Para que un PDF sea lo bastante pequeño como para enviarlo por correo, abre Comprimir PDF de Kopitiam, elige un modo, haz clic en Comprimir PDF y comprueba el nuevo tamaño antes de descargarlo. Elige Reducir fotos para documentos con imágenes, Fuerte para páginas escaneadas y Sin pérdida para documentos de solo texto.

El modo que elijas importa más que cualquier otra cosa. Un escaneo puede quedarse en una fracción de su tamaño, mientras que un PDF de solo texto quizá apenas cambie. Es gratis, no hace falta cuenta y el archivo se comprime dentro de tu navegador, así que nunca se sube.

¿Cuánto puede pesar un archivo adjunto?

No hay una regla única, pero muchos servicios de correo personal limitan los adjuntos a unos 20 o 25 MB. En el correo del trabajo, la empresa suele fijar un límite más bajo, a veces de 10 MB. Los formularios en línea y los portales de la administración pueden ser aún más estrictos, a veces de solo unos pocos megas por archivo.

  • Apunta por debajo del límite, no justo al límite. Los adjuntos crecen aproximadamente un tercio cuando se codifican para enviarlos, así que un archivo de 20 MB puede contar como más de 25 MB.
  • También importa el límite del destinatario. Tu proveedor puede enviar un archivo grande que luego el servidor del destinatario rechace.
  • Algunos servicios te ofrecen convertir un adjunto grande en un enlace a la nube. Funciona, pero entonces el archivo se queda en ese servicio.

Por qué tu PDF pesa tanto

El texto ocupa muy poco. Un informe de 30 páginas de solo texto suele pesar bastante menos de 1 MB. Lo que hace pesado un PDF son las imágenes: páginas escaneadas, fotos del móvil e imágenes de alta resolución insertadas desde una cámara.

Un móvil o un escáner de oficina configurado en alta resolución y en color puede generar varios megas por página. Un contrato de alquiler de 12 páginas escaneado así puede llegar fácilmente a 40 MB, aunque solo sea texto sobre papel. Es una buena noticia, porque los archivos llenos de imágenes son justo los que mejor se comprimen.

Cómo comprimir un PDF, paso a paso

  1. Abre Comprimir PDF y suelta tu archivo en la página, o haz clic para elegirlo.
  2. En Compresión, elige Sin pérdida, Reducir fotos o Fuerte. La siguiente sección explica cuál.
  3. Si has elegido Fuerte, elige también una calidad: Más calidad, Equilibrado o Mínimo.
  4. Haz clic en Comprimir PDF. Verás el tamaño original, el nuevo tamaño y cuánto se ha reducido.
  5. Haz clic en Descargar PDF comprimido. La copia se guarda con «-compressed» añadido al nombre y tu original no cambia.
  6. Abre la copia comprimida y lee una página de letra pequeña antes de enviarla. Si no se lee bien, prueba un ajuste más suave.

Puedes probar otro modo con el mismo archivo enseguida. Elige otra opción y vuelve a hacer clic en Comprimir PDF; cada vez se parte de tu original, no del último resultado.

Los tres modos y qué esperar de cada uno

Sin pérdida vuelve a guardar el PDF con una estructura más compacta y borra datos del documento, como los campos de título y autor. Las imágenes no se tocan y el texto sigue siendo seleccionable. El ahorro suele ser moderado. Va bien para currículums, cartas e informes que son sobre todo texto, pero no salvará un escaneo de 40 MB.

Reducir fotos hace todo lo que hace Sin pérdida y, además, reduce las fotos JPEG que hay dentro del PDF. Las fotos de más de 1600 píxeles en su lado más largo se reducen, lo que sigue siendo de sobra para leer en pantalla o imprimir a tamaño normal, y se vuelven a guardar con una calidad JPEG más baja. Una foto solo se sustituye si la nueva versión es claramente más pequeña. El texto, las líneas y la maquetación no se tocan, así que el texto sigue siendo seleccionable.

