Per rendere un PDF abbastanza leggero da inviarlo via email, apri Comprimere PDF di Kopitiam, scegli una modalità, fai clic su Comprimi PDF e controlla le nuove dimensioni prima di scaricare. Scegli Riduci foto per i documenti con immagini, Forte per le pagine scansionate e Senza perdita per i documenti di solo testo.

La modalità che scegli conta più di qualsiasi altra cosa. Una scansione può scendere a una frazione delle sue dimensioni, mentre un PDF di solo testo può cambiare appena. È gratis, non serve un account e il file viene compresso dentro il tuo browser, quindi non viene mai caricato.

Quanto può essere grande un allegato email?

Non c’è una regola unica, ma molti servizi di email personali limitano gli allegati a circa 20-25 MB. L’email di lavoro spesso ha un limite più basso deciso dall’azienda, a volte 10 MB. I moduli online e i portali della pubblica amministrazione possono essere ancora più severi, a volte solo pochi megabyte per file.

  • Punta a stare sotto il limite, non a raggiungerlo. Gli allegati crescono di circa un terzo quando vengono codificati per l’invio, quindi un file da 20 MB può contare come più di 25 MB.
  • Conta anche il limite del destinatario. Il tuo provider può inviare un file grande che poi il suo server rifiuta.
  • Alcuni servizi propongono di trasformare un allegato grande in un link al cloud. Funziona, ma a quel punto il file resta su quel servizio.

Perché il tuo PDF è così grande

Il testo pesa pochissimo. Un report di 30 pagine di solo testo spesso sta ben sotto 1 MB. Sono le immagini a rendere pesante un PDF: pagine scansionate, foto del telefono e immagini ad alta risoluzione inserite da una fotocamera.

Un telefono o uno scanner da ufficio impostato su alta risoluzione e colore può produrre diversi megabyte per pagina. Un contratto di locazione di 12 pagine scansionato così può arrivare facilmente a 40 MB, anche se è solo testo su carta. È una buona notizia, perché i file pieni di immagini sono proprio quelli che si comprimono bene.

Come comprimere un PDF, passo dopo passo

  1. Apri Comprimere PDF e trascina il file nella pagina, oppure fai clic per sceglierlo.
  2. In Compressione, scegli Senza perdita, Riduci foto o Forte. La prossima sezione spiega quale.
  3. Se hai scelto Forte, scegli anche una qualità: Più qualità, Bilanciata o Più leggera.
  4. Fai clic su Comprimi PDF. Vedrai le dimensioni originali, quelle nuove e di quanto è più piccolo il file.
  5. Fai clic su Scarica il PDF compresso. La copia viene salvata con «-compressed» aggiunto al nome, e il tuo originale non cambia.
  6. Apri la copia compressa e leggi una pagina di caratteri piccoli prima di inviarla. Se non è leggibile, prova un’impostazione più leggera.

Puoi provare subito un’altra modalità sullo stesso file. Scegli un’opzione diversa e fai di nuovo clic su Comprimi PDF: ogni passaggio parte dal tuo originale, non dall’ultimo risultato.

Le tre modalità e cosa aspettarsi da ciascuna

Senza perdita salva di nuovo il PDF con una struttura più compatta e cancella dati del documento come i campi titolo e autore. Le immagini non vengono toccate e il testo resta selezionabile. Di solito il risparmio è contenuto. È adatta a CV, lettere e report fatti soprattutto di testo, ma non salverà una scansione da 40 MB.

Riduci foto fa tutto quello che fa Senza perdita, poi rimpicciolisce le foto JPEG dentro il PDF. Le foto più grandi di 1.600 pixel sul lato più lungo vengono ridimensionate, il che basta ancora ampiamente per leggere a schermo o stampare a dimensioni normali, e salvate di nuovo con una qualità JPEG più bassa. Una foto viene sostituita solo se la nuova versione è nettamente più piccola. Testo, linee e impaginazione non vengono toccati, quindi il testo resta selezionabile.

