Apa perbedaan PDF/A dan PDF biasa?

PDF biasa bisa bergantung pada hal di luar file, seperti font yang terpasang di komputer Anda, dan bisa memakai kata sandi serta skrip. PDF/A (ISO 19005) melarang hal-hal itu dan mewajibkan font yang disematkan serta warna yang terdefinisi, sehingga file terlihat sama bertahun-tahun kemudian. Arsip dan sebagian sistem resmi memintanya.

Apa arti PDF/A-1b, PDF/A-2b, dan PDF/A-2u?

Angkanya adalah bagian standar, masing-masing berdasarkan versi PDF yang berbeda. Hurufnya adalah tingkat kesesuaian: b (basic) menjamin tampilan, u menambahkan teks Unicode yang andal untuk pencarian dan penyalinan, dan a menambahkan struktur bertag untuk aksesibilitas. PDF/A-4 tidak lagi memakai huruf-huruf ini.

Apakah PDF/X sama dengan PDF berkualitas tinggi?

Tidak. Preset ekspor berkualitas tinggi hanya mengatur hal seperti resolusi gambar. PDF/X adalah standar dengan aturan tetap tentang font, warna, kotak halaman, dan output intent, sehingga percetakan bisa mengandalkannya. Tanyakan ke percetakan Anda versi PDF/X mana yang mereka inginkan.

Bagaimana cara memeriksa apakah PDF saya benar-benar PDF/A?

Acrobat Reader menampilkan klaimnya di panel Standards, tetapi klaim bukan bukti. Jalankan file lewat validator seperti veraPDF, yang gratis dan open source, untuk melihat apakah file itu benar-benar sesuai.

Bisakah saya mengubah PDF ke PDF/A di Kopitiam?

Tidak. Kopitiam tidak membuat atau memvalidasi PDF/A maupun PDF/X, dan pengeditannya bisa menghapus atau membatalkan klaim PDF/A yang sudah ada. Lakukan pengeditan dulu, lalu konversi hasilnya dengan alat yang membuat dan memeriksa PDF/A, atau ekspor lagi dari dokumen sumbernya.

PDF/A vs PDF/X vs PDF biasa: apa bedanya?

PDF biasa dipakai untuk melihat dan berbagi sehari-hari. PDF/A adalah bagian PDF yang lebih ketat, dibuat untuk pengarsipan jangka panjang: file harus membawa semua yang dibutuhkannya, seperti font, agar tetap bisa dibuka dan terlihat sama bertahun-tahun dari sekarang. PDF/X adalah bagian yang lebih ketat untuk percetakan profesional, dengan aturan tentang warna, font, dan kotak halaman agar percetakan mendapat hasil yang bisa diprediksi.

Ketiganya memakai ekstensi .pdf yang sama dan dibuka di pembaca yang sama. Bedanya ada pada janji yang dibuat file itu. Jika tidak ada yang meminta PDF/A atau PDF/X dari Anda, PDF biasa adalah pilihan yang tepat dan Anda tidak perlu mengubah apa pun.

Apa itu PDF biasa, dan kenapa biasanya sudah cukup

PDF biasa bisa memakai hampir semua fitur yang diizinkan format ini: font yang tidak disematkan, tautan ke konten luar, skrip, kata sandi, video, dan formulir yang bisa diisi. Fleksibilitas itulah yang membuatnya cocok untuk slip gaji, perjanjian sewa, CV, dan boarding pass.

Harganya, tidak ada yang dijamin. File yang bergantung pada font yang terpasang di komputer pengirim bisa terlihat berbeda di komputer Anda. Untuk dokumen yang Anda baca minggu ini, hal itu jarang penting. Untuk arsip yang harus dibuka seseorang 20 tahun lagi, atau brosur yang akan naik cetak, bisa jadi penting.

