Щоб зробити PDF достатньо малим для email, відкрийте «Стиснути PDF» у Kopitiam, виберіть режим, натисніть «Стиснути PDF» і перевірте новий розмір, перш ніж завантажувати. Виберіть «Стиснути фото» для документів із зображеннями, «Сильне» для сканованих сторінок і «Без втрат» для звичайних текстових документів.

Вибір режиму важить більше за все інше. Скан може зменшитися до частки свого розміру, а PDF лише з текстом може майже не змінитися. Це безкоштовно, обліковий запис не потрібен, а файл стискається у вашому браузері, тож ніколи не завантажується на сервер.

Якого розміру може бути вкладення в email?

Єдиного правила немає, але багато особистих поштових сервісів обмежують вкладення приблизно 20–25 МБ. Для робочої пошти компанія часто встановлює менший ліміт, іноді 10 МБ. Онлайн-форми й державні портали можуть бути ще суворішими, іноді лише кілька мегабайтів на файл.

  • Цільтеся нижче ліміту, а не точно в нього. Під час кодування для надсилання вкладення збільшуються приблизно на третину, тож файл на 20 МБ може зарахуватися як понад 25 МБ.
  • Ліміт одержувача теж має значення. Ваш поштовий сервіс може надіслати великий файл, який сервер одержувача потім відхилить.
  • Деякі сервіси пропонують перетворити велике вкладення на посилання на хмарне сховище. Це працює, але тоді файл зберігається в цьому сервісі.

Чому ваш PDF такий великий

Текст займає дуже мало місця. Звіт на 30 сторінок лише з текстом часто важить значно менше за 1 МБ. Важким PDF роблять зображення: скановані сторінки, фото з телефона й зображення високої роздільності, вставлені з камери.

Телефон чи офісний сканер, налаштований на високу роздільність і колір, може давати кілька мегабайтів на сторінку. Договір оренди на 12 сторінок, відсканований так, легко досягає 40 МБ, хоча це лише текст на папері. І це добра новина, бо саме файли з великою кількістю зображень добре стискаються.

Як стиснути PDF крок за кроком

  1. Відкрийте «Стиснути PDF» і перетягніть файл на сторінку або натисніть, щоб вибрати його.
  2. У розділі «Стиснення» виберіть «Без втрат», «Стиснути фото» або «Сильне». Який саме, пояснено в наступному розділі.
  3. Якщо ви вибрали «Сильне», виберіть також якість: «Вища якість», «Баланс» або «Найменший».
  4. Натисніть «Стиснути PDF». Ви побачите початковий розмір, новий розмір і наскільки файл став меншим.
  5. Натисніть «Завантажити стиснений PDF». Копія зберігається з «-compressed» у назві, а ваш оригінал не змінюється.
  6. Відкрийте стиснену копію й прочитайте сторінку з дрібним шрифтом, перш ніж надсилати. Якщо текст нерозбірливий, спробуйте м’якше налаштування.

Ви можете одразу спробувати інший режим на тому самому файлі. Виберіть інший варіант і знову натисніть «Стиснути PDF»: кожен запуск починається з вашого оригіналу, а не з попереднього результату.

Три режими і чого від кожного очікувати

«Без втрат» перезберігає PDF у компактнішій структурі й очищає відомості про документ, як-от поля назви й автора. Зображення не змінюються, а текст залишається виділюваним. Економія зазвичай помірна. Цей режим підходить для резюме, листів і звітів, які здебільшого складаються з тексту, але скан на 40 МБ він не врятує.

«Стиснути фото» робить усе те саме, що й «Без втрат», а потім зменшує фото JPEG усередині PDF. Фото, більші за 1 600 пікселів за довшою стороною, зменшуються, чого цілком досить для читання на екрані чи друку звичайного розміру, і перезберігаються з нижчою якістю JPEG. Фото замінюється лише тоді, коли нова версія помітно менша. Текст, лінії й макет не змінюються, тож текст залишається виділюваним.

