ลดขนาดไฟล์ PDF เพื่อส่งอีเมล ฟรี ไม่ต้องอัปโหลด

ถ้าอยากให้ PDF เล็กพอจะส่งอีเมล ให้เปิด บีบอัด PDF ของ Kopitiam เลือกโหมด คลิก บีบอัด PDF แล้วดูขนาดใหม่ก่อนดาวน์โหลด เลือก ย่อรูปภาพ สำหรับเอกสารที่มีรูป บีบอัดสูง สำหรับหน้าที่สแกนมา และ ไม่เสียคุณภาพ สำหรับเอกสารที่มีแต่ข้อความ

การเลือกโหมดสำคัญกว่าอย่างอื่นทั้งหมด ไฟล์สแกนอาจเล็กลงเหลือเพียงเศษเสี้ยวของขนาดเดิม ในขณะที่ PDF ที่มีแต่ข้อความอาจแทบไม่เปลี่ยนเลย ใช้ฟรี ไม่ต้องมีบัญชี และไฟล์ถูกบีบอัดภายในเบราว์เซอร์ของคุณ จึงไม่เคยถูกอัปโหลด

ไฟล์แนบอีเมลใหญ่ได้แค่ไหน

ไม่มีกฎตายตัว แต่บริการอีเมลส่วนตัวหลายเจ้าจำกัดไฟล์แนบไว้ราว 20 ถึง 25 MB อีเมลที่ทำงานมักถูกบริษัทตั้งไว้ต่ำกว่านั้น บางทีแค่ 10 MB แบบฟอร์มออนไลน์และเว็บไซต์ของหน่วยงานรัฐอาจเข้มงวดกว่านั้นอีก บางแห่งรับได้เพียงไม่กี่เมกะไบต์ต่อไฟล์

• ตั้งเป้าให้ต่ำกว่าขีดจำกัด ไม่ใช่เท่ากับขีดจำกัด ไฟล์แนบจะใหญ่ขึ้นราวหนึ่งในสามเมื่อถูกเข้ารหัสเพื่อส่ง ไฟล์ 20 MB จึงอาจนับเป็นมากกว่า 25 MB
• ขีดจำกัดของผู้รับก็สำคัญ ผู้ให้บริการของคุณอาจส่งไฟล์ใหญ่ออกไปได้ แต่เซิร์ฟเวอร์ของผู้รับอาจปฏิเสธไฟล์นั้น
• บางบริการเสนอให้เปลี่ยนไฟล์แนบขนาดใหญ่เป็นลิงก์คลาวด์แทน วิธีนี้ใช้ได้ แต่ไฟล์จะไปอยู่บนบริการนั้น

ทำไม PDF ของคุณถึงใหญ่

ข้อความมีขนาดเล็กมาก รายงานข้อความล้วน 30 หน้ามักมีขนาดไม่ถึง 1 MB สิ่งที่ทำให้ PDF หนักคือรูปภาพ ได้แก่ หน้าที่สแกนมา รูปถ่ายจากโทรศัพท์ และรูปความละเอียดสูงที่ใส่มาจากกล้อง

โทรศัพท์หรือเครื่องสแกนในออฟฟิศที่ตั้งความละเอียดสูงและสแกนแบบสี อาจได้ไฟล์หลายเมกะไบต์ต่อหน้า สัญญาเช่า 12 หน้าที่สแกนแบบนั้นอาจใหญ่ถึง 40 MB ได้ง่ายๆ ทั้งที่เป็นแค่ข้อความบนกระดาษ นี่เป็นข่าวดี เพราะไฟล์ที่มีรูปภาพมากคือไฟล์ที่บีบอัดได้ผลดีที่สุด

วิธีบีบอัด PDF ทีละขั้นตอน

1. เปิด บีบอัด PDF แล้วลากไฟล์มาวางบนหน้า หรือคลิกเพื่อเลือกไฟล์
2. ใต้หัวข้อ การบีบอัด เลือก ไม่เสียคุณภาพ ย่อรูปภาพ หรือ บีบอัดสูง หัวข้อถัดไปอธิบายว่าควรเลือกแบบไหน
3. ถ้าเลือก บีบอัดสูง ให้เลือกคุณภาพด้วย: คุณภาพสูง สมดุล หรือ เล็กที่สุด
4. คลิก บีบอัด PDF คุณจะเห็นขนาดเดิม ขนาดใหม่ และเล็กลงไปเท่าไร
5. คลิก ดาวน์โหลด PDF ที่บีบอัดแล้ว สำเนาจะถูกบันทึกโดยมี "-compressed" ต่อท้ายชื่อ และไฟล์ต้นฉบับของคุณไม่เปลี่ยนแปลง
6. เปิดสำเนาที่บีบอัดแล้ว และอ่านหน้าที่มีตัวหนังสือเล็กสักหน้าก่อนส่ง ถ้าอ่านไม่ชัด ให้ลองการตั้งค่าที่เบากว่า

