Để ghép PDF bằng Kopitiam, hãy mở Ghép PDF, chọn tệp đầu tiên, và chọn tệp tiếp theo khi hộp chọn tệp mở lại. Mỗi tệp bạn thêm được đặt ở cuối. Kéo các ảnh thu nhỏ của trang theo thứ tự bạn muốn, rồi nhấp Tải xuống để lưu một PDF đã gộp.

Công cụ miễn phí, không cần tài khoản, không có hình mờ, và tệp không bao giờ rời khỏi thiết bị của bạn. Việc ghép diễn ra bên trong thẻ trình duyệt, nên không có gì bị tải lên máy chủ. Hướng dẫn này nói về các bước, cách xếp đúng thứ tự, cách đưa ảnh chụp và bản scan vào, và phải làm gì khi một tệp không chịu ghép.

Cách ghép PDF, từng bước

  1. Mở Ghép PDF và thả PDF đầu tiên vào trang, hoặc nhấp để chọn.
  2. Hộp chọn tệp tự mở lại. Chọn PDF thứ hai. Các trang của nó được thêm sau các trang của tệp đầu tiên.
  3. Để thêm tệp thứ ba trở lên, nhấp Ghép trên thanh công cụ, hoặc Thêm trang ở đầu dải trang bên trái. Mỗi tệp được đặt ở cuối.
  4. Kéo các ảnh thu nhỏ trong dải trang để sắp xếp lại trang. Với bàn phím, chọn một ảnh thu nhỏ và nhấn Alt cùng phím mũi tên lên hoặc xuống để di chuyển nó.
  5. Dùng các nút nhỏ phía trên mỗi trang để chỉnh nó: Xoay trái, Xoay phải, Nhân bản hoặc Xóa trang.
  6. Nhấp Tải xuống ở thanh trên cùng. Tệp đã gộp được lưu với tên tệp đầu tiên của bạn thêm "-edited".
Hộp chọn tệp nhận mỗi lần một PDF, không nhận cả thư mục một lúc. Hãy thêm tệp theo gần đúng thứ tự bạn muốn. Tệp nào nằm sai chỗ thì kéo vào đúng vị trí sau đó rất nhanh.

Xếp đúng thứ tự trang

Phần lớn lỗi khi ghép là lỗi thứ tự. Trước khi bắt đầu, hãy quyết định người đọc nên thấy gì đầu tiên và thêm tệp theo thứ tự đó. Như vậy đỡ phải kéo trang qua một dải dài về sau.

Lấy ví dụ một bộ hồ sơ thuê nhà. Thứ tự hợp lý là hợp đồng thuê đã ký, rồi danh sách đồ đạc, rồi bản sao IC của người thuê, rồi giấy chứng nhận thuế tem. Mở hợp đồng trước, lần lượt thêm ba tệp còn lại, và kiểm tra số trang trong dải trang khớp với thứ tự bạn đã định.

  • Nhấp vào một ảnh thu nhỏ để chuyển đến trang đó và kiểm tra ở kích thước đầy đủ.
  • Nhân bản một trang nếu nó cần xuất hiện hai lần, ví dụ một trang chữ ký thuộc về hai phần.
  • Xóa trang sẽ hỏi bạn xác nhận trước, và bạn có thể khôi phục bằng Hoàn tác ở thanh trên cùng.
  • Đếm số trang trước khi tải xuống. Nếu tổng bị thiếu, có lẽ một tệp đã không được thêm vào.

Thêm ảnh chụp, hóa đơn và bản scan

Ghép PDF chỉ nhận tệp PDF. Nếu một số trang của bạn là ảnh chụp, hãy chuyển chúng thành PDF trước bằng JPG sang PDF. Công cụ nhận ảnh JPG và PNG, biến mỗi ảnh thành một trang, và cho bạn chọn Vừa với ảnh, Khổ A4 hoặc Khổ Letter. Ảnh chụp từ điện thoại ra đúng chiều, vì công cụ đọc hướng mà máy ảnh đã ghi lại.

Với một hồ sơ thanh toán chi phí, nghĩa là: chụp các hóa đơn, gộp chúng vào một PDF bằng JPG sang PDF, rồi ghép PDF đó với biểu mẫu thanh toán. Bộ phận tài chính nhận một tệp gọn gàng thay vì một biểu mẫu cộng sáu bức ảnh rời.

iPhone thường lưu ảnh dưới dạng HEIC, mà JPG sang PDF không đọc được. Hãy xuất hoặc chia sẻ ảnh dưới dạng JPG trước. Bạn cũng có thể đặt máy ảnh iPhone ở Tương thích nhất trong Cài đặt, mục Camera và Định dạng, để nó lưu JPG ngay từ đầu.

