Untuk membuat PDF cukup kecil agar bisa dikirim lewat email, buka Kompres PDF di Kopitiam, pilih mode, klik Kompres PDF, lalu periksa ukuran barunya sebelum mengunduh. Pilih Kecilkan foto untuk dokumen bergambar, Kuat untuk halaman hasil scan, dan Lossless untuk dokumen yang isinya teks biasa.

Mode yang Anda pilih lebih menentukan daripada apa pun. Hasil scan bisa menyusut menjadi sebagian kecil dari ukuran aslinya, sementara PDF yang isinya hanya teks mungkin hampir tidak berubah. Alat ini gratis, tanpa akun, dan file dikompres di dalam browser Anda, jadi tidak pernah diunggah.

Seberapa besar lampiran email boleh?

Tidak ada satu aturan, tetapi banyak layanan email pribadi membatasi lampiran di sekitar 20 sampai 25 MB. Email kantor sering diatur lebih rendah oleh perusahaan, kadang 10 MB. Formulir online dan portal pemerintah bisa lebih ketat lagi, kadang hanya beberapa megabyte per file.

  • Usahakan di bawah batas, jangan pas di batas. Lampiran membesar sekitar sepertiga saat di-encode untuk dikirim, jadi file 20 MB bisa terhitung lebih dari 25 MB.
  • Batas penerima juga berpengaruh. Penyedia email Anda mungkin bisa mengirim file besar yang kemudian ditolak oleh server penerima.
  • Sebagian layanan menawarkan untuk mengubah lampiran besar menjadi tautan cloud. Itu bisa dipakai, tetapi file Anda lalu tersimpan di layanan tersebut.

Kenapa PDF Anda begitu besar

Teks itu kecil. Laporan 30 halaman yang isinya hanya teks sering jauh di bawah 1 MB. Gambarlah yang membuat PDF berat: halaman hasil scan, foto dari ponsel, dan gambar beresolusi tinggi yang disisipkan dari kamera.

Ponsel atau scanner kantor yang diatur ke resolusi tinggi dan berwarna bisa menghasilkan beberapa megabyte per halaman. Perjanjian sewa 12 halaman yang di-scan dengan cara itu bisa dengan mudah mencapai 40 MB, padahal isinya hanya teks di atas kertas. Ini kabar baik, karena file yang penuh gambar justru yang paling bisa dikompres.

Cara kompres PDF, langkah demi langkah

  1. Buka Kompres PDF dan taruh file Anda di halaman, atau klik untuk memilihnya.
  2. Di bagian Kompresi, pilih Lossless, Kecilkan foto, atau Kuat. Bagian berikutnya menjelaskan mana yang cocok.
  3. Jika Anda memilih Kuat, pilih juga kualitasnya: Kualitas tinggi, Seimbang, atau Terkecil.
  4. Klik Kompres PDF. Anda akan melihat ukuran asli, ukuran baru, dan seberapa banyak file mengecil.
  5. Klik Unduh PDF terkompres. Salinannya disimpan dengan tambahan "-compressed" pada namanya, dan file asli Anda tidak berubah.
  6. Buka salinan terkompres dan baca satu halaman yang tulisannya kecil sebelum mengirimnya. Jika tidak terbaca, coba pengaturan yang lebih ringan.

Anda bisa langsung mencoba mode lain pada file yang sama. Pilih opsi lain dan klik Kompres PDF lagi; setiap percobaan dimulai dari file asli Anda, bukan dari hasil terakhir.

Tiga mode, dan apa yang bisa diharapkan dari masing-masing

Lossless menyimpan ulang PDF dalam struktur yang lebih ringkas dan mengosongkan detail dokumen seperti kolom judul dan penulis. Gambar tidak disentuh dan teks tetap bisa dipilih. Penghematannya biasanya kecil. Mode ini cocok untuk CV, surat, dan laporan yang sebagian besar berisi teks, tetapi tidak akan menolong hasil scan 40 MB.

Kecilkan foto melakukan semua yang dilakukan Lossless, lalu memperkecil foto JPEG di dalam PDF. Foto yang sisi terpanjangnya lebih dari 1.600 piksel diperkecil, yang masih sangat cukup untuk dibaca di layar atau dicetak dalam ukuran normal, lalu disimpan ulang dengan kualitas JPEG yang lebih rendah. Sebuah foto hanya diganti jika versi barunya jelas lebih kecil. Teks, garis, dan tata letak tidak disentuh, jadi teks tetap bisa dipilih.

Kecilkan foto paling efektif untuk dokumen dengan foto kamera yang besar: iklan properti, laporan inspeksi, atau tugas sekolah bergambar. Mode ini hampir tidak mengubah PDF yang gambarnya disimpan dengan cara lain. Termasuk di antaranya banyak grafik dan screenshot, gambar yang disiapkan untuk percetakan profesional, dan hasil scan hitam-putih dari scanner kantor. Jika tidak ada yang bisa diperkecil, Kopitiam akan memberi tahu Anda dan menyarankan Kuat untuk halaman hasil scan.