Riduci foto funziona meglio sui documenti con grandi foto scattate con una fotocamera: l’annuncio di un immobile, un rapporto di ispezione o un progetto scolastico con immagini. Cambia appena i PDF le cui immagini sono salvate in un altro modo. Tra questi ci sono molti grafici e screenshot, le immagini preparate per la stampa professionale e le scansioni in bianco e nero degli scanner da ufficio. Se non si è potuto rimpicciolire niente, Kopitiam lo dice e suggerisce Forte per le pagine scansionate.

Forte trasforma ogni pagina in un’unica immagine JPEG e crea un nuovo PDF da quelle immagini, mantenendo il formato originale delle pagine. Dà il risparmio maggiore sui documenti scansionati, perché una scansione è già un’immagine di ogni pagina. Più qualità disegna le pagine a circa 200 DPI su una pagina A4, Bilanciata a circa 150 DPI e Più leggera a circa 120 DPI. Inizia con Bilanciata.

Forte trasforma ogni pagina in un’immagine. Nella copia compressa il testo non si può più selezionare, cercare o copiare, e i link e i campi compilabili smettono di funzionare. Usala per le scansioni, conserva l’originale e non usarla su un documento che qualcuno deve consultare con la ricerca o compilare.

Su un PDF di solo testo, Forte può rendere il file più grande, perché l’immagine di una pagina pesa più del testo che la descrive. Kopitiam non ti consegna mai un file più grande. Se una modalità renderebbe il file più pesante, mostra le dimensioni, spiega perché e non offre il download, dato che il tuo originale è già il più leggero.

Due esempi pratici

Un contratto di locazione scansionato da 40 MB per un limite email di 25 MB. Qui Senza perdita e Riduci foto potrebbero servire a poco, a seconda di come lo scanner ha salvato le pagine. Forte con Bilanciata di solito dà il taglio netto che ti serve, e le dimensioni prima e dopo ti mostrano il risultato reale. Ingrandisci i caratteri piccoli, i numeri IC e il timbro per controllare che siano ancora chiari. Se lo sono, invialo. Se il file è ancora troppo grande, prova Più leggera e ricontrolla.

Un rapporto immobiliare da 18 MB pieno di foto del telefono. Usa Riduci foto. Le foto si rimpiccioliscono, e testo, prezzi e indirizzi restano selezionabili per l’acquirente. Forte lo renderebbe ancora più piccolo, ma il testo diventerebbe immagini: uno scambio poco conveniente per un documento in cui le persone cercano e copiano.

Se è ancora troppo grande

  • Invia meno pagine. Usa Estrarre pagine per inviare solo ciò che ti è stato chiesto, oppure Organizzare PDF per eliminare pagine bianche e doppioni.
  • Dividilo. Dividere PDF taglia il file in parti da inviare in due o tre email. Etichettale parte 1 di 2 e parte 2 di 2, così non si perde niente.
  • La prossima volta scansiona con un’impostazione più bassa. La scala di grigi a 150-200 DPI basta per la maggior parte delle pratiche e produce file molto più piccoli del colore ad alta risoluzione.
  • Condividi un link. Per i file molto grandi, un link a uno spazio di archiviazione nel cloud è spesso più semplice di qualsiasi allegato.

Cosa sapere prima di comprimere

  • I PDF protetti da password per ora non si possono aprire. Apri il file con la sua password nel tuo lettore PDF, usa Stampa e poi Salva come PDF per creare una copia sbloccata, e comprimi quella.
  • Nemmeno i PDF con restrizioni di modifica si possono cambiare. Funziona lo stesso trucco della stampa in PDF.
  • Un PDF con firma digitale non mostrerà più una firma valida dopo la compressione, perché il file è cambiato. Se il destinatario deve verificare la firma, invia l’originale firmato o condividilo tramite link.
  • Su un telefono, Forte ridisegna ogni pagina, quindi una scansione lunga può richiedere un po’ di tempo e molta memoria. Kopitiam non impone limiti di dimensione dei file: il limite pratico è la memoria del tuo dispositivo.

Una volta caricata la pagina, la compressione continua a funzionare anche se la connessione cade. Il file resta sempre sul tuo dispositivo, e questo vale molto quando il documento è una busta paga, la copia di un IC o un contratto firmato.