Nếu bạn chỉ muốn một ảnh nhỏ trên một trang có sẵn, như con dấu hay chữ ký, bạn hoàn toàn không cần ghép. Hãy dùng công cụ Ảnh hoặc Ký trong trình chỉnh sửa để đặt nó lên trang.

Ghép giữ lại gì, và thay đổi gì

Các trang được sao chép vào tệp mới nguyên trạng. Chữ vẫn chọn và tìm kiếm được, ảnh giữ chất lượng gốc, và không có gì bị nén lại. Một tệp đã ghép nặng xấp xỉ tổng các phần cộng lại.

  • Những chỉnh sửa bạn làm trước khi thêm tệp tiếp theo, như xoay trang, chữ đã gõ hay chữ ký, được ghi vào các trang đó ngay lúc ấy.
  • Dấu trang (bookmark), tức phần mục lục bấm được mà một số PDF dài có ở thanh bên, không được mang sang tệp đã ghép.
  • Trường biểu mẫu điền được có thể không còn điền được. Hãy điền và lưu các biểu mẫu trước khi ghép chúng.
  • PDF có chữ ký số, loại hiện bảng chữ ký đã xác minh trong Adobe Reader, sẽ không còn hiện chữ ký hợp lệ sau khi ghép. Bất kỳ công cụ nào lưu lại tệp cũng có tác động tương tự. Hãy gửi riêng các bản gốc đã ký.

Khi một tệp không thêm được

Nếu một tệp không dùng được, Kopitiam cho biết lý do trên một dải thông báo phía trên các trang. Với tệp bạn đang thêm, thông báo bắt đầu bằng tên của nó, để bạn biết là tệp nào.

  • Có mật khẩu: Kopitiam chưa mở được PDF bị khóa. Hãy mở tệp bằng mật khẩu trong trình đọc PDF quen thuộc, dùng In rồi Lưu dưới dạng PDF để tạo một bản sao không khóa, và ghép bản sao đó.
  • Giới hạn chỉnh sửa: một số PDF mở được mà không cần mật khẩu nhưng cấm thay đổi. Cùng mẹo In ra PDF sẽ tạo một bản sao bạn ghép được.
  • Không thật sự là PDF: một tệp có thể có đuôi .pdf mà không phải là PDF. Hãy mở nó trong ứng dụng đã tạo ra và xuất lại thành PDF.
  • Bị hỏng hoặc không đầy đủ: thường xảy ra khi tải xuống bị gián đoạn hoặc tệp đính kèm email bị lỗi. Hãy tải lại.

Tệp lớn, điện thoại và ngoại tuyến

Kopitiam không đặt giới hạn dung lượng tệp và không giới hạn số tệp bạn ghép. Giới hạn thật là bộ nhớ thiết bị, vì toàn bộ tài liệu được giữ trong trình duyệt khi bạn làm việc. Tài liệu thông thường không có vấn đề gì. Một chồng bản scan màu độ phân giải cao lên đến hàng trăm megabyte có thể làm chậm máy tính xách tay và có thể quá sức với điện thoại cũ.

Trên điện thoại, việc ghép vẫn hoạt động, nhưng dải trang bị ẩn trên màn hình hẹp, nên bạn không kéo trang để sắp xếp ở đó được. Hãy thêm tệp theo thứ tự bạn muốn. Nếu vẫn cần di chuyển gì đó, hãy mở tệp đã ghép trong Sắp xếp trang PDF, nơi mỗi trang có nút Sang trái và Sang phải.

Khi trang đã tải xong, việc ghép vẫn hoạt động nếu mất kết nối. Điều đó tiện khi đi tàu với sóng chập chờn.

Khi nào nên dùng công cụ khác

Kopitiam phù hợp với các bộ hồ sơ hằng ngày: hợp đồng, hồ sơ thanh toán, đơn đăng ký và biểu mẫu scan. Một ứng dụng PDF trên máy tính có thể hợp với bạn hơn nếu bạn cần giữ dấu trang trong một báo cáo dài đã ghép, gộp hàng chục tệp mỗi ngày trong một lượt, hoặc giữ chữ ký số còn hợp lệ.

Nếu tệp đã ghép quá lớn để gửi email, hãy cho nó qua Nén PDF tiếp theo. Ảnh chụp và bản scan thường là thứ làm bộ hồ sơ nặng.