Kuat mengubah setiap halaman menjadi satu gambar JPEG dan membangun PDF baru dari gambar-gambar itu, dengan ukuran halaman asli tetap dipertahankan. Mode ini memberi penghematan terbesar untuk dokumen hasil scan, karena hasil scan memang sudah berupa gambar dari setiap halaman. Kualitas tinggi menggambar halaman sekitar 200 DPI pada halaman A4, Seimbang sekitar 150 DPI, dan Terkecil sekitar 120 DPI. Mulailah dengan Seimbang.

Kuat mengubah setiap halaman menjadi gambar. Teks di salinan terkompres tidak bisa lagi dipilih, dicari, atau disalin, dan tautan serta kolom formulir yang bisa diisi berhenti berfungsi. Gunakan untuk hasil scan, simpan file asli Anda, dan jangan gunakan pada dokumen yang perlu dicari atau diisi orang lain.

Pada PDF yang isinya hanya teks, Kuat bisa membuat file lebih besar, karena gambar sebuah halaman lebih besar daripada teks yang menggambarkannya. Kopitiam tidak pernah memberi Anda file yang lebih besar. Jika suatu mode akan membuat file lebih besar, Kopitiam menampilkan ukurannya, menjelaskan alasannya, dan tidak menawarkan unduhan, karena file asli Anda sudah yang lebih kecil.

Dua contoh nyata

Perjanjian sewa hasil scan berukuran 40 MB untuk batas email 25 MB. Lossless dan Kecilkan foto mungkin hanya sedikit membantu di sini, tergantung cara scanner menyimpan halamannya. Kuat dengan Seimbang biasanya memberi pengurangan besar yang Anda butuhkan, dan ukuran sebelum dan sesudah menunjukkan hasil sebenarnya. Perbesar tulisan kecil, nomor IC, dan stempelnya untuk memastikan semuanya masih jelas. Jika jelas, kirimkan. Jika file masih terlalu besar, coba Terkecil dan periksa lagi.

Laporan properti 18 MB yang penuh foto dari ponsel. Gunakan Kecilkan foto. Fotonya mengecil, sementara teks, harga, dan alamat tetap bisa dipilih oleh pembeli. Kuat akan membuatnya lebih kecil lagi, tetapi teksnya akan berubah menjadi gambar, dan itu pertukaran yang buruk untuk dokumen yang akan dicari dan disalin isinya.

Jika masih terlalu besar

  • Kirim lebih sedikit halaman. Gunakan Ekstrak Halaman untuk mengirim hanya yang diminta, atau Atur Halaman PDF untuk menghapus halaman kosong dan duplikat.
  • Pisahkan. Pisah PDF memotong file menjadi beberapa bagian yang bisa Anda kirim dalam dua atau tiga email. Beri label bagian 1 dari 2 dan bagian 2 dari 2 agar tidak ada yang terlewat.
  • Lain kali, scan ulang dengan pengaturan lebih rendah. Skala abu-abu pada 150 sampai 200 DPI sudah cukup untuk kebanyakan dokumen dan menghasilkan file yang jauh lebih kecil daripada berwarna dengan resolusi tinggi.
  • Bagikan tautan. Untuk file yang sangat besar, tautan penyimpanan cloud sering lebih praktis daripada lampiran apa pun.

Yang perlu diketahui sebelum mengompres

  • PDF yang dilindungi kata sandi belum bisa dibuka. Buka file dengan kata sandinya di pembaca PDF Anda, gunakan Cetak lalu Simpan sebagai PDF untuk membuat salinan yang tidak terkunci, lalu kompres salinan itu.
  • PDF dengan batasan pengeditan juga tidak bisa diubah. Trik Cetak ke PDF yang sama bisa dipakai.
  • PDF yang ditandatangani secara digital tidak akan lagi menunjukkan tanda tangan yang valid setelah dikompres, karena filenya sudah berubah. Jika penerima perlu memverifikasi tanda tangan, kirim file asli yang ditandatangani atau bagikan lewat tautan.
  • Di ponsel, Kuat menggambar ulang setiap halaman, jadi hasil scan yang panjang bisa memakan waktu dan banyak memori. Kopitiam tidak menetapkan batas ukuran file; batas praktisnya adalah memori perangkat Anda.

Setelah halaman dimuat, kompresi tetap berjalan meskipun koneksi Anda terputus. File Anda tetap di perangkat Anda sepanjang waktu, dan itu sangat berarti ketika dokumennya slip gaji, salinan IC, atau kontrak yang sudah ditandatangani.