ईमेल के लिए PDF का साइज़ कम कैसे करें (मुफ़्त, बिना अपलोड)

PDF को ईमेल लायक छोटा करने के लिए Kopitiam का PDF कंप्रेस करें खोलें, एक मोड चुनें, PDF कंप्रेस करें पर क्लिक करें और डाउनलोड करने से पहले नया साइज़ देख लें। तस्वीरों वाले डॉक्यूमेंट के लिए फ़ोटो छोटी करें चुनें, स्कैन किए पेजों के लिए स्ट्रॉन्ग, और सिर्फ़ टेक्स्ट वाले डॉक्यूमेंट के लिए लॉसलेस।

आप कौन-सा मोड चुनते हैं, यह बाकी हर चीज़ से ज़्यादा मायने रखता है। एक स्कैन अपने साइज़ का छोटा-सा हिस्सा रह सकता है, जबकि सिर्फ़ टेक्स्ट वाली PDF में शायद ही कोई फ़र्क पड़े। यह मुफ़्त है, कोई अकाउंट नहीं चाहिए, और फ़ाइल आपके ब्राउज़र के अंदर ही कंप्रेस होती है, इसलिए वह कभी अपलोड नहीं होती।

ईमेल अटैचमेंट कितना बड़ा हो सकता है?

कोई एक नियम नहीं है, लेकिन कई निजी ईमेल सेवाएँ अटैचमेंट को लगभग 20 से 25 MB तक सीमित रखती हैं। ऑफ़िस ईमेल में कंपनी अक्सर इससे कम सीमा रखती है, कभी-कभी 10 MB। ऑनलाइन फ़ॉर्म और सरकारी पोर्टल इससे भी सख़्त हो सकते हैं, कभी-कभी हर फ़ाइल के लिए सिर्फ़ कुछ मेगाबाइट।

• सीमा से नीचे रहने का लक्ष्य रखें, ठीक सीमा पर नहीं। भेजने के लिए एन्कोड होने पर अटैचमेंट लगभग एक-तिहाई बड़े हो जाते हैं, इसलिए 20 MB की फ़ाइल 25 MB से ज़्यादा गिनी जा सकती है।
• पाने वाले की सीमा भी मायने रखती है। हो सकता है आपकी सेवा बड़ी फ़ाइल भेज दे, लेकिन उनका सर्वर उसे लौटा दे।
• कुछ सेवाएँ बड़े अटैचमेंट को क्लाउड लिंक में बदलने का विकल्प देती हैं। यह काम करता है, लेकिन तब फ़ाइल उस सेवा पर रखी रहती है।

आपकी PDF इतनी बड़ी क्यों है

टेक्स्ट बहुत कम जगह लेता है। 30 पेज की सिर्फ़ टेक्स्ट वाली रिपोर्ट अक्सर 1 MB से काफ़ी कम होती है। PDF को भारी बनाती हैं तस्वीरें: स्कैन किए पेज, फ़ोन की फ़ोटो और कैमरे से डाली गई हाई-रिज़ॉल्यूशन इमेज।

हाई रिज़ॉल्यूशन और रंगीन पर सेट फ़ोन या ऑफ़िस स्कैनर हर पेज के लिए कई मेगाबाइट बना सकता है। इस तरह स्कैन किया गया 12 पेज का किराया एग्रीमेंट आसानी से 40 MB तक पहुँच सकता है, भले ही वह काग़ज़ पर सिर्फ़ टेक्स्ट हो। यह अच्छी ख़बर है, क्योंकि इमेज से भरी फ़ाइलें ही सबसे अच्छी तरह कंप्रेस होती हैं।

PDF कंप्रेस कैसे करें, क़दम-दर-क़दम

1. PDF कंप्रेस करें खोलें और अपनी फ़ाइल पेज पर छोड़ें, या उसे चुनने के लिए क्लिक करें।
2. कंप्रेशन के नीचे लॉसलेस, फ़ोटो छोटी करें या स्ट्रॉन्ग चुनें। कौन-सा, यह अगला हिस्सा बताता है।
3. अगर आपने स्ट्रॉन्ग चुना है, तो एक क्वालिटी भी चुनें: बेहतर क्वालिटी, संतुलित या सबसे छोटी।
4. PDF कंप्रेस करें पर क्लिक करें। आपको मूल साइज़, नया साइज़ और फ़ाइल कितनी छोटी हुई, यह दिखेगा।
5. कंप्रेस की गई PDF डाउनलोड करें पर क्लिक करें। कॉपी के नाम में "-compressed" जुड़कर सेव होती है, और आपकी मूल फ़ाइल वैसी ही रहती है।
6. भेजने से पहले कंप्रेस की गई कॉपी खोलें और बारीक अक्षरों वाला एक पेज पढ़ें। अगर वह साफ़ न पढ़ा जाए, तो हल्की सेटिंग आज़माएँ।

