Care e diferența dintre PDF/A și un PDF normal?

Un PDF normal se poate baza pe lucruri din afara fișierului, cum ar fi fonturile instalate pe calculator, și poate folosi parole și scripturi. PDF/A (ISO 19005) le interzice și cere fonturi încorporate și culoare definită, ca fișierul să arate la fel și peste ani. Arhivele și unele sisteme oficiale îl cer.

Ce înseamnă PDF/A-1b, PDF/A-2b și PDF/A-2u?

Numărul este partea standardului, fiecare bazată pe altă versiune de PDF. Litera este nivelul de conformitate: b (de bază) garantează aspectul, u adaugă text Unicode fiabil pentru căutare și copiere, iar a adaugă o structură etichetată pentru accesibilitate. PDF/A-4 nu mai folosește aceste litere.

PDF/X înseamnă același lucru cu un PDF de calitate înaltă?

Nu. O presetare de export de calitate înaltă controlează doar lucruri precum rezoluția imaginilor. PDF/X este un standard cu reguli fixe pentru fonturi, culoare, casetele paginii și intenția de ieșire, ca tipografia să se poată baza pe el. Întreabă tipografia ce versiune PDF/X vrea.

Cum verific dacă PDF-ul meu este într-adevăr PDF/A?

Acrobat Reader arată declarația în panoul Standarde, dar o declarație nu este o dovadă. Trece fișierul printr-un validator precum veraPDF, gratuit și open-source, ca să vezi dacă este cu adevărat conform.

Pot transforma un PDF în PDF/A în Kopitiam?

Nu. Kopitiam nu creează și nu validează PDF/A sau PDF/X, iar editările lui pot elimina sau invalida o declarație PDF/A existentă. Fă mai întâi editările, apoi convertește rezultatul cu o unealtă care produce și verifică PDF/A sau exportă din nou din documentul sursă.

PDF/A vs PDF/X vs PDF obișnuit: care e diferența?

Un PDF obișnuit este pentru vizualizat și trimis în fiecare zi. PDF/A este un subset mai strict al PDF, făcut pentru arhivare pe termen lung: fișierul trebuie să conțină tot ce îi trebuie, cum ar fi fonturile, ca să se deschidă și să arate la fel și peste mulți ani. PDF/X este un subset mai strict făcut pentru tipar profesional, cu reguli despre culoare, fonturi și casetele paginii, ca tipografia să obțină un rezultat previzibil.

Toate trei folosesc aceeași extensie .pdf și se deschid în aceleași cititoare. Diferența este promisiunea pe care o face fișierul. Dacă nu ți-a cerut nimeni PDF/A sau PDF/X, un PDF obișnuit este alegerea potrivită și nu trebuie să schimbi nimic.

Ce este un PDF obișnuit și de ce de obicei ajunge

Un PDF obișnuit poate folosi aproape orice funcție permisă de format: fonturi neîncorporate, linkuri spre conținut extern, scripturi, parole, video și formulare completabile. Această flexibilitate îl face potrivit pentru fluturași de salariu, contracte de închiriere, CV-uri și carduri de îmbarcare.

Prețul este că nimic nu e garantat. Un fișier care se bazează pe un font instalat pe calculatorul expeditorului poate arăta altfel pe al tău. Pentru un document pe care îl citești săptămâna asta, rareori contează. Pentru un act pe care cineva trebuie să-l deschidă peste 20 de ani sau pentru o broșură care merge la tipar, poate conta.

PDF/A: făcut pentru arhivare

PDF/A este standardul ISO 19005. Regula lui de bază este că fișierul e autonom, iar aspectul lui poate fi reprodus fără nimic din afara fișierului. În practică, asta înseamnă:

Fiecare font folosit este încorporat în fișier.
Culoarea este definită independent de dispozitiv, de obicei cu un profil de culoare încorporat.
Fără criptare și fără parole.
Fără JavaScript, fără audio sau video și fără conținut care depinde de un fișier sau de un site extern.
Metadatele sunt stocate într-o formă standard (XMP), și tot acolo fișierul declară că este PDF/A.

Standardul are mai multe părți, fiecare bazată pe altă versiune de PDF:

PDF/A-1 (2005), bazat pe PDF 1.4. Cel mai strict: transparența nu este permisă.
PDF/A-2 (2011), bazat pe PDF 1.7. Permite transparență, straturi și imagini JPEG 2000 și îți permite să încorporezi alte fișiere PDF/A.
PDF/A-3 (2012). Ca PDF/A-2, dar poți atașa fișiere de orice tip. Formatele de factură electronică precum Factur-X și ZUGFeRD îl folosesc ca să poarte datele facturii, citibile de calculator, într-un PDF lizibil.
PDF/A-4 (2020), bazat pe PDF 2.0. Renunță la vechile litere de conformitate și are variante precum PDF/A-4f pentru fișiere cu atașamente.

În părțile 1–3, o literă după număr spune cât de strict este fișierul. Nivelul B (de bază) garantează că paginile arată corect. Nivelul U adaugă text Unicode fiabil, ca să-l poți căuta și copia; există în PDF/A-2 și PDF/A-3. Nivelul A (accesibil) cere și o structură etichetată, cum ar fi titlurile și ordinea de citire, pentru cititoarele de ecran. Deci PDF/A-2b înseamnă partea 2, nivelul B.

PDF/X: făcut pentru tipar

PDF/X este familia ISO 15930, creată ca un fișier să se tipărească la fel pe orice mașină de tipar conformă. Fiecare versiune cere fonturi încorporate, fără criptare, o casetă de tăiere (trim box) sau o casetă de artă (art box) definită pentru mărimea finală a paginii și o intenție de ieșire (output intent) care numește condițiile de tipar pentru care au fost pregătite culorile.

