Πώς μικραίνω ένα PDF για να το στείλω με email;

Ανοίξτε τη Συμπίεση PDF του Kopitiam, διαλέξτε «Σμίκρυνση φωτογραφιών» για έγγραφα με εικόνες ή «Ισχυρή» για σαρώσεις, και πατήστε «Συμπίεση PDF». Ελέγξτε το νέο μέγεθος σε σχέση με το όριο του email σας και μετά κατεβάστε το. Λειτουργεί στον browser σας, οπότε το αρχείο δεν ανεβαίνει ποτέ.

Ποιον τρόπο συμπίεσης να χρησιμοποιήσω;

«Χωρίς απώλειες» για έγγραφα κειμένου, «Σμίκρυνση φωτογραφιών» για έγγραφα με φωτογραφίες και «Ισχυρή» για σαρωμένες σελίδες. Η «Χωρίς απώλειες» και η «Σμίκρυνση φωτογραφιών» κρατούν το κείμενο επιλέξιμο. Η «Ισχυρή» δίνει τη μεγαλύτερη μείωση, αλλά μετατρέπει τις σελίδες σε εικόνες.

Γιατί η συμπίεση σχεδόν δεν άλλαξε το PDF μου;

Το PDF σας είναι μάλλον κυρίως κείμενο, ή οι εικόνες του δεν είναι αποθηκευμένες ως φωτογραφίες JPEG. Το κείμενο είναι ήδη συμπαγές, οπότε υπάρχουν λίγα να αφαιρεθούν. Αν είναι σάρωση, δοκιμάστε την «Ισχυρή».

Θα χαλάσει η ποιότητα αν συμπιέσω ένα PDF;

Η «Χωρίς απώλειες» δεν αλλάζει την εμφάνιση τίποτα. Η «Σμίκρυνση φωτογραφιών» και η «Ισχυρή» μειώνουν τη λεπτομέρεια των εικόνων, κάτι που σπάνια φαίνεται στην οθόνη ή σε κανονική εκτύπωση. Μετά τη συμπίεση, μεγεθύνετε το μικρότερο κείμενο για να βεβαιωθείτε ότι διαβάζεται ακόμη.

Μπορώ να κρατήσω το κείμενο επιλέξιμο μετά τη συμπίεση;

Ναι, με «Χωρίς απώλειες» ή «Σμίκρυνση φωτογραφιών». Η «Ισχυρή» είναι ο μόνος τρόπος που μετατρέπει τις σελίδες σε εικόνες, οπότε το κείμενό της δεν μπορεί να επιλεγεί ή να αναζητηθεί.

Τι όριο μεγέθους έχουν τα συνημμένα στο email;

Εξαρτάται από τον πάροχο. Πολλές προσωπικές υπηρεσίες email επιτρέπουν γύρω στα 20 με 25 MB, και το εταιρικό email έχει συχνά χαμηλότερο όριο. Αφήστε λίγο περιθώριο, γιατί τα συνημμένα μεγαλώνουν περίπου κατά ένα τρίτο όταν στέλνονται.

Συμπίεση PDF για email: μικρύνετε ένα PDF δωρεάν, χωρίς ανέβασμα

Για να μικρύνετε ένα PDF αρκετά ώστε να σταλεί με email, ανοίξτε τη Συμπίεση PDF του Kopitiam, διαλέξτε τρόπο, πατήστε «Συμπίεση PDF» και ελέγξτε το νέο μέγεθος πριν το κατεβάσετε. Διαλέξτε «Σμίκρυνση φωτογραφιών» για έγγραφα με εικόνες, «Ισχυρή» για σαρωμένες σελίδες και «Χωρίς απώλειες» για έγγραφα με απλό κείμενο.

Ο τρόπος που διαλέγετε μετράει περισσότερο από οτιδήποτε άλλο. Μια σάρωση μπορεί να πέσει σε ένα κλάσμα του μεγέθους της, ενώ ένα PDF μόνο με κείμενο μπορεί να μην αλλάξει σχεδόν καθόλου. Είναι δωρεάν, δεν χρειάζεται λογαριασμός, και το αρχείο συμπιέζεται μέσα στον browser σας, οπότε δεν ανεβαίνει ποτέ.

