Để PDF đủ nhẹ mà gửi email, hãy mở Nén PDF của Kopitiam, chọn một chế độ, bấm Nén PDF và xem dung lượng mới trước khi tải xuống. Chọn Nén ảnh cho tài liệu có hình, Nén mạnh cho trang scan, và Không mất dữ liệu cho tài liệu chỉ có chữ.

Chế độ bạn chọn quan trọng hơn mọi thứ khác. Một bản scan có thể giảm xuống chỉ còn một phần nhỏ dung lượng, trong khi một PDF chỉ có chữ có thể hầu như không đổi. Công cụ miễn phí, không cần tài khoản, và tệp được nén ngay trong trình duyệt nên không bao giờ bị tải lên.

Tệp đính kèm email được nặng tối đa bao nhiêu?

Không có một quy định chung, nhưng nhiều dịch vụ email cá nhân giới hạn tệp đính kèm ở khoảng 20 đến 25 MB. Email công việc thường bị công ty đặt thấp hơn, có khi chỉ 10 MB. Biểu mẫu online và cổng dịch vụ công có thể còn khắt khe hơn, đôi khi chỉ vài megabyte mỗi tệp.

  • Hãy nhắm thấp hơn giới hạn, đừng sát giới hạn. Tệp đính kèm tăng khoảng một phần ba khi được mã hóa để gửi đi, nên một tệp 20 MB có thể bị tính là hơn 25 MB.
  • Giới hạn của người nhận cũng quan trọng. Nhà cung cấp của bạn có thể gửi được tệp lớn nhưng máy chủ bên kia lại từ chối nhận.
  • Một số dịch vụ đề nghị đổi tệp đính kèm lớn thành liên kết đám mây. Cách này dùng được, nhưng khi đó tệp sẽ nằm trên dịch vụ đó.

Vì sao PDF của bạn nặng đến vậy

Chữ rất nhẹ. Một báo cáo 30 trang chỉ có chữ thường nhỏ hơn 1 MB nhiều. Thứ làm PDF nặng là hình ảnh: trang scan, ảnh chụp bằng điện thoại và ảnh độ phân giải cao chèn từ máy ảnh.

Điện thoại hoặc máy scan văn phòng đặt ở độ phân giải cao và chế độ màu có thể tạo ra vài megabyte cho mỗi trang. Một hợp đồng thuê nhà 12 trang scan theo cách đó dễ dàng lên tới 40 MB, dù chỉ là chữ trên giấy. Đó lại là tin tốt, vì tệp nặng do hình ảnh chính là loại nén được nhiều nhất.

Cách nén PDF, từng bước

  1. Mở Nén PDF và thả tệp vào trang, hoặc bấm để chọn tệp.
  2. Trong Mức nén, chọn Không mất dữ liệu, Nén ảnh hoặc Nén mạnh. Phần tiếp theo giải thích nên chọn cái nào.
  3. Nếu chọn Nén mạnh, hãy chọn thêm chất lượng: Chất lượng cao, Cân bằng hoặc Nhỏ nhất.
  4. Bấm Nén PDF. Bạn sẽ thấy dung lượng gốc, dung lượng mới và tệp nhỏ đi bao nhiêu.
  5. Bấm Tải PDF đã nén. Bản sao được lưu với “-compressed” thêm vào tên tệp, còn tệp gốc của bạn giữ nguyên.
  6. Mở bản đã nén và đọc thử một trang có chữ nhỏ trước khi gửi. Nếu không đọc rõ, hãy thử mức nhẹ tay hơn.

Bạn có thể thử ngay chế độ khác trên cùng tệp. Chọn tùy chọn khác rồi bấm Nén PDF lần nữa; mỗi lần nén đều bắt đầu từ tệp gốc, không phải từ kết quả lần trước.

Ba chế độ, và nên kỳ vọng gì ở mỗi chế độ

Không mất dữ liệu lưu lại PDF theo cấu trúc gọn hơn và xóa các thông tin tài liệu như trường tiêu đề và tác giả. Ảnh không bị động đến và chữ vẫn chọn được. Mức giảm thường vừa phải. Chế độ này hợp với CV, thư từ và báo cáo chủ yếu là chữ, nhưng sẽ không cứu được một bản scan 40 MB.

Nén ảnh làm mọi việc của Không mất dữ liệu, rồi làm nhỏ các ảnh JPEG bên trong PDF. Ảnh có cạnh dài hơn 1.600 pixel sẽ được thu nhỏ lại, vẫn thừa đủ để đọc trên màn hình hoặc in ở cỡ bình thường, và được lưu lại với chất lượng JPEG thấp hơn. Một ảnh chỉ bị thay khi bản mới nhỏ hơn rõ rệt. Chữ, đường kẻ và bố cục không bị động đến, nên chữ vẫn chọn được.