PDF/A: dibuat untuk pengarsipan

PDF/A adalah standar ISO 19005. Aturan utamanya, file harus mandiri dan tampilannya bisa direproduksi tanpa apa pun di luar file. Dalam praktiknya, itu berarti:

Setiap font yang dipakai disematkan di dalam file.
Warna didefinisikan dengan cara yang tidak bergantung pada perangkat, biasanya dengan profil warna yang disematkan.
Tanpa enkripsi atau kata sandi.
Tanpa JavaScript, tanpa audio atau video, dan tanpa konten yang bergantung pada file atau situs web dari luar.
Metadata disimpan dalam bentuk standar (XMP), dan di situ pula file menyatakan bahwa ia PDF/A.

Standar ini terdiri dari beberapa bagian, masing-masing dibangun di atas versi PDF yang berbeda:

PDF/A-1 (2005), berdasarkan PDF 1.4. Yang paling ketat: transparansi tidak diizinkan.
PDF/A-2 (2011), berdasarkan PDF 1.7. Mengizinkan transparansi, layer, dan gambar JPEG 2000, serta memungkinkan Anda menyematkan file PDF/A lain.
PDF/A-3 (2012). Seperti PDF/A-2, tetapi Anda bisa melampirkan file jenis apa pun. Format faktur elektronik seperti Factur-X dan ZUGFeRD memakainya untuk membawa data faktur yang bisa dibaca mesin di dalam PDF yang bisa dibaca manusia.
PDF/A-4 (2020), berdasarkan PDF 2.0. Versi ini meninggalkan huruf tingkat kesesuaian yang lama dan punya varian seperti PDF/A-4f untuk file dengan lampiran.

Di bagian 1 sampai 3, huruf setelah angka menunjukkan seberapa ketat file tersebut. Tingkat B (basic) menjamin halaman terlihat benar. Tingkat U menambahkan teks Unicode yang andal, sehingga Anda bisa mencari dan menyalinnya; tingkat ini ada di PDF/A-2 dan PDF/A-3. Tingkat A (accessible) juga mewajibkan struktur bertag, seperti heading dan urutan baca, untuk pembaca layar. Jadi PDF/A-2b berarti bagian 2, tingkat B.

PDF/X: dibuat untuk percetakan

PDF/X adalah keluarga ISO 15930, dibuat agar file tercetak dengan cara yang sama di mesin cetak mana pun yang sesuai standar. Setiap versi mewajibkan font yang disematkan, tanpa enkripsi, trim box (atau art box) yang ditentukan untuk ukuran halaman jadi, dan output intent yang menyebutkan kondisi cetak yang menjadi acuan persiapan warnanya.

PDF/X-1a: hanya warna CMYK dan spot, tanpa transparansi. Pilihan aman lama yang masih diterima banyak percetakan.
PDF/X-3: juga mengizinkan warna RGB dan Lab dengan manajemen warna.
PDF/X-4: mengizinkan transparansi langsung dan layer. Pilihan modern yang umum untuk aplikasi desain.
PDF/X-6: versi yang berdasarkan PDF 2.0.

Bleed adalah soal terpisah. Jika desain Anda sampai ke tepi halaman, percetakan butuh gambar tambahan di luar garis potong, dan mereka akan memberi tahu berapa banyak. File PDF/X bisa mencatatnya dengan bleed box, tetapi standar itu tidak menambahkan bleed untuk Anda.

Berdampingan

Tujuan: PDF biasa untuk berbagi dan membaca; PDF/A untuk disimpan; PDF/X untuk dicetak.
Font: opsional di PDF biasa; wajib disematkan di PDF/A dan PDF/X.
Kata sandi: diizinkan di PDF biasa; tidak diizinkan di PDF/A atau PDF/X.
Warna: bebas di PDF biasa; PDF/A butuh warna yang tidak bergantung pada perangkat; PDF/X menargetkan kondisi cetak tertentu.
Formulir dan skrip: tidak masalah di PDF biasa; PDF/A melarang skrip dan membatasi fitur interaktif.
Siapa yang memintanya: tidak ada, untuk PDF biasa; arsip, kantor catatan, dan sebagian sistem e-filing atau e-invoicing untuk PDF/A; percetakan untuk PDF/X.

