời tự nhận PDF/A vẫn còn, nhưng thông tin tài liệu được cập nhật (producer và ngày sửa đổi) mà phần XMP tương ứng không được cập nhật, và sự lệch nhau đó có thể làm tệp không còn tuân thủ chuẩn.
  • Khi bạn thêm chữ hệ Latin bằng trình chỉnh sửa, hình mờ hoặc số trang, Kopitiam dùng một phông chữ PDF chuẩn có sẵn, không được nhúng vào tệp. Cả PDF/A và PDF/X đều yêu cầu phông chữ nhúng.

Vì vậy, nếu bạn bắt buộc phải nộp PDF/A hay PDF/X, hãy sửa trong Kopitiam trước, rồi chuyển kết quả bằng một công cụ tạo và kiểm tra được chuẩn đó. Hoặc sửa trong tài liệu gốc rồi xuất lại.

Bạn nên dùng loại nào?

  • Gửi email hợp đồng thuê nhà đã ký, gửi phiếu lương hoặc tải CV lên: PDF thường.
  • Scan giấy tờ đất cũ hoặc hồ sơ công ty để lưu giữ: PDF/A, nếu máy scan hoặc kho lưu trữ của bạn hỗ trợ.
  • Một cổng thông tin ghi là bắt buộc PDF/A: hỏi họ chấp nhận phần và mức nào, rồi xác thực trước khi tải lên.
  • Băng rôn, tờ rơi hoặc bao bì gửi tới nhà in: PDF/X, đúng phiên bản nhà in yêu cầu.

Các công cụ PDF của Kopitiam có thay đổi tệp (chỉnh sửa, ghép, tách, sắp xếp, nén, che thông tin và các công cụ khác) chạy trong trình duyệt của bạn, nên tệp không bị tải lên máy chủ trong lúc bạn làm việc.