Για να ενώσετε PDF με το Kopitiam, ανοίξτε τη «Συγχώνευση PDF», διαλέξτε το πρώτο σας αρχείο και επιλέξτε το επόμενο όταν ανοίξει ξανά το παράθυρο επιλογής αρχείων. Κάθε αρχείο που προσθέτετε μπαίνει στο τέλος. Σύρετε τις μικρογραφίες των σελίδων στη σειρά που θέλετε και κάντε κλικ στη «Λήψη» για να αποθηκεύσετε ένα ενιαίο PDF.

Είναι δωρεάν, χωρίς λογαριασμό και χωρίς υδατογράφημα, και τα αρχεία δεν φεύγουν ποτέ από τη συσκευή σας. Η συγχώνευση γίνεται μέσα στην καρτέλα του browser σας, οπότε τίποτα δεν ανεβαίνει σε server. Ο οδηγός αυτός καλύπτει τα βήματα, πώς να πετύχετε τη σωστή σειρά, πώς να προσθέσετε φωτογραφίες και σαρώσεις και τι να κάνετε όταν ένα αρχείο δεν μπαίνει.

Πώς να ενώσετε PDF, βήμα βήμα

  1. Ανοίξτε τη «Συγχώνευση PDF» και αφήστε το πρώτο σας PDF στη σελίδα ή κάντε κλικ για να το διαλέξετε.
  2. Το παράθυρο επιλογής αρχείων ανοίγει ξανά από μόνο του. Διαλέξτε το δεύτερο PDF. Οι σελίδες του προστίθενται μετά τις σελίδες του πρώτου αρχείου.
  3. Για τρίτο αρχείο ή περισσότερα, κάντε κλικ στην «Ένωση» στη γραμμή εργαλείων ή στην «Προσθήκη σελίδας» στην κορυφή της στήλης σελίδων αριστερά. Καθένα μπαίνει στο τέλος.
  4. Σύρετε τις μικρογραφίες στη στήλη σελίδων για να αλλάξετε τη σειρά τους. Με το πληκτρολόγιο, εστιάστε σε μια μικρογραφία και πατήστε Alt μαζί με το πάνω ή το κάτω βέλος για να τη μετακινήσετε.
  5. Χρησιμοποιήστε τα μικρά κουμπιά πάνω από κάθε σελίδα για να τη διορθώσετε: «Περιστροφή αριστερά», «Περιστροφή δεξιά», «Αντίγραφο» ή «Διαγραφή σελίδας».
  6. Κάντε κλικ στη «Λήψη» στην πάνω μπάρα. Το ενιαίο αρχείο αποθηκεύεται με το όνομα του πρώτου σας αρχείου και την κατάληξη «-edited».
Το παράθυρο επιλογής δέχεται ένα PDF τη φορά, όχι ολόκληρο φάκελο μαζί. Προσθέστε τα αρχεία σας περίπου με τη σειρά που τα θέλετε. Ό,τι καταλήξει σε λάθος θέση το σέρνετε γρήγορα στη σωστή μετά.

Πώς να βάλετε τις σελίδες στη σωστή σειρά

Τα περισσότερα λάθη στη συγχώνευση είναι λάθη σειράς. Πριν ξεκινήσετε, αποφασίστε τι πρέπει να δει πρώτο ο αναγνώστης και προσθέστε τα αρχεία με αυτή τη σειρά. Έτσι γλιτώνετε το σύρσιμο σελίδων σε μια μακριά στήλη αργότερα.

Πάρτε για παράδειγμα τον φάκελο ενός tenancy agreement. Μια λογική σειρά είναι το υπογεγραμμένο συμφωνητικό, μετά η λίστα απογραφής, μετά τα αντίγραφα της ταυτότητας IC του ενοικιαστή και μετά το πιστοποιητικό τελών χαρτοσήμου. Ανοίξτε πρώτα το συμφωνητικό, προσθέστε τα άλλα τρία με τη σειρά και ελέγξτε ότι οι αριθμοί σελίδων στη στήλη ταιριάζουν με τη σειρά που σχεδιάσατε.