Nén ảnh hiệu quả nhất với tài liệu có ảnh chụp lớn: tin rao bất động sản, báo cáo kiểm định hay bài tập ở trường có hình. Nó gần như không thay đổi những PDF có ảnh được lưu theo cách khác. Trong đó có nhiều biểu đồ và ảnh chụp màn hình, ảnh chuẩn bị cho in ấn chuyên nghiệp, và bản scan đen trắng từ máy scan văn phòng. Nếu không có gì nhỏ đi được, Kopitiam sẽ báo cho bạn và gợi ý dùng Nén mạnh cho trang scan.

Nén mạnh biến mỗi trang thành một ảnh JPEG duy nhất và dựng một PDF mới từ các ảnh đó, giữ nguyên khổ trang gốc. Chế độ này giảm nhiều nhất với tài liệu scan, vì bản scan vốn đã là ảnh của từng trang. Chất lượng cao vẽ trang ở khoảng 200 DPI trên trang A4, Cân bằng ở khoảng 150 DPI và Nhỏ nhất ở khoảng 120 DPI. Hãy bắt đầu với Cân bằng.

Nén mạnh biến mọi trang thành ảnh. Chữ trong bản đã nén không còn chọn, tìm kiếm hay sao chép được nữa, và liên kết cũng như các trường biểu mẫu có thể điền sẽ ngừng hoạt động. Hãy dùng cho bản scan, giữ lại tệp gốc, và đừng dùng cho tài liệu mà ai đó cần tìm kiếm hoặc điền vào.

Với PDF chỉ có chữ, Nén mạnh có thể làm tệp lớn hơn, vì ảnh của một trang nặng hơn phần chữ mô tả trang đó. Kopitiam không bao giờ đưa cho bạn một tệp lớn hơn. Nếu chế độ nào đó làm tệp lớn hơn, công cụ sẽ hiện dung lượng, giải thích lý do và không cho tải xuống, vì tệp gốc của bạn đã là tệp nhỏ hơn.

Hai ví dụ cụ thể

Một hợp đồng thuê nhà scan nặng 40 MB, cần gửi qua email giới hạn 25 MB. Không mất dữ liệu và Nén ảnh có thể không giúp được bao nhiêu, tùy cách máy scan lưu trang. Nén mạnh ở mức Cân bằng thường cho mức giảm lớn bạn cần, và dung lượng trước và sau cho bạn biết kết quả thật. Hãy phóng to phần chữ nhỏ, số IC và con dấu để kiểm tra chúng vẫn rõ. Nếu rõ, hãy gửi đi. Nếu tệp vẫn quá nặng, thử Nhỏ nhất rồi kiểm tra lại.

Một báo cáo bất động sản 18 MB đầy ảnh chụp bằng điện thoại. Hãy dùng Nén ảnh. Ảnh nhỏ đi, còn chữ, giá và địa chỉ vẫn chọn được cho người mua. Nén mạnh sẽ còn nhỏ hơn nữa, nhưng chữ sẽ thành ảnh, một sự đánh đổi không đáng với tài liệu mà người ta sẽ tìm kiếm và sao chép.

Nếu vẫn còn quá nặng

  • Gửi ít trang hơn. Dùng Trích xuất trang để chỉ gửi những gì được yêu cầu, hoặc Sắp xếp trang PDF để xóa trang trắng và trang trùng.
  • Tách tệp. Tách PDF cắt tệp thành nhiều phần để gửi trong hai hoặc ba email. Đặt tên là phần 1/2 và phần 2/2 để không ai bỏ sót.
  • Lần sau scan ở mức thấp hơn. Thang xám ở 150 đến 200 DPI là đủ cho hầu hết giấy tờ và cho ra tệp nhỏ hơn nhiều so với màu ở độ phân giải cao.
  • Chia sẻ liên kết. Với tệp rất lớn, liên kết lưu trữ đám mây thường đơn giản hơn bất kỳ tệp đính kèm nào.

Những điều nên biết trước khi nén

  • Hiện chưa mở được PDF có mật khẩu. Hãy mở tệp bằng mật khẩu trong trình đọc PDF, dùng In rồi Lưu dưới dạng PDF để tạo bản sao không khóa, rồi nén bản đó.
  • PDF có giới hạn chỉnh sửa cũng không thay đổi được. Mẹo In ra PDF tương tự vẫn dùng được.
  • PDF có chữ ký số sẽ không còn hiện chữ ký hợp lệ sau khi nén, vì tệp đã thay đổi. Nếu người nhận cần xác minh chữ ký, hãy gửi bản gốc đã ký hoặc chia sẻ qua liên kết.
  • Trên điện thoại, Nén mạnh vẽ lại từng trang, nên một bản scan dài có thể mất khá lâu và tốn nhiều bộ nhớ. Kopitiam không đặt giới hạn dung lượng tệp; giới hạn thực tế là bộ nhớ của thiết bị.

Khi trang đã tải xong, việc nén vẫn tiếp tục kể cả khi mất kết nối. Tệp của bạn ở trên thiết bị suốt quá trình, điều rất đáng giá khi tài liệu là phiếu lương, bản sao IC hay hợp đồng đã ký.