คุณลองโหมดอื่นกับไฟล์เดิมได้ทันที เลือกตัวเลือกอื่นแล้วคลิก บีบอัด PDF อีกครั้ง ทุกครั้งจะเริ่มจากไฟล์ต้นฉบับ ไม่ได้เริ่มจากผลลัพธ์ครั้งก่อน

สามโหมด และสิ่งที่คาดหวังได้จากแต่ละโหมด

ไม่เสียคุณภาพ จะบันทึก PDF ใหม่ในโครงสร้างที่กะทัดรัดกว่า และล้างรายละเอียดของเอกสาร เช่น ช่องชื่อเรื่องและชื่อผู้เขียน รูปภาพไม่ถูกแตะต้อง และยังเลือกข้อความได้ มักลดขนาดได้ไม่มาก เหมาะกับเรซูเม่ จดหมาย และรายงานที่ส่วนใหญ่เป็นข้อความ แต่ช่วยไฟล์สแกน 40 MB ไม่ได้

ย่อรูปภาพ ทำทุกอย่างที่ ไม่เสียคุณภาพ ทำ แล้วทำให้รูป JPEG ใน PDF เล็กลงด้วย รูปที่ด้านยาวที่สุดเกิน 1,600 พิกเซลจะถูกย่อลง ซึ่งยังเพียงพอสำหรับอ่านบนจอหรือพิมพ์ขนาดปกติ และถูกบันทึกใหม่ด้วยคุณภาพ JPEG ที่ต่ำลง รูปจะถูกแทนที่ก็ต่อเมื่อเวอร์ชันใหม่เล็กกว่าอย่างชัดเจน ข้อความ เส้น และเลย์เอาต์ไม่ถูกแตะต้อง จึงยังเลือกข้อความได้

ย่อรูปภาพ ได้ผลดีที่สุดกับเอกสารที่มีรูปถ่ายจากกล้องขนาดใหญ่ เช่น ประกาศขายบ้าน รายงานตรวจสอบ หรือโครงงานของโรงเรียนที่มีรูปภาพ แต่แทบไม่เปลี่ยนอะไรกับ PDF ที่เก็บรูปไว้ในรูปแบบอื่น ซึ่งรวมถึงแผนภูมิและภาพหน้าจอจำนวนมาก รูปที่เตรียมไว้สำหรับงานพิมพ์มืออาชีพ และไฟล์สแกนขาวดำจากเครื่องสแกนในออฟฟิศ ถ้าไม่มีอะไรทำให้เล็กลงได้ Kopitiam จะบอกคุณ และแนะนำ บีบอัดสูง สำหรับหน้าที่สแกนมา

บีบอัดสูง จะเปลี่ยนแต่ละหน้าเป็นรูป JPEG หนึ่งรูป แล้วสร้าง PDF ใหม่จากรูปเหล่านั้น โดยคงขนาดหน้าเดิมไว้ โหมดนี้ลดขนาดไฟล์สแกนได้มากที่สุด เพราะไฟล์สแกนก็เป็นรูปภาพของแต่ละหน้าอยู่แล้ว คุณภาพสูง วาดหน้าที่ประมาณ 200 DPI บนหน้า A4 สมดุล ที่ประมาณ 150 DPI และ เล็กที่สุด ที่ประมาณ 120 DPI เริ่มจาก สมดุล

กับ PDF ที่มีแต่ข้อความ บีบอัดสูง อาจทำให้ไฟล์ใหญ่ขึ้น เพราะรูปภาพของหน้าหนึ่งใหญ่กว่าข้อความที่บรรยายหน้านั้น Kopitiam ไม่เคยให้ไฟล์ที่ใหญ่ขึ้นกับคุณ ถ้าโหมดใดจะทำให้ไฟล์ใหญ่ขึ้น จะแสดงขนาด อธิบายเหตุผล และไม่มีให้ดาวน์โหลด เพราะไฟล์ต้นฉบับของคุณเล็กกว่าอยู่แล้ว