«Стиснути фото» найкраще працює з документами, де є великі фото з камери: оголошення про нерухомість, акт огляду чи шкільний проєкт із зображеннями. Він майже не змінює PDF, зображення в яких збережено інакше. Сюди належать багато діаграм і знімків екрана, зображення, підготовлені для професійного друку, і чорно-білі скани з офісних сканерів. Якщо нічого не вдалося зменшити, Kopitiam про це повідомляє й пропонує «Сильне» для сканованих сторінок.

«Сильне» перетворює кожну сторінку на одне зображення JPEG і створює з цих зображень новий PDF, зберігаючи початковий розмір сторінки. Найбільшу економію він дає на сканованих документах, бо скан і так є зображенням кожної сторінки. «Вища якість» відтворює сторінки приблизно з 200 DPI на сторінці A4, «Баланс» — приблизно з 150 DPI, а «Найменший» — приблизно з 120 DPI. Почніть із «Балансу».

«Сильне» перетворює кожну сторінку на зображення. Текст у стисненій копії вже не можна виділити, знайти пошуком чи скопіювати, а посилання й поля форм, які можна заповнювати, перестають працювати. Використовуйте цей режим для сканів, зберігайте оригінал і не застосовуйте його до документа, у якому комусь треба шукати чи який треба заповнити.

На PDF лише з текстом «Сильне» може збільшити файл, бо зображення сторінки більше за текст, який її описує. Kopitiam ніколи не віддає вам більший файл. Якщо будь-який режим збільшив би файл, він показує розмір, пояснює чому й не пропонує завантаження, бо ваш оригінал і так менший.

Два приклади

Сканований договір оренди на 40 МБ і ліміт email 25 МБ. «Без втрат» і «Стиснути фото» тут можуть мало що дати, залежно від того, як сканер зберіг сторінки. «Сильне» з «Балансом» зазвичай дає потрібне велике зменшення, а розміри до й після показують реальний результат. Збільште дрібний шрифт, номери IC і печатку, щоб перевірити, що вони досі чіткі. Якщо так, надсилайте. Якщо файл досі завеликий, спробуйте «Найменший» і перевірте ще раз.

Звіт про нерухомість на 18 МБ, повний фото з телефона. Використайте «Стиснути фото». Фото стануть меншими, а текст, ціни й адреси залишаться виділюваними для покупця. «Сильне» зменшило б файл ще більше, але текст перетворився б на зображення, а це поганий обмін для документа, у якому люди шукатимуть і з якого копіюватимуть.

Якщо файл досі завеликий

  • Надішліть менше сторінок. Скористайтеся «Витягти сторінки», щоб надіслати лише те, що просили, або «Упорядкувати PDF», щоб видалити порожні сторінки й дублікати.
  • Розділіть його. «Розділити PDF» розрізає файл на частини, які можна надіслати двома чи трьома листами. Підпишіть їх «частина 1 з 2» і «частина 2 з 2», щоб нічого не загубилося.
  • Наступного разу скануйте з нижчим налаштуванням. Відтінків сірого зі 150–200 DPI досить для більшості паперів, і файли виходять значно меншими, ніж у кольорі з високою роздільністю.
  • Поділіться посиланням. Для дуже великих файлів посилання на хмарне сховище часто простіше за будь-яке вкладення.

Що варто знати перед стисненням

  • PDF, захищені паролем, поки що не відкриваються. Відкрийте файл із паролем у своїй програмі для перегляду PDF, скористайтеся «Друк», а потім «Зберегти як PDF», щоб створити незахищену копію, і стисніть її.
  • PDF з обмеженнями на редагування теж не можна змінити. Працює той самий прийом із друком у PDF.
  • PDF із цифровим підписом після стиснення вже не показуватиме дійсний підпис, бо файл змінився. Якщо одержувачу треба перевірити підпис, надішліть підписаний оригінал або поділіться ним за посиланням.
  • На телефоні «Сильне» перемальовує кожну сторінку, тож довгий скан може оброблятися деякий час і використовувати багато пам’яті. Kopitiam не встановлює обмежень на розмір файлу; практичне обмеження — пам’ять вашого пристрою.

Щойно сторінка завантажилася, стиснення працює навіть тоді, коли з’єднання зникає. Ваш файл весь час залишається на вашому пристрої, і це дуже цінно, коли документ — це розрахунковий лист, копія IC чи підписаний договір.