PDF/X-1a: doar culori CMYK și culori spot, fără transparență. Vechea variantă sigură pe care multe tipografii încă o acceptă.
PDF/X-3: permite și culori RGB și Lab cu management al culorii.
PDF/X-4: permite transparență activă și straturi. O alegere modernă frecventă în aplicațiile de design.
PDF/X-6: versiunea bazată pe PDF 2.0.

Marginea de tăiere (bleed) este o chestiune separată. Dacă designul tău merge până la marginea paginii, tipografia are nevoie de imagine în plus dincolo de linia de tăiere și îți va spune câtă. Un fișier PDF/X poate înregistra asta cu o casetă de bleed, dar standardul nu adaugă bleed în locul tău.

Unul lângă altul

Scopul: PDF-ul obișnuit e pentru trimis și citit; PDF/A e pentru păstrat; PDF/X e pentru tipărit.
Fonturile: opționale într-un PDF obișnuit; trebuie încorporate atât în PDF/A, cât și în PDF/X.
Parolele: permise într-un PDF obișnuit; nepermise în PDF/A sau PDF/X.
Culoarea: orice merge într-un PDF obișnuit; PDF/A cere culoare independentă de dispozitiv; PDF/X țintește o condiție de tipar numită.
Formulare și scripturi: fără probleme într-un PDF obișnuit; PDF/A interzice scripturile și restricționează funcțiile interactive.
Cine îl cere: nimeni, pentru un PDF obișnuit; arhivele, registraturile și unele sisteme de depunere electronică sau de facturare electronică, pentru PDF/A; tipografiile, pentru PDF/X.

Cum îți dai seama ce tip ai

Deschide fișierul în Adobe Acrobat sau Acrobat Reader. Un fișier care declară PDF/A se deschide de obicei cu o bară de notificare despre standard, iar panoul Standarde arată partea și nivelul.
În alte cititoare, caută în Proprietățile documentului. Unele arată declarația PDF/A sau PDF/X, multe nu.
Pentru un răspuns sigur, trece fișierul printr-un validator. veraPDF este un validator PDF/A gratuit și open-source. Pentru PDF/X, îl pot verifica uneltele de preflight din software-ul profesional de tipar sau tipografia ta.

O etichetă PDF/A sau PDF/X este doar o declarație scrisă în fișier. Orice aplicație o poate scrie, iar editarea ulterioară a fișierului o poate face falsă fără să observi. Dacă o registratură sau o tipografie va respinge un fișier neconform, validează-l, nu te baza pe etichetă.

Cum creezi un fișier PDF/A sau PDF/X

Creează-l din documentul sursă când poți, nu dintr-un PDF existent. Convertirea unui PDF finalizat dă adesea greș din cauza fonturilor lipsă sau a culorilor neobișnuite, iar repararea cere unelte profesionale.

Microsoft Word: când salvezi ca PDF, deschide opțiunile și bifează setarea PDF/A.
LibreOffice: folosește Export ca PDF și alege opțiunea PDF/A din fereastra de export.
Aplicații de design precum Adobe InDesign și Affinity Publisher: alege o presetare PDF/X la export și întreabă tipografia pe care o vrea.
Scanere și aplicații de scanare: multe oferă PDF/A ca format de ieșire, util la arhivarea actelor pe hârtie.

Ce se întâmplă dacă editezi unul în Kopitiam

Kopitiam nu creează, nu convertește în și nu verifică PDF/A sau PDF/X. Poți deschide aceste fișiere, pentru că sunt PDF-uri, dar tratează ce descarci ca pe un PDF obișnuit.

Editare PDF, Unire, Împărțire, Extragere pagini, Organizare și Anonimizare construiesc un fișier nou din paginile tale. Noul fișier nu preia metadatele XMP ale originalului, unde stă declarația PDF/A, așa că nu mai declară deloc PDF/A.
Rotire, Filigran și Numerotare pagini salvează modificările în același fișier. Declarația PDF/A rămâne, dar informațiile documentului sunt actualizate (producătorul și data modificării) fără să fie actualizat și XMP-ul corespunzător, iar această nepotrivire poate strica conformitatea.
Când adaugi text cu alfabet latin cu editorul, cu filigranul sau cu numerotarea paginilor, Kopitiam folosește un font PDF standard, integrat, care nu este încorporat în fișier. PDF/A și PDF/X cer amândouă fonturi încorporate.

Deci, dacă trebuie să predai PDF/A sau PDF/X, fă mai întâi editările în Kopitiam, apoi convertește rezultatul cu o unealtă care produce și verifică standardul. Sau fă modificările în documentul sursă și exportă din nou.

Pe care ar trebui să-l folosești?

Trimiți pe email un contract de închiriere semnat, un fluturaș de salariu sau încarci un CV: un PDF obișnuit.
Scanezi acte vechi de proprietate sau documente ale firmei ca să le păstrezi: PDF/A, dacă scanerul sau arhiva ta îl acceptă.
Un portal care spune că PDF/A este obligatoriu: întreabă ce parte și ce nivel acceptă, apoi validează înainte să încarci.
Un banner, un flyer sau un ambalaj care merge la tipografie: PDF/X, în versiunea indicată de tipografie.

Uneltele PDF din Kopitiam care modifică fișiere (editare, unire, împărțire, organizare, comprimare, anonimizare și celelalte) rulează în browser, așa că fișierul tău nu este încărcat pe un server cât lucrezi cu el.