  • Κάντε κλικ σε μια μικρογραφία για να πάτε σε εκείνη τη σελίδα και να την ελέγξετε σε πλήρες μέγεθος.
  • Φτιάξτε «Αντίγραφο» μιας σελίδας αν πρέπει να εμφανίζεται δύο φορές, για παράδειγμα μια σελίδα υπογραφών που ανήκει σε δύο ενότητες.
  • Η «Διαγραφή σελίδας» ζητά πρώτα επιβεβαίωση και μπορείτε να την αναιρέσετε με την «Αναίρεση» στην πάνω μπάρα.
  • Μετρήστε τις σελίδες πριν από τη λήψη. Αν το σύνολο είναι λιγότερο, μάλλον κάποιο αρχείο δεν προστέθηκε.

Πώς να προσθέσετε φωτογραφίες, αποδείξεις και σαρώσεις

Η «Συγχώνευση PDF» δέχεται μόνο αρχεία PDF. Αν κάποιες από τις σελίδες σας είναι φωτογραφίες, κάντε τες πρώτα PDF με το «JPG σε PDF». Δέχεται εικόνες JPG και PNG, κάνει κάθε εικόνα μία σελίδα και σας αφήνει να διαλέξετε «Όσο η εικόνα», «Σελίδα A4» ή «Σελίδα Letter». Οι φωτογραφίες από το κινητό βγαίνουν με τη σωστή φορά, γιατί διαβάζει τον προσανατολισμό που κατέγραψε η κάμερα.

Για μια αίτηση αποζημίωσης εξόδων αυτό σημαίνει: φωτογραφίστε τις αποδείξεις, βάλτε τες σε ένα PDF με το «JPG σε PDF» και μετά ενώστε αυτό το PDF με τη φόρμα της αίτησης. Το λογιστήριο παίρνει ένα τακτοποιημένο αρχείο αντί για μια φόρμα και έξι σκόρπιες φωτογραφίες.

Τα iPhone συχνά αποθηκεύουν τις φωτογραφίες ως HEIC, που το «JPG σε PDF» δεν διαβάζει. Εξαγάγετε ή κοινοποιήστε πρώτα τις φωτογραφίες ως JPG. Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε την κάμερα του iPhone σε «Πιο συμβατό» στις Ρυθμίσεις, στην ενότητα Κάμερα και Μορφές, ώστε να αποθηκεύει JPG από την αρχή.

Αν θέλετε μόνο μια μικρή εικόνα σε μια υπάρχουσα σελίδα, όπως μια σφραγίδα ή μια υπογραφή, δεν χρειάζεστε καθόλου συγχώνευση. Χρησιμοποιήστε το εργαλείο «Εικόνα» ή «Υπογραφή» στον editor για να την τοποθετήσετε στη σελίδα.

Τι κρατά η συγχώνευση και τι αλλάζει

Οι σελίδες αντιγράφονται στο νέο αρχείο όπως είναι. Το κείμενο μένει επιλέξιμο και αναζητήσιμο, οι εικόνες κρατούν την αρχική τους ποιότητα και τίποτα δεν συμπιέζεται ξανά. Ένα ενωμένο αρχείο έχει περίπου το μέγεθος των κομματιών του μαζί.

  • Οι αλλαγές που κάνατε πριν προσθέσετε το επόμενο αρχείο, όπως περιστροφές, πληκτρολογημένο κείμενο ή μια υπογραφή, γράφονται σε εκείνες τις σελίδες εκείνη τη στιγμή.
  • Οι σελιδοδείκτες, δηλαδή το διάγραμμα με συνδέσμους που έχουν κάποια μεγάλα PDF στην πλαϊνή στήλη, δεν μεταφέρονται στο ενωμένο αρχείο.
  • Τα πεδία φόρμας που συμπληρώνονται μπορεί να μη μείνουν συμπληρώσιμα. Συμπληρώστε και αποθηκεύστε τις φόρμες πριν τις ενώσετε.
  • Ένα PDF με ψηφιακή υπογραφή, από αυτά που δείχνουν πάνελ επαληθευμένης υπογραφής στο Adobe Reader, δεν θα δείχνει πια έγκυρη υπογραφή μετά τη συγχώνευση. Το ίδιο συμβαίνει με κάθε εργαλείο που αποθηκεύει ξανά το αρχείο. Στείλτε τα υπογεγραμμένα πρωτότυπα χωριστά.

