PDF를 이메일로 보낼 만큼 작게 만들려면 Kopitiam의 PDF 압축을 열고, 방식을 고르고, PDF 압축을 클릭한 뒤 내려받기 전에 새 용량을 확인하세요. 사진이 들어간 문서는 사진 줄이기를, 스캔한 페이지는 강력을, 텍스트만 있는 문서는 무손실을 고르세요.

무엇보다 중요한 건 어떤 방식을 고르느냐예요. 스캔본은 원래 용량의 몇 분의 일로 줄어들 수 있지만, 텍스트만 있는 PDF는 거의 바뀌지 않을 수도 있어요. 무료이고, 계정이 없으며, 파일은 브라우저 안에서 압축되기 때문에 업로드되지 않아요.

이메일 첨부 파일은 얼마나 클 수 있나요?

정해진 규칙은 하나가 아니지만, 개인 이메일 서비스는 첨부 파일을 20~25 MB 정도로 제한하는 경우가 많아요. 회사 이메일은 회사가 더 낮게 정해 두는 경우가 많고, 10 MB인 곳도 있어요. 온라인 양식이나 정부 포털은 더 엄격해서, 파일당 몇 MB만 받는 곳도 있어요.

  • 한도에 딱 맞추지 말고 한도보다 낮게 잡으세요. 첨부 파일은 보낼 때 인코딩되면서 약 3분의 1만큼 커지기 때문에, 20 MB 파일이 25 MB를 넘는 것으로 계산될 수 있어요.
  • 받는 사람 쪽 한도도 중요해요. 내 이메일 서비스는 큰 파일을 보냈는데 상대 서버가 거부할 수도 있어요.
  • 큰 첨부 파일을 클라우드 링크로 바꿔 주는 서비스도 있어요. 그것도 방법이지만, 그러면 파일이 그 서비스에 올라가 있게 돼요.

PDF가 이렇게 큰 이유

텍스트는 아주 작아요. 텍스트만 있는 30쪽짜리 보고서는 1 MB도 한참 안 되는 경우가 많아요. PDF를 무겁게 만드는 건 그림이에요. 스캔한 페이지, 휴대폰 사진, 카메라로 찍어 넣은 고해상도 이미지 같은 것들이죠.

휴대폰이나 사무실 스캐너를 고해상도 컬러로 설정하면 한 페이지에 몇 MB씩 나올 수 있어요. 그렇게 스캔한 12쪽짜리 임대차 계약서는 종이에 적힌 텍스트일 뿐인데도 40 MB에 쉽게 이를 수 있어요. 그래도 좋은 소식이 있어요. 이미지가 많은 파일이 바로 압축이 잘되는 파일이거든요.

PDF를 압축하는 방법, 단계별로

  1. PDF 압축을 열고 파일을 화면에 끌어다 놓거나, 클릭해서 고르세요.
  2. 압축에서 무손실, 사진 줄이기, 강력 중 하나를 고르세요. 무엇을 고를지는 다음 섹션에서 설명해요.
  3. 강력을 골랐다면 화질도 고르세요. 고화질, 균형, 최소 용량이 있어요.
  4. PDF 압축을 클릭하세요. 원래 용량, 새 용량, 얼마나 줄었는지가 보여요.
  5. 압축된 PDF 내려받기를 클릭하세요. 사본은 이름 뒤에 "-compressed"가 붙어 저장되고, 원본은 그대로예요.
  6. 보내기 전에 압축된 사본을 열고 작은 글씨가 있는 페이지를 읽어 보세요. 알아보기 어렵다면 더 약한 설정으로 해 보세요.

같은 파일로 다른 방식을 바로 시도할 수 있어요. 다른 옵션을 고르고 PDF 압축을 다시 클릭하세요. 매번 마지막 결과가 아니라 원본에서 다시 시작해요.

세 가지 방식, 그리고 각각에서 기대할 수 있는 것

무손실은 PDF를 더 간결한 구조로 다시 저장하고, 제목과 작성자 같은 문서 정보를 지워요. 그림은 건드리지 않고 텍스트는 그대로 선택할 수 있어요. 줄어드는 양은 보통 크지 않아요. 이력서, 편지, 텍스트 위주의 보고서에 알맞지만, 40 MB짜리 스캔본을 구해 주지는 못해요.

사진 줄이기는 무손실이 하는 일을 모두 한 다음, PDF 속 JPEG 사진을 더 작게 만들어요. 긴 쪽이 1,600픽셀보다 큰 사진은 크기를 줄이는데, 화면으로 읽거나 보통 크기로 인쇄하기에는 여전히 충분해요. 그리고 더 낮은 JPEG 화질로 다시 저장해요. 새 사진이 확실히 더 작을 때만 바꿔 넣어요. 텍스트, 선, 레이아웃은 건드리지 않으니 텍스트는 그대로 선택할 수 있어요.

