За да направите PDF достатъчно малък за имейл, отворете „Компресиране на PDF“ в Kopitiam, изберете режим, щракнете „Компресирай PDF“ и проверете новия размер, преди да изтеглите. Изберете „Смали снимките“ за документи със снимки, „Силно“ за сканирани страници и „Без загуби“ за обикновени текстови документи.

Изборът на режим има по-голямо значение от всичко останало. Един скан може да се смали до малка част от размера си, докато PDF само с текст може почти да не се промени. Безплатно е, не е нужен профил, а файлът се компресира във вашия браузър, така че никога не се качва.

Колко голям може да бъде прикаченият файл към имейл?

Няма едно общо правило, но много лични имейл услуги ограничават прикачените файлове до около 20 до 25 MB. За служебната поща фирмата често задава по-ниска граница, понякога 10 MB. Онлайн формулярите и държавните портали могат да бъдат още по-строги, понякога само няколко мегабайта на файл.

  • Целете се под границата, а не точно в нея. Прикачените файлове нарастват с около една трета, когато се кодират за изпращане, така че файл от 20 MB може да се брои за повече от 25 MB.
  • Границата на получателя също има значение. Вашият доставчик може да изпрати голям файл, който сървърът на получателя после да откаже.
  • Някои услуги предлагат да превърнат големия прикачен файл във връзка към облака. Това работи, но тогава файлът стои в тази услуга.

Защо вашият PDF е толкова голям

Текстът заема съвсем малко място. Отчет от 30 страници само с текст често е доста под 1 MB. Картинките са това, което прави един PDF тежък: сканирани страници, снимки от телефон и изображения с висока резолюция, вмъкнати от фотоапарат.

Телефон или офис скенер, настроен на висока резолюция и цвят, може да произведе по няколко мегабайта на страница. Договор за наем от 12 страници, сканиран така, лесно може да достигне 40 MB, макар да е само текст на хартия. Това е добра новина, защото файловете с много изображения са точно тези, които се компресират добре.

Как да компресирате PDF стъпка по стъпка

  1. Отворете „Компресиране на PDF“ и пуснете файла си върху страницата или щракнете, за да го изберете.
  2. Под „Компресиране“ изберете „Без загуби“, „Смали снимките“ или „Силно“. Следващият раздел обяснява кой.
  3. Ако сте избрали „Силно“, изберете и качество: „По-високо качество“, „Балансирано“ или „Най-малък“.
  4. Щракнете „Компресирай PDF“. Ще видите първоначалния размер, новия размер и с колко е по-малък.
  5. Щракнете „Изтегли компресирания PDF“. Копието се записва с „-compressed“, добавено към името му, а оригиналът ви остава непроменен.
  6. Отворете компресираното копие и прочетете страница с дребен шрифт, преди да го изпратите. Ако не се чете добре, опитайте по-щадяща настройка.

Можете веднага да опитате друг режим върху същия файл. Изберете друга опция и щракнете „Компресирай PDF“ отново; всяко изпълнение започва от оригинала ви, а не от последния резултат.

Трите режима и какво да очаквате от всеки

„Без загуби“ презаписва PDF файла в по-компактна структура и изчиства данните за документа, като полетата за заглавие и автор. Картинките не се пипат и текстът остава селектируем. Икономията обикновено е умерена. Подходящ е за CV, писма и отчети, които са предимно текст, но няма да спаси скан от 40 MB.

„Смали снимките“ прави всичко, което прави „Без загуби“, а после смалява JPEG снимките в PDF файла. Снимките, по-големи от 1600 пиксела по дългата си страна, се намаляват, което пак е напълно достатъчно за четене на екран или печат в нормален размер, и се презаписват с по-ниско JPEG качество. Една снимка се заменя само ако новата версия е ясно по-малка. Текстът, линиите и оформлението не се пипат, така че текстът остава селектируем.