Cara mengetahui jenis yang Anda punya

Buka file di Adobe Acrobat atau Acrobat Reader. File yang mengaku PDF/A biasanya terbuka dengan bilah pemberitahuan tentang standar itu, dan panel Standards menampilkan bagian dan tingkatnya.
Di pembaca lain, lihat di Document Properties. Sebagian menampilkan klaim PDF/A atau PDF/X, banyak yang tidak.
Untuk jawaban pasti, jalankan file lewat validator. veraPDF adalah validator PDF/A gratis dan open source. Untuk PDF/X, alat preflight di perangkat lunak cetak profesional, atau percetakan Anda, bisa memeriksanya.

Label PDF/A atau PDF/X hanyalah klaim yang ditulis di dalam file. Aplikasi apa pun bisa menulisnya, dan mengedit file setelahnya bisa diam-diam membuatnya tidak benar. Jika kantor arsip atau percetakan akan menolak file yang tidak lolos, validasi filenya, jangan percaya labelnya.

Cara membuat file PDF/A atau PDF/X

Buatlah dari dokumen sumbernya jika bisa, bukan dari PDF yang sudah ada. Mengonversi PDF yang sudah jadi sering gagal karena font yang hilang atau warna yang tidak biasa, dan memperbaikinya butuh alat profesional.

Microsoft Word: saat menyimpan sebagai PDF, buka opsinya dan centang pengaturan PDF/A.
LibreOffice: gunakan Export as PDF dan pilih opsi PDF/A di dialog ekspor.
Aplikasi desain seperti Adobe InDesign dan Affinity Publisher: pilih preset PDF/X saat mengekspor, dan tanyakan ke percetakan Anda preset mana yang mereka inginkan.
Scanner dan aplikasi scanning: banyak yang menawarkan PDF/A sebagai format keluaran, yang berguna untuk mengarsipkan dokumen kertas.

Apa yang terjadi jika Anda mengeditnya di Kopitiam

Kopitiam tidak membuat, mengonversi ke, atau memeriksa PDF/A maupun PDF/X. Anda bisa membuka file-file ini, karena memang PDF, tetapi anggaplah hasil unduhan Anda sebagai PDF biasa.

Edit PDF, Gabung, Pisah, Ekstrak halaman, Atur, dan Sensor membangun file baru dari halaman Anda. File baru itu tidak membawa metadata XMP dari file asli, tempat klaim PDF/A disimpan, jadi file itu sama sekali tidak lagi menyatakan dirinya PDF/A.
Putar, Watermark, dan Tambah Nomor Halaman menyimpan perubahan ke file yang sama. Klaim PDF/A tetap ada, tetapi informasi dokumen diperbarui (producer dan tanggal diubah) tanpa memperbarui XMP yang sesuai, dan ketidakcocokan itu bisa merusak kesesuaiannya.
Saat Anda menambahkan teks beraksara Latin dengan editor, watermark, atau nomor halaman, Kopitiam memakai font PDF standar bawaan yang tidak disematkan di file. PDF/A dan PDF/X sama-sama mewajibkan font yang disematkan.

Jadi jika Anda wajib menyerahkan PDF/A atau PDF/X, lakukan pengeditan di Kopitiam dulu, lalu konversi hasilnya dengan alat yang membuat dan memeriksa standar tersebut. Atau lakukan perubahan di dokumen sumber dan ekspor lagi.

Mana yang sebaiknya Anda pakai?

Mengirim perjanjian sewa yang sudah ditandatangani lewat email, mengirim slip gaji, atau mengunggah CV: PDF biasa.
Men-scan dokumen tanah lama atau arsip perusahaan untuk disimpan: PDF/A, jika scanner atau arsip Anda mendukungnya.
Portal yang menyatakan PDF/A wajib: tanyakan bagian dan tingkat mana yang mereka terima, lalu validasi sebelum mengunggah.
Spanduk, flyer, atau kemasan yang akan dibawa ke percetakan: PDF/X, dalam versi yang disebutkan percetakan Anda.

Alat PDF Kopitiam yang mengubah file (edit, gabung, pisah, atur, kompres, sensor, dan lainnya) berjalan di browser Anda, jadi file Anda tidak diunggah ke server selama Anda mengerjakannya.