Um eine PDF klein genug für eine E-Mail zu machen, öffne „PDF komprimieren“ von Kopitiam, wähle einen Modus, klicke auf „PDF komprimieren“ und prüfe die neue Größe, bevor du herunterlädst. Wähle „Fotos verkleinern“ für Dokumente mit Bildern, „Stark“ für gescannte Seiten und „Verlustfrei“ für reine Textdokumente.

Welchen Modus du wählst, macht mehr aus als alles andere. Ein Scan kann auf einen Bruchteil seiner Größe schrumpfen, während sich eine reine Text-PDF kaum verändert. Es ist kostenlos, du brauchst kein Konto, und die Datei wird in deinem Browser komprimiert, also nie hochgeladen.

Wie groß darf ein E-Mail-Anhang sein?

Eine einheitliche Regel gibt es nicht, aber viele private E-Mail-Dienste begrenzen Anhänge auf etwa 20 bis 25 MB. Bei beruflichen E-Mails legt die Firma oft eine niedrigere Grenze fest, manchmal 10 MB. Online-Formulare und Behördenportale können noch strenger sein, manchmal nur wenige Megabyte pro Datei.

  • Ziele unter die Grenze, nicht genau auf sie. Anhänge werden beim Kodieren für den Versand um etwa ein Drittel größer, sodass eine 20-MB-Datei als mehr als 25 MB zählen kann.
  • Auch die Grenze des Empfängers zählt. Dein Anbieter verschickt vielleicht eine große Datei, die der Server auf der anderen Seite dann ablehnt.
  • Manche Dienste bieten an, einen großen Anhang stattdessen in einen Cloud-Link umzuwandeln. Das funktioniert, aber die Datei liegt dann bei diesem Dienst.

Warum deine PDF so groß ist

Text ist winzig. Ein 30-seitiger Bericht nur mit Text liegt oft deutlich unter 1 MB. Schwer wird eine PDF durch Bilder: gescannte Seiten, Handyfotos und hochaufgelöste Bilder direkt aus der Kamera.

Ein Handy oder Bürokopierer, der auf hohe Auflösung und Farbe eingestellt ist, kann mehrere Megabyte pro Seite erzeugen. Ein 12-seitiger Mietvertrag, so gescannt, erreicht leicht 40 MB, obwohl er nur Text auf Papier ist. Das ist eine gute Nachricht, denn gerade bildlastige Dateien lassen sich gut komprimieren.

PDF komprimieren, Schritt für Schritt

  1. Öffne „PDF komprimieren“ und zieh deine Datei auf die Seite, oder klicke, um sie auszuwählen.
  2. Wähle unter „Komprimierung“ „Verlustfrei“, „Fotos verkleinern“ oder „Stark“. Welcher passt, erklärt der nächste Abschnitt.
  3. Wenn du „Stark“ gewählt hast, wähle auch eine Qualität: „Bessere Qualität“, „Ausgewogen“ oder „Am kleinsten“.
  4. Klicke auf „PDF komprimieren“. Du siehst die ursprüngliche Größe, die neue Größe und wie viel kleiner die Datei ist.
  5. Klicke auf „Komprimierte PDF herunterladen“. Die Kopie wird mit „-compressed“ im Namen gespeichert, dein Original bleibt unverändert.
  6. Öffne die komprimierte Kopie und lies eine Seite mit Kleingedrucktem, bevor du sie verschickst. Wenn es nicht lesbar ist, probiere eine schonendere Einstellung.

Du kannst sofort einen anderen Modus mit derselben Datei ausprobieren. Wähle eine andere Option und klicke noch einmal auf „PDF komprimieren“. Jeder Durchlauf startet von deinem Original, nicht vom letzten Ergebnis.

Die drei Modi und was du von jedem erwarten kannst

„Verlustfrei“ speichert die PDF in einer kompakteren Struktur neu und leert Dokumentangaben wie die Felder für Titel und Autor. Bilder werden nicht angetastet, Text bleibt markierbar. Die Ersparnis ist meist moderat. Das passt zu Lebensläufen, Briefen und Berichten, die vor allem aus Text bestehen, aber einen 40-MB-Scan rettet es nicht.

„Fotos verkleinern“ macht alles, was „Verlustfrei“ macht, und verkleinert dann die JPEG-Fotos in der PDF. Fotos, die an der längsten Seite größer als 1.600 Pixel sind, werden herunterskaliert, was zum Lesen am Bildschirm oder zum Drucken in normaler Größe immer noch reicht, und mit niedrigerer JPEG-Qualität neu gespeichert. Ein Foto wird nur ersetzt, wenn die neue Version deutlich kleiner ist. Text, Linien und Layout bleiben unberührt, Text bleibt also markierbar.