Πόσο μεγάλο μπορεί να είναι ένα συνημμένο email;

Δεν υπάρχει ενιαίος κανόνας, αλλά πολλές προσωπικές υπηρεσίες email βάζουν όριο γύρω στα 20 με 25 MB στα συνημμένα. Στο εταιρικό email η εταιρεία ορίζει συχνά χαμηλότερο όριο, μερικές φορές 10 MB. Οι online φόρμες και οι κρατικές πύλες μπορεί να είναι ακόμη αυστηρότερες, μερικές φορές μόνο λίγα megabyte ανά αρχείο.

Στοχεύστε κάτω από το όριο, όχι ακριβώς σε αυτό. Τα συνημμένα μεγαλώνουν περίπου κατά ένα τρίτο όταν κωδικοποιούνται για αποστολή, οπότε ένα αρχείο 20 MB μπορεί να μετρήσει για πάνω από 25 MB.
Μετράει και το όριο του παραλήπτη. Ο πάροχός σας μπορεί να στείλει ένα μεγάλο αρχείο που μετά ο δικός του server απορρίπτει.
Κάποιες υπηρεσίες προτείνουν να μετατρέψουν ένα μεγάλο συνημμένο σε σύνδεσμο cloud. Αυτό λειτουργεί, αλλά το αρχείο μένει πλέον σε εκείνη την υπηρεσία.

Γιατί το PDF σας είναι τόσο μεγάλο

Το κείμενο πιάνει ελάχιστο χώρο. Μια αναφορά 30 σελίδων μόνο με κείμενο είναι συχνά πολύ κάτω από 1 MB. Αυτό που βαραίνει ένα PDF είναι οι εικόνες: σαρωμένες σελίδες, φωτογραφίες από το κινητό και εικόνες υψηλής ανάλυσης από φωτογραφική μηχανή.

Ένα κινητό ή ένας σαρωτής γραφείου ρυθμισμένος σε υψηλή ανάλυση και χρώμα μπορεί να βγάλει αρκετά megabyte ανά σελίδα. Ένα μισθωτήριο 12 σελίδων σαρωμένο έτσι φτάνει εύκολα τα 40 MB, παρόλο που είναι απλώς κείμενο σε χαρτί. Αυτό είναι καλό νέο, γιατί τα αρχεία με πολλές εικόνες είναι ακριβώς αυτά που συμπιέζονται καλά.

Πώς να συμπιέσετε ένα PDF, βήμα βήμα

Ανοίξτε τη Συμπίεση PDF και αφήστε το αρχείο σας στη σελίδα, ή κάντε κλικ για να το επιλέξετε.
Στην ενότητα «Συμπίεση», διαλέξτε «Χωρίς απώλειες», «Σμίκρυνση φωτογραφιών» ή «Ισχυρή». Η επόμενη ενότητα εξηγεί ποιο.
Αν διαλέξατε «Ισχυρή», επιλέξτε και ποιότητα: «Υψηλή ποιότητα», «Ισορροπία» ή «Ελάχιστο».
Πατήστε «Συμπίεση PDF». Θα δείτε το αρχικό μέγεθος, το νέο μέγεθος και πόσο μικρότερο είναι.
Πατήστε «Λήψη συμπιεσμένου PDF». Το αντίγραφο αποθηκεύεται με την προσθήκη «-compressed» στο όνομά του, και το αρχικό σας μένει ως έχει.
Ανοίξτε το συμπιεσμένο αντίγραφο και διαβάστε μια σελίδα με ψιλά γράμματα πριν το στείλετε. Αν δεν διαβάζεται, δοκιμάστε μια ηπιότερη ρύθμιση.

Μπορείτε να δοκιμάσετε αμέσως άλλον τρόπο στο ίδιο αρχείο. Διαλέξτε άλλη επιλογή και πατήστε ξανά «Συμπίεση PDF»· κάθε εκτέλεση ξεκινά από το αρχικό σας, όχι από το τελευταίο αποτέλεσμα.