사진 줄이기는 큰 카메라 사진이 들어간 문서에서 가장 효과가 좋아요. 부동산 매물 소개, 점검 보고서, 사진이 들어간 학교 과제 같은 것들이죠. 이미지가 다른 방식으로 저장된 PDF는 거의 바뀌지 않아요. 여기에는 많은 차트와 스크린숏, 전문 인쇄용으로 준비한 이미지, 사무실 스캐너로 스캔한 흑백 스캔본이 포함돼요. 더 작게 만들 수 있는 게 없으면 Kopitiam이 그렇다고 알려 주고, 스캔한 페이지라면 강력을 권해요.

강력은 각 페이지를 JPEG 그림 한 장으로 바꾸고, 그 그림들로 원래 페이지 크기를 유지한 새 PDF를 만들어요. 스캔한 문서에서 가장 많이 줄어드는데, 스캔본은 이미 각 페이지를 찍은 그림이기 때문이에요. A4 페이지 기준으로 고화질은 약 200 DPI, 균형은 약 150 DPI, 최소 용량은 약 120 DPI로 페이지를 그려요. 균형부터 시작하세요.

강력은 모든 페이지를 그림으로 바꿔요. 압축된 사본의 텍스트는 더 이상 선택하거나 검색하거나 복사할 수 없고, 링크와 입력 가능한 양식 필드도 작동하지 않아요. 스캔본에 쓰고, 원본은 보관하고, 누군가 검색하거나 작성해야 하는 문서에는 쓰지 마세요.

텍스트만 있는 PDF에서는 강력이 오히려 파일을 키울 수 있어요. 페이지를 찍은 그림이 그 페이지를 표현하는 텍스트보다 크기 때문이에요. Kopitiam은 더 큰 파일을 건네지 않아요. 어떤 방식이든 파일이 커진다면 용량을 보여 주고 이유를 설명할 뿐 내려받기를 제공하지 않아요. 원본이 이미 더 작으니까요.

두 가지 예시

25 MB 이메일 한도에 맞춰야 하는 40 MB짜리 스캔한 임대차 계약서. 여기서는 스캐너가 페이지를 어떻게 저장했느냐에 따라 무손실과 사진 줄이기로는 별 차이가 없을 수 있어요. 강력의 균형으로 하면 보통 필요한 만큼 크게 줄고, 전후 용량을 보면 실제 결과를 알 수 있어요. 작은 글씨, IC 번호, 도장을 확대해서 여전히 선명한지 확인하세요. 선명하면 보내세요. 그래도 파일이 너무 크면 최소 용량으로 해 보고 다시 확인하세요.

휴대폰 사진이 가득한 18 MB짜리 부동산 보고서. 사진 줄이기를 쓰세요. 사진은 작아지고, 텍스트와 가격과 주소는 구매자가 선택할 수 있게 그대로 남아요. 강력으로 하면 더 작아지겠지만 텍스트가 그림으로 바뀌어요. 사람들이 검색하고 복사해 쓸 문서라면 손해 보는 거래예요.

그래도 너무 크다면

  • 페이지를 줄여서 보내세요. 페이지 추출로 요청받은 부분만 보내거나, PDF 페이지 정리로 빈 페이지와 중복 페이지를 지우세요.
  • 나누세요. PDF 분할로 파일을 여러 부분으로 잘라 이메일 두세 통으로 보낼 수 있어요. 빠지는 게 없도록 1/2, 2/2처럼 표시하세요.
  • 다음에는 더 낮은 설정으로 스캔하세요. 대부분의 서류는 150~200 DPI 회색조로 충분하고, 고해상도 컬러보다 훨씬 작은 파일이 나와요.
  • 링크로 공유하세요. 아주 큰 파일은 어떤 첨부 파일보다 클라우드 저장소 링크가 더 간단할 때가 많아요.

압축하기 전에 알아 둘 것

  • 비밀번호로 보호된 PDF는 아직 열 수 없어요. PDF 리더에서 비밀번호로 파일을 연 다음, 인쇄에서 PDF로 저장을 골라 잠금이 풀린 사본을 만들고, 그 사본을 압축하세요.
  • 편집 제한이 걸린 PDF도 바꿀 수 없어요. 같은 PDF로 인쇄하기 방법이 통해요.
  • 디지털 서명된 PDF는 압축하고 나면 서명이 더 이상 유효하게 표시되지 않아요. 파일이 바뀌었기 때문이에요. 받는 사람이 서명을 검증해야 한다면 서명된 원본을 보내거나 링크로 공유하세요.
  • 휴대폰에서는 강력이 모든 페이지를 다시 그리기 때문에, 긴 스캔본은 시간이 걸리고 메모리를 많이 쓸 수 있어요. Kopitiam은 파일 크기 제한을 두지 않아요. 실제 한계는 기기의 메모리예요.

페이지가 한 번 열리고 나면, 인터넷 연결이 끊겨도 압축은 계속 작동해요. 파일은 처음부터 끝까지 기기에 머물러요. 급여 명세서, IC 사본, 서명한 계약서 같은 문서라면 이 점이 아주 중요해요.