„Fotos verkleinern“ wirkt am besten bei Dokumenten mit großen Kamerafotos: einem Immobilienexposé, einem Gutachten oder einem Schulprojekt mit Bildern. Bei PDFs, deren Bilder auf andere Weise gespeichert sind, ändert es kaum etwas. Dazu gehören viele Diagramme und Screenshots, Bilder, die für den professionellen Druck vorbereitet wurden, und Schwarz-Weiß-Scans von Bürokopierern. Wenn sich nichts verkleinern ließ, sagt Kopitiam das und schlägt für gescannte Seiten „Stark“ vor.

„Stark“ wandelt jede Seite in ein einzelnes JPEG-Bild um und baut aus diesen Bildern eine neue PDF, wobei die ursprüngliche Seitengröße erhalten bleibt. Bei gescannten Dokumenten spart das am meisten, denn ein Scan ist ohnehin schon ein Bild jeder Seite. „Bessere Qualität“ zeichnet die Seiten auf einer A4-Seite mit etwa 200 DPI, „Ausgewogen“ mit etwa 150 DPI und „Am kleinsten“ mit etwa 120 DPI. Fang mit „Ausgewogen“ an.

„Stark“ macht jede Seite zu einem Bild. Text in der komprimierten Kopie lässt sich nicht mehr markieren, durchsuchen oder kopieren, und Links und ausfüllbare Formularfelder funktionieren nicht mehr. Nutze den Modus für Scans, behalte dein Original und verwende ihn nicht für ein Dokument, das jemand durchsuchen oder ausfüllen muss.

Bei einer reinen Text-PDF kann „Stark“ die Datei größer machen, denn ein Bild einer Seite ist größer als der Text, der sie beschreibt. Kopitiam gibt dir nie eine größere Datei. Würde ein Modus die Datei größer machen, zeigt es die Größe an, erklärt den Grund und bietet keinen Download an, denn dein Original ist schon die kleinere Datei.

Zwei Beispiele

Ein gescannter Mietvertrag mit 40 MB für ein E-Mail-Limit von 25 MB. „Verlustfrei“ und „Fotos verkleinern“ bringen hier vielleicht wenig, je nachdem, wie der Scanner die Seiten gespeichert hat. „Stark“ mit „Ausgewogen“ bringt meist die große Ersparnis, die du brauchst, und die Größen vorher und nachher zeigen dir das echte Ergebnis. Zoom in das Kleingedruckte, die IC-Nummern und den Stempel, um zu prüfen, ob sie noch klar sind. Wenn ja, schick sie ab. Ist die Datei immer noch zu groß, probiere „Am kleinsten“ und prüfe noch einmal.

Ein 18-MB-Immobilienbericht voller Handyfotos. Nimm „Fotos verkleinern“. Die Fotos werden kleiner, und Text, Preise und Adressen bleiben für den Käufer markierbar. „Stark“ würde die Datei noch kleiner machen, aber der Text würde zu Bildern, und das ist ein schlechter Tausch bei einem Dokument, das Leute durchsuchen und aus dem sie kopieren.

Wenn sie immer noch zu groß ist

  • Schick weniger Seiten. Nutze „Seiten extrahieren“, um nur das zu senden, was verlangt wurde, oder „PDF-Seiten ordnen“, um leere Seiten und Duplikate zu löschen.
  • Teil sie auf. „PDF teilen“ zerlegt die Datei in Teile, die du in zwei oder drei E-Mails verschicken kannst. Beschrifte sie mit Teil 1 von 2 und Teil 2 von 2, damit nichts übersehen wird.
  • Scanne beim nächsten Mal mit einer niedrigeren Einstellung. Graustufen mit 150 bis 200 DPI reichen für die meisten Unterlagen und ergeben viel kleinere Dateien als Farbe in hoher Auflösung.
  • Teile einen Link. Bei sehr großen Dateien ist ein Cloud-Speicher-Link oft einfacher als jeder Anhang.

Was du vor dem Komprimieren wissen solltest

  • Passwortgeschützte PDFs lassen sich noch nicht öffnen. Öffne die Datei mit ihrem Passwort in deinem PDF-Reader, nutze „Drucken“ und dann „Als PDF speichern“, um eine entsperrte Kopie zu erstellen, und komprimiere diese.
  • PDFs mit Bearbeitungsbeschränkungen lassen sich ebenfalls nicht ändern. Derselbe Trick mit „Als PDF drucken“ funktioniert auch hier.
  • Eine digital signierte PDF zeigt nach dem Komprimieren keine gültige Signatur mehr, weil sich die Datei verändert hat. Wenn der Empfänger die Signatur prüfen muss, schick das signierte Original oder teile es per Link.
  • Auf dem Handy zeichnet „Stark“ jede Seite neu, ein langer Scan kann also eine Weile dauern und viel Speicher brauchen. Kopitiam setzt keine Dateigrößengrenze; die praktische Grenze ist der Arbeitsspeicher deines Geräts.

Sobald die Seite geladen ist, funktioniert das Komprimieren auch weiter, wenn deine Verbindung abbricht. Deine Datei bleibt die ganze Zeit auf deinem Gerät, und das ist viel wert, wenn das Dokument eine Gehaltsabrechnung, eine IC-Kopie oder ein unterschriebener Vertrag ist.