Οι τρεις τρόποι, και τι να περιμένετε από τον καθένα

Η επιλογή «Χωρίς απώλειες» αποθηκεύει ξανά το PDF σε πιο συμπαγή δομή και καθαρίζει στοιχεία του εγγράφου, όπως τα πεδία τίτλου και συντάκτη. Οι εικόνες δεν αγγίζονται και το κείμενο μένει επιλέξιμο. Η μείωση είναι συνήθως μέτρια. Ταιριάζει σε βιογραφικά, επιστολές και αναφορές που είναι κυρίως κείμενο, αλλά δεν θα σώσει μια σάρωση 40 MB.

Η «Σμίκρυνση φωτογραφιών» κάνει ό,τι και η «Χωρίς απώλειες» και επιπλέον μικραίνει τις φωτογραφίες JPEG μέσα στο PDF. Οι φωτογραφίες που ξεπερνούν τα 1.600 pixel στη μεγαλύτερη πλευρά τους μικραίνουν, κάτι που αρκεί άνετα για ανάγνωση στην οθόνη ή εκτύπωση σε κανονικό μέγεθος, και αποθηκεύονται ξανά σε χαμηλότερη ποιότητα JPEG. Μια φωτογραφία αντικαθίσταται μόνο αν η νέα εκδοχή είναι σαφώς μικρότερη. Το κείμενο, οι γραμμές και η διάταξη δεν αγγίζονται, οπότε το κείμενο μένει επιλέξιμο.

Η «Σμίκρυνση φωτογραφιών» αποδίδει καλύτερα σε έγγραφα με μεγάλες φωτογραφίες από κάμερα: μια αγγελία ακινήτου, μια έκθεση επιθεώρησης ή μια σχολική εργασία με εικόνες. Σχεδόν δεν αλλάζει PDF των οποίων οι εικόνες είναι αποθηκευμένες με άλλον τρόπο. Σε αυτά ανήκουν πολλά γραφήματα και στιγμιότυπα οθόνης, εικόνες προετοιμασμένες για επαγγελματική εκτύπωση και ασπρόμαυρες σαρώσεις από σαρωτές γραφείου. Αν τίποτα δεν μπορούσε να μικρύνει, το Kopitiam το λέει και προτείνει την «Ισχυρή» για σαρωμένες σελίδες.

Η «Ισχυρή» μετατρέπει κάθε σελίδα σε μία εικόνα JPEG και φτιάχνει ένα νέο PDF από αυτές τις εικόνες, κρατώντας το αρχικό μέγεθος σελίδας. Δίνει τη μεγαλύτερη μείωση στα σαρωμένα έγγραφα, γιατί μια σάρωση είναι ήδη εικόνα κάθε σελίδας. Η «Υψηλή ποιότητα» αποδίδει τις σελίδες σε περίπου 200 DPI σε σελίδα A4, η «Ισορροπία» σε περίπου 150 DPI και το «Ελάχιστο» σε περίπου 120 DPI. Ξεκινήστε με «Ισορροπία».

Η «Ισχυρή» μετατρέπει κάθε σελίδα σε εικόνα. Το κείμενο στο συμπιεσμένο αντίγραφο δεν μπορεί πια να επιλεγεί, να αναζητηθεί ή να αντιγραφεί, και οι σύνδεσμοι και τα συμπληρώσιμα πεδία φόρμας σταματούν να λειτουργούν. Χρησιμοποιήστε την για σαρώσεις, κρατήστε το αρχικό σας, και μην τη χρησιμοποιείτε σε έγγραφο που κάποιος χρειάζεται να αναζητήσει ή να συμπληρώσει.

Σε PDF μόνο με κείμενο, η «Ισχυρή» μπορεί να μεγαλώσει το αρχείο, αφού η εικόνα μιας σελίδας είναι μεγαλύτερη από το κείμενο που την περιγράφει. Το Kopitiam δεν σας δίνει ποτέ μεγαλύτερο αρχείο. Αν οποιοσδήποτε τρόπος θα μεγάλωνε το αρχείο, δείχνει το μέγεθος, εξηγεί γιατί και δεν προσφέρει λήψη, επειδή το αρχικό σας είναι ήδη το μικρότερο.