आप उसी फ़ाइल पर तुरंत दूसरा मोड आज़मा सकते हैं। कोई दूसरा विकल्प चुनें और फिर से PDF कंप्रेस करें पर क्लिक करें; हर बार काम आपकी मूल फ़ाइल से शुरू होता है, पिछले नतीजे से नहीं।

तीनों मोड, और हर एक से क्या उम्मीद करें

लॉसलेस PDF को ज़्यादा कॉम्पैक्ट ढाँचे में दोबारा सेव करता है और टाइटल व लेखक जैसे डॉक्यूमेंट विवरण हटा देता है। तस्वीरों को छुआ नहीं जाता और टेक्स्ट सिलेक्ट करने लायक रहता है। बचत आमतौर पर थोड़ी होती है। यह रिज़्यूमे, पत्रों और ज़्यादातर टेक्स्ट वाली रिपोर्टों के लिए ठीक है, लेकिन 40 MB के स्कैन को नहीं बचा पाएगा।

फ़ोटो छोटी करें वह सब करता है जो लॉसलेस करता है, फिर PDF के अंदर की JPEG फ़ोटो को छोटा करता है। जिन फ़ोटो की सबसे लंबी साइड 1,600 पिक्सेल से बड़ी है, उन्हें छोटा किया जाता है, जो स्क्रीन पर पढ़ने या सामान्य साइज़ में प्रिंट करने के लिए अब भी काफ़ी है, और कम JPEG क्वालिटी पर दोबारा सेव किया जाता है। कोई फ़ोटो तभी बदली जाती है जब नया वर्ज़न साफ़ तौर पर छोटा हो। टेक्स्ट, लाइनें और लेआउट वैसे ही रहते हैं, इसलिए टेक्स्ट सिलेक्ट करने लायक रहता है।

फ़ोटो छोटी करें बड़ी कैमरा फ़ोटो वाले डॉक्यूमेंट पर सबसे अच्छा काम करता है: प्रॉपर्टी लिस्टिंग, इंस्पेक्शन रिपोर्ट या तस्वीरों वाला स्कूल प्रोजेक्ट। जिन PDF में इमेज किसी और तरीके से रखी गई हैं, उनमें यह मुश्किल से कुछ बदलता है। इनमें कई चार्ट और स्क्रीनशॉट, प्रोफ़ेशनल प्रिंटिंग के लिए तैयार इमेज, और ऑफ़िस स्कैनर के ब्लैक-एंड-व्हाइट स्कैन शामिल हैं। अगर कुछ भी छोटा नहीं हो सका, तो Kopitiam यह बता देता है और स्कैन किए पेजों के लिए स्ट्रॉन्ग सुझाता है।

स्ट्रॉन्ग हर पेज को एक JPEG तस्वीर में बदल देता है और उन तस्वीरों से नई PDF बनाता है, मूल पेज साइज़ बनाए रखते हुए। स्कैन किए डॉक्यूमेंट पर इससे सबसे ज़्यादा बचत होती है, क्योंकि स्कैन पहले से ही हर पेज की तस्वीर होता है। बेहतर क्वालिटी A4 पेज पर लगभग 200 DPI पर पेज बनाती है, संतुलित लगभग 150 DPI पर और सबसे छोटी लगभग 120 DPI पर। शुरुआत संतुलित से करें।

सिर्फ़ टेक्स्ट वाली PDF पर स्ट्रॉन्ग फ़ाइल को बड़ा कर सकता है, क्योंकि पेज की तस्वीर उस टेक्स्ट से बड़ी होती है जो उसे बताता है। Kopitiam आपको कभी बड़ी फ़ाइल नहीं देता। अगर कोई भी मोड फ़ाइल को बड़ा कर देगा, तो वह साइज़ दिखाता है, वजह बताता है और कोई डाउनलोड नहीं देता, क्योंकि आपकी मूल फ़ाइल पहले से छोटी है।