„Смали снимките“ работи най-добре при документи с големи снимки от фотоапарат: обява за имот, доклад от оглед или училищен проект със снимки. Почти не променя PDF файлове, в които изображенията са съхранени по друг начин. Сред тях са много диаграми и екранни снимки, изображения, подготвени за професионален печат, и черно-бели сканове от офис скенери. Ако нищо не може да се смали, Kopitiam го казва и предлага „Силно“ за сканирани страници.

„Силно“ превръща всяка страница в една JPEG картинка и създава нов PDF от тези картинки, като запазва първоначалния размер на страницата. То дава най-голяма икономия при сканирани документи, защото сканът вече е картинка на всяка страница. „По-високо качество“ изчертава страниците с около 200 DPI върху страница A4, „Балансирано“ с около 150 DPI, а „Най-малък“ с около 120 DPI. Започнете с „Балансирано“.

„Силно“ превръща всяка страница в картинка. Текстът в компресираното копие вече не може да се селектира, търси или копира, а връзките и попълваемите полета на формуляри спират да работят. Използвайте го за сканове, пазете оригинала си и не го прилагайте върху документ, в който някой трябва да търси или да попълва.

При PDF само с текст „Силно“ може да направи файла по-голям, тъй като картинката на една страница е по-голяма от текста, който я описва. Kopitiam никога не ви дава по-голям файл. Ако някой режим би увеличил файла, той показва размера, обяснява защо и не предлага изтегляне, защото оригиналът ви вече е по-малкият.

Два примера

Сканиран договор за наем от 40 MB при граница за имейл от 25 MB. „Без загуби“ и „Смали снимките“ може да помогнат малко тук, в зависимост от това как скенерът е записал страниците. „Силно“ с „Балансирано“ обикновено дава голямото намаление, което ви трябва, а размерите преди и след показват реалния резултат. Увеличете дребния шрифт, номерата на IC и печата, за да проверите, че все още са ясни. Ако са, изпратете го. Ако файлът все още е твърде голям, опитайте „Най-малък“ и проверете отново.

Доклад за имот от 18 MB, пълен със снимки от телефон. Използвайте „Смали снимките“. Снимките стават по-малки, а текстът, цените и адресите остават селектируеми за купувача. „Силно“ би го направило още по-малък, но текстът би се превърнал в картинки, което е лоша замяна за документ, в който хората ще търсят и от който ще копират.

Ако все още е твърде голям

  • Изпратете по-малко страници. Използвайте „Извличане на страници“, за да изпратите само поисканото, или „Подреждане на PDF“, за да изтриете празните страници и дубликатите.
  • Разделете го. „Разделяне на PDF“ разрязва файла на части, които можете да изпратите в два или три имейла. Отбележете ги като част 1 от 2 и част 2 от 2, за да не се пропусне нищо.
  • Следващия път сканирайте с по-ниска настройка. Сиво при 150 до 200 DPI стига за повечето документи и дава далеч по-малки файлове от цвят при висока резолюция.
  • Споделете връзка. За много големи файлове връзката към облачно хранилище често е по-лесна от всеки прикачен файл.

Какво да знаете, преди да компресирате

  • PDF файлове, защитени с парола, засега не могат да се отворят. Отворете файла с паролата му в своята програма за PDF, използвайте „Печат“ и после „Запазване като PDF“, за да направите отключено копие, и компресирайте него.
  • PDF файлове с ограничения за редактиране също не могат да се променят. Същият трик с печат в PDF работи.
  • Цифрово подписан PDF вече няма да показва валиден подпис след компресиране, защото файлът се е променил. Ако получателят трябва да провери подписа, изпратете подписания оригинал или го споделете чрез връзка.
  • На телефон „Силно“ изчертава всяка страница наново, така че дълъг скан може да отнеме време и да използва много памет. Kopitiam не поставя ограничение за размера на файла; практическата граница е паметта на устройството ви.

След като страницата се зареди, компресирането продължава да работи дори ако връзката ви прекъсне. Файлът ви остава на устройството през цялото време, което струва много, когато документът е фиш за заплата, копие на IC или подписан договор.