Δύο παραδείγματα στην πράξη

Ένα σαρωμένο μισθωτήριο 40 MB για email με όριο 25 MB. Η «Χωρίς απώλειες» και η «Σμίκρυνση φωτογραφιών» μπορεί να κάνουν λίγα εδώ, ανάλογα με το πώς αποθήκευσε ο σαρωτής τις σελίδες. Η «Ισχυρή» σε «Ισορροπία» δίνει συνήθως τη μεγάλη μείωση που χρειάζεστε, και τα μεγέθη πριν και μετά δείχνουν το πραγματικό αποτέλεσμα. Μεγεθύνετε τα ψιλά γράμματα, τους αριθμούς IC και τη σφραγίδα για να ελέγξετε ότι είναι ακόμη καθαρά. Αν είναι, στείλτε το. Αν το αρχείο είναι ακόμη πολύ μεγάλο, δοκιμάστε «Ελάχιστο» και ελέγξτε ξανά.

Μια αναφορά ακινήτου 18 MB γεμάτη φωτογραφίες από κινητό. Χρησιμοποιήστε «Σμίκρυνση φωτογραφιών». Οι φωτογραφίες μικραίνουν, και το κείμενο, οι τιμές και οι διευθύνσεις μένουν επιλέξιμα για τον αγοραστή. Η «Ισχυρή» θα το μίκραινε ακόμη περισσότερο, αλλά το κείμενο θα γινόταν εικόνες, κακή ανταλλαγή για ένα έγγραφο στο οποίο ο κόσμος θα κάνει αναζήτηση και αντιγραφή.

Αν είναι ακόμη πολύ μεγάλο

Στείλτε λιγότερες σελίδες. Χρησιμοποιήστε την Εξαγωγή σελίδων για να στείλετε μόνο ό,τι σας ζητήθηκε, ή την Οργάνωση PDF για να διαγράψετε κενές και διπλές σελίδες.
Χωρίστε το. Ο Διαχωρισμός PDF κόβει το αρχείο σε μέρη που μπορείτε να στείλετε σε δύο ή τρία email. Ονομάστε τα «μέρος 1 από 2» και «μέρος 2 από 2» ώστε να μη χαθεί τίποτα.
Την επόμενη φορά σαρώστε σε χαμηλότερη ρύθμιση. Κλίμακα του γκρι στα 150 με 200 DPI αρκεί για τα περισσότερα χαρτιά και βγάζει πολύ μικρότερα αρχεία από το χρώμα σε υψηλή ανάλυση.
Μοιραστείτε σύνδεσμο. Για πολύ μεγάλα αρχεία, ένας σύνδεσμος από αποθήκευση cloud είναι συχνά πιο απλός από οποιοδήποτε συνημμένο.

Τι να ξέρετε πριν συμπιέσετε

Τα PDF με κωδικό πρόσβασης δεν μπορούν ακόμη να ανοίξουν. Ανοίξτε το αρχείο με τον κωδικό του στο πρόγραμμα ανάγνωσης PDF, χρησιμοποιήστε «Εκτύπωση» και μετά «Αποθήκευση ως PDF» για να φτιάξετε ένα ξεκλείδωτο αντίγραφο, και συμπιέστε αυτό.
Ούτε τα PDF με περιορισμούς επεξεργασίας μπορούν να αλλάξουν. Το ίδιο κόλπο με την εκτύπωση σε PDF λειτουργεί.
Ένα ψηφιακά υπογεγραμμένο PDF δεν θα δείχνει πια έγκυρη υπογραφή μετά τη συμπίεση, γιατί το αρχείο έχει αλλάξει. Αν ο παραλήπτης πρέπει να επαληθεύσει την υπογραφή, στείλτε το υπογεγραμμένο αρχικό ή μοιραστείτε το με σύνδεσμο.
Σε κινητό, η «Ισχυρή» αποδίδει ξανά κάθε σελίδα, οπότε μια μεγάλη σάρωση μπορεί να πάρει λίγη ώρα και να χρησιμοποιήσει πολλή μνήμη. Το Kopitiam δεν βάζει όριο μεγέθους αρχείου· το πρακτικό όριο είναι η μνήμη της συσκευής σας.

Αφού φορτώσει η σελίδα, η συμπίεση συνεχίζει να λειτουργεί ακόμη κι αν πέσει η σύνδεσή σας. Το αρχείο σας μένει στη συσκευή σας όλη την ώρα, κάτι πολύτιμο όταν το έγγραφο είναι εκκαθαριστικό μισθοδοσίας, αντίγραφο IC ή υπογεγραμμένο συμβόλαιο.