दो उदाहरण

25 MB की ईमेल सीमा के लिए 40 MB का स्कैन किया हुआ किराया एग्रीमेंट। यहाँ लॉसलेस और फ़ोटो छोटी करें शायद कम ही काम आएँ, यह इस पर निर्भर करता है कि स्कैनर ने पेज कैसे सेव किए। संतुलित पर स्ट्रॉन्ग आमतौर पर वह बड़ी कटौती देता है जिसकी आपको ज़रूरत है, और पहले व बाद के साइज़ आपको असली नतीजा बताते हैं। बारीक अक्षरों, IC नंबरों और मुहर पर ज़ूम करके देखें कि वे अब भी साफ़ हैं। अगर हैं, तो भेज दें। अगर फ़ाइल अब भी बहुत बड़ी है, तो सबसे छोटी आज़माएँ और फिर से जाँचें।

फ़ोन की फ़ोटो से भरी 18 MB की प्रॉपर्टी रिपोर्ट। फ़ोटो छोटी करें इस्तेमाल करें। फ़ोटो छोटी हो जाती हैं, और ख़रीदार के लिए टेक्स्ट, क़ीमतें और पते सिलेक्ट करने लायक रहते हैं। स्ट्रॉन्ग इसे और छोटा कर देता, लेकिन टेक्स्ट तस्वीरों में बदल जाता, जो ऐसे डॉक्यूमेंट के लिए घाटे का सौदा है जिसमें लोग सर्च और कॉपी करेंगे।

अगर फ़ाइल अब भी बहुत बड़ी है

• कम पेज भेजें। सिर्फ़ माँगे गए पेज भेजने के लिए पेज निकालें इस्तेमाल करें, या ख़ाली और दोहराए गए पेज हटाने के लिए PDF व्यवस्थित करें।
• फ़ाइल को बाँट दें। PDF स्प्लिट करें फ़ाइल को ऐसे हिस्सों में काटता है जिन्हें आप दो-तीन ईमेल में भेज सकें। उन पर भाग 1/2 और भाग 2/2 लिखें ताकि कुछ छूटे नहीं।
• अगली बार कम सेटिंग पर स्कैन करें। ज़्यादातर काग़ज़ी काम के लिए 150 से 200 DPI पर ग्रेस्केल काफ़ी है, और यह हाई रिज़ॉल्यूशन रंगीन स्कैन से कहीं छोटी फ़ाइलें बनाता है।
• लिंक शेयर करें। बहुत बड़ी फ़ाइलों के लिए क्लाउड स्टोरेज का लिंक अक्सर किसी भी अटैचमेंट से आसान होता है।

कंप्रेस करने से पहले जानने लायक बातें

• पासवर्ड वाली PDF अभी नहीं खोली जा सकतीं। फ़ाइल को उसके पासवर्ड के साथ अपने PDF रीडर में खोलें, Print और फिर Save as PDF से बिना लॉक की कॉपी बनाएँ, और उसे कंप्रेस करें।
• एडिटिंग पर रोक वाली PDF भी बदली नहीं जा सकतीं। यही Print to PDF वाला तरीका काम करता है।
• डिजिटल रूप से साइन की गई PDF कंप्रेस करने के बाद वैध सिग्नेचर नहीं दिखाएगी, क्योंकि फ़ाइल बदल गई है। अगर पाने वाले को सिग्नेचर जाँचना है, तो साइन की गई मूल फ़ाइल भेजें या लिंक से शेयर करें।
• फ़ोन पर स्ट्रॉन्ग हर पेज दोबारा बनाता है, इसलिए लंबे स्कैन में कुछ समय लग सकता है और काफ़ी मेमोरी लग सकती है। Kopitiam फ़ाइल साइज़ की कोई सीमा नहीं रखता; असली सीमा आपके डिवाइस की मेमोरी है।

पेज लोड होने के बाद, कनेक्शन टूट जाए तब भी कंप्रेशन चलता रहता है। आपकी फ़ाइल पूरे समय आपके डिवाइस पर रहती है, और जब डॉक्यूमेंट सैलरी स्लिप, IC की कॉपी या साइन किया हुआ कॉन्ट्रैक्ट हो, तो इसकी बहुत क़ीमत है।