ตัวอย่างจริงสองกรณี

สัญญาเช่าที่สแกนมาขนาด 40 MB ต้องส่งทางอีเมลที่จำกัด 25 MB ไม่เสียคุณภาพ และ ย่อรูปภาพ อาจช่วยได้น้อย ขึ้นอยู่กับว่าเครื่องสแกนบันทึกหน้าไว้อย่างไร บีบอัดสูง แบบ สมดุล มักลดขนาดได้มากพอที่ต้องการ และขนาดก่อนกับหลังจะบอกผลลัพธ์จริง ซูมดูตัวหนังสือเล็ก เลข IC และตราประทับว่ายังชัดอยู่ ถ้าชัดก็ส่งได้เลย ถ้าไฟล์ยังใหญ่เกินไป ให้ลอง เล็กที่สุด แล้วตรวจอีกครั้ง

รายงานอสังหาริมทรัพย์ 18 MB ที่เต็มไปด้วยรูปจากโทรศัพท์ ใช้ ย่อรูปภาพ รูปจะเล็กลง ส่วนข้อความ ราคา และที่อยู่ยังเลือกได้สำหรับผู้ซื้อ บีบอัดสูง จะทำให้เล็กลงไปอีก แต่ข้อความจะกลายเป็นรูปภาพ ซึ่งไม่คุ้มสำหรับเอกสารที่คนจะค้นหาและคัดลอกข้อความ

ถ้ายังใหญ่อยู่

• ส่งหน้าให้น้อยลง ใช้ ดึงหน้า PDF เพื่อส่งเฉพาะหน้าที่ถูกขอ หรือใช้ จัดเรียงหน้า PDF เพื่อลบหน้าว่างและหน้าซ้ำ
• แยกไฟล์ แยก PDF ตัดไฟล์เป็นหลายส่วนที่ส่งได้ในอีเมลสองหรือสามฉบับ ตั้งชื่อว่าส่วนที่ 1 จาก 2 และส่วนที่ 2 จาก 2 เพื่อไม่ให้มีอะไรตกหล่น
• ครั้งหน้าให้สแกนใหม่ด้วยการตั้งค่าที่ต่ำลง โทนสีเทาที่ 150 ถึง 200 DPI เพียงพอสำหรับเอกสารส่วนใหญ่ และได้ไฟล์เล็กกว่าการสแกนสีความละเอียดสูงมาก
• แชร์ลิงก์ สำหรับไฟล์ที่ใหญ่มาก ลิงก์จากที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์มักง่ายกว่าไฟล์แนบใดๆ

สิ่งที่ควรรู้ก่อนบีบอัด

• ตอนนี้ยังเปิด PDF ที่มีรหัสผ่านป้องกันไม่ได้ ให้เปิดไฟล์ด้วยรหัสผ่านในโปรแกรมอ่าน PDF ใช้ พิมพ์ แล้ว บันทึกเป็น PDF เพื่อสร้างสำเนาที่ไม่ล็อก แล้วบีบอัดสำเนานั้น
• PDF ที่ถูกจำกัดการแก้ไขก็เปลี่ยนแปลงไม่ได้เช่นกัน ใช้วิธีพิมพ์เป็น PDF แบบเดียวกันได้
• PDF ที่มีลายเซ็นดิจิทัลจะไม่แสดงลายเซ็นที่ถูกต้องอีกหลังบีบอัด เพราะไฟล์เปลี่ยนไปแล้ว ถ้าผู้รับต้องตรวจสอบลายเซ็น ให้ส่งต้นฉบับที่เซ็นแล้ว หรือแชร์ผ่านลิงก์
• บนโทรศัพท์ บีบอัดสูง จะวาดทุกหน้าใหม่ ไฟล์สแกนยาวๆ จึงอาจใช้เวลาสักพักและใช้หน่วยความจำมาก Kopitiam ไม่ได้จำกัดขนาดไฟล์ ข้อจำกัดในทางปฏิบัติคือหน่วยความจำของอุปกรณ์คุณ

เมื่อหน้าโหลดเสร็จแล้ว การบีบอัดยังทำงานต่อได้แม้อินเทอร์เน็ตหลุด ไฟล์ของคุณอยู่บนอุปกรณ์ของคุณตลอดเวลา ซึ่งมีค่ามากเมื่อเอกสารเป็นสลิปเงินเดือน สำเนา IC หรือสัญญาที่เซ็นแล้ว