Όταν ένα αρχείο δεν προστίθεται

Αν ένα αρχείο δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί, το Kopitiam εξηγεί γιατί σε ένα μήνυμα πάνω από τις σελίδες. Για αρχείο που προσθέτετε, το μήνυμα ξεκινά με το όνομά του, ώστε να ξέρετε ποιο είναι.

  • Με κωδικό πρόσβασης: το Kopitiam δεν ανοίγει ακόμη κλειδωμένα PDF. Ανοίξτε το αρχείο με τον κωδικό του στο πρόγραμμα PDF που χρησιμοποιείτε συνήθως, επιλέξτε «Εκτύπωση» και μετά «Αποθήκευση ως PDF» για να φτιάξετε ξεκλείδωτο αντίγραφο και ενώστε αυτό το αντίγραφο.
  • Περιορισμοί επεξεργασίας: κάποια PDF ανοίγουν χωρίς κωδικό αλλά απαγορεύουν αλλαγές. Το ίδιο κόλπο με την εκτύπωση σε PDF φτιάχνει ένα αντίγραφο που μπορείτε να ενώσετε.
  • Δεν είναι πραγματικά PDF: ένα αρχείο μπορεί να τελειώνει σε .pdf χωρίς να είναι PDF. Ανοίξτε το στην εφαρμογή που το δημιούργησε και εξαγάγετέ το ξανά ως PDF.
  • Κατεστραμμένο ή ελλιπές: συμβαίνει συχνά με μια λήψη που διακόπηκε ή ένα συνημμένο email που αλλοιώθηκε. Κατεβάστε το ξανά.

Μεγάλα αρχεία, κινητά και χωρίς σύνδεση

Το Kopitiam δεν βάζει όριο στο μέγεθος των αρχείων ούτε στο πόσα αρχεία ενώνετε. Το πραγματικό όριο είναι η μνήμη της συσκευής σας, γιατί όλο το έγγραφο κρατιέται στον browser όσο δουλεύετε. Τα συνηθισμένα έγγραφα δεν έχουν κανένα πρόβλημα. Μια στοίβα έγχρωμες σαρώσεις υψηλής ανάλυσης που φτάνει τις εκατοντάδες megabyte μπορεί να καθυστερήσει ένα laptop και να είναι υπερβολική για ένα παλιότερο κινητό.

Στο κινητό η συγχώνευση λειτουργεί, αλλά η στήλη σελίδων κρύβεται στις στενές οθόνες, οπότε εκεί δεν μπορείτε να σύρετε σελίδες για να αλλάξετε σειρά. Προσθέστε τα αρχεία με τη σειρά που τα θέλετε. Αν κάτι χρειάζεται ακόμη μετακίνηση, ανοίξτε το ενωμένο αρχείο στην «Οργάνωση PDF», που έχει κουμπιά «Μετακίνηση αριστερά» και «Μετακίνηση δεξιά» σε κάθε σελίδα.

Αφού φορτώσει η σελίδα, η συγχώνευση συνεχίζει να λειτουργεί ακόμη κι αν πέσει η σύνδεσή σας. Βολεύει όταν η σύνδεση στο τρένο κόβεται συνέχεια.

Πότε να χρησιμοποιήσετε κάτι άλλο

Το Kopitiam ταιριάζει σε καθημερινούς φακέλους εγγράφων: συμβόλαια, αιτήσεις αποζημίωσης, αιτήσεις και σαρωμένες φόρμες. Μια εφαρμογή PDF για υπολογιστή μπορεί να σας ταιριάζει καλύτερα αν χρειάζεται να κρατήσετε σελιδοδείκτες σε μια μεγάλη ενωμένη αναφορά, να ενώνετε δεκάδες αρχεία κάθε μέρα σε μία παρτίδα ή να κρατήσετε έγκυρη μια ψηφιακή υπογραφή.

Αν το ενωμένο αρχείο βγει πολύ μεγάλο για email, περάστε το μετά από τη «Συμπίεση PDF». Οι φωτογραφίες και οι σαρώσεις είναι συνήθως αυτό που κάνει έναν φάκελο βαρύ.