Reducir fotos funciona mejor en documentos con fotos grandes de cámara: el anuncio de un inmueble, un informe de inspección o un trabajo escolar con imágenes. Apenas cambia los PDF cuyas imágenes se guardan de otra forma. Eso incluye muchos gráficos y capturas de pantalla, imágenes preparadas para imprenta profesional y escaneos en blanco y negro de escáneres de oficina. Si no hay nada que se pueda reducir, Kopitiam te lo dice y te sugiere Fuerte para páginas escaneadas.

Fuerte convierte cada página en una sola imagen JPEG y crea un PDF nuevo con esas imágenes, manteniendo el tamaño de página original. Es el que más reduce en documentos escaneados, porque un escaneo ya es una imagen de cada página. Más calidad dibuja las páginas a unos 200 DPI en una página A4, Equilibrado a unos 150 DPI y Mínimo a unos 120 DPI. Empieza por Equilibrado.

Fuerte convierte cada página en una imagen. En la copia comprimida, el texto ya no se puede seleccionar, buscar ni copiar, y los enlaces y los campos de formulario rellenables dejan de funcionar. Úsalo para escaneos, guarda tu original y no lo uses en un documento que alguien tenga que buscar o rellenar.

En un PDF de solo texto, Fuerte puede hacer el archivo más grande, porque una imagen de una página ocupa más que el texto que la describe. Kopitiam nunca te da un archivo más grande. Si algún modo fuera a aumentar el tamaño, te muestra el tamaño, te explica por qué y no ofrece descarga, porque tu original ya es el más ligero.

Dos ejemplos prácticos

Un contrato de alquiler escaneado de 40 MB para un límite de correo de 25 MB. Aquí Sin pérdida y Reducir fotos pueden hacer poco, según cómo guardó las páginas el escáner. Fuerte en Equilibrado suele dar el gran recorte que necesitas, y los tamaños de antes y después te dicen el resultado real. Haz zoom en la letra pequeña, los números de IC y el sello para comprobar que siguen claros. Si lo están, envíalo. Si el archivo sigue siendo demasiado grande, prueba Mínimo y vuelve a comprobarlo.

Un informe de un inmueble de 18 MB lleno de fotos del móvil. Usa Reducir fotos. Las fotos se reducen, y el texto, los precios y las direcciones siguen siendo seleccionables para el comprador. Fuerte lo dejaría aún más pequeño, pero el texto se convertiría en imágenes, y eso es mal negocio para un documento en el que la gente va a buscar y del que va a copiar.

Si sigue pesando demasiado

  • Envía menos páginas. Usa Extraer páginas para enviar solo lo que te han pedido, u Organizar PDF para eliminar páginas en blanco y duplicadas.
  • Divídelo. Dividir PDF corta el archivo en partes que puedes enviar en dos o tres correos. Ponles «parte 1 de 2» y «parte 2 de 2» para que no se pierda nada.
  • La próxima vez, escanea con un ajuste más bajo. Escala de grises a 150 o 200 DPI basta para la mayoría del papeleo y genera archivos mucho más pequeños que el color en alta resolución.
  • Comparte un enlace. Para archivos muy grandes, un enlace a un almacenamiento en la nube suele ser más sencillo que cualquier adjunto.

Lo que debes saber antes de comprimir

  • Los PDF protegidos con contraseña todavía no se pueden abrir. Abre el archivo con su contraseña en tu lector de PDF, usa Imprimir y luego Guardar como PDF para crear una copia desbloqueada, y comprime esa.
  • Los PDF con restricciones de edición tampoco se pueden modificar. Funciona el mismo truco de imprimir a PDF.
  • Un PDF con firma digital dejará de mostrar una firma válida después de comprimirlo, porque el archivo ha cambiado. Si el destinatario necesita verificar la firma, envía el original firmado o compártelo con un enlace.
  • En un móvil, Fuerte vuelve a dibujar cada página, así que un escaneo largo puede tardar un rato y usar mucha memoria. Kopitiam no pone límite de tamaño de archivo; el límite real es la memoria de tu dispositivo.

Una vez cargada la página, la compresión sigue funcionando aunque se corte la conexión. Tu archivo se queda en tu dispositivo todo el tiempo, y eso vale mucho cuando el documento es una nómina, una copia del IC o un contrato firmado.