Para deixar um PDF pequeno o bastante para o e-mail, abra o Comprimir PDF do Kopitiam, escolha um modo, clique em Comprimir PDF e confira o novo tamanho antes de baixar. Escolha Reduzir fotos para documentos com imagens, Forte para páginas digitalizadas e Sem perdas para documentos só de texto.

O modo que você escolhe importa mais do que qualquer outra coisa. Uma digitalização pode cair para uma fração do tamanho, enquanto um PDF só de texto pode quase não mudar. É grátis, não precisa de conta e o arquivo é comprimido dentro do seu navegador, então ele nunca é enviado.

Qual o tamanho máximo de um anexo de e-mail?

Não existe uma regra única, mas muitos serviços de e-mail pessoal limitam os anexos a algo entre 20 e 25 MB. O e-mail do trabalho costuma ter um limite menor definido pela empresa, às vezes 10 MB. Formulários online e portais do governo podem ser ainda mais rígidos, às vezes só alguns megabytes por arquivo.

  • Mire abaixo do limite, não no limite. Os anexos crescem cerca de um terço quando são codificados para envio, então um arquivo de 20 MB pode contar como mais de 25 MB.
  • O limite de quem recebe também importa. Seu provedor pode enviar um arquivo grande que o servidor do destinatário depois recusa.
  • Alguns serviços oferecem transformar um anexo grande em um link na nuvem. Funciona, mas o arquivo passa a ficar guardado nesse serviço.

Por que seu PDF é tão grande

Texto ocupa pouquíssimo espaço. Um relatório de 30 páginas só de texto muitas vezes fica bem abaixo de 1 MB. O que deixa um PDF pesado são as imagens: páginas digitalizadas, fotos do celular e imagens em alta resolução inseridas a partir de uma câmera.

Um celular ou scanner de escritório configurado em alta resolução e em cores pode gerar vários megabytes por página. Um contrato de aluguel de 12 páginas digitalizado desse jeito chega fácil a 40 MB, mesmo sendo só texto no papel. Isso é uma boa notícia, porque arquivos cheios de imagens são justamente os que mais diminuem com a compressão.

Como comprimir um PDF, passo a passo

  1. Abra o Comprimir PDF e solte seu arquivo na página, ou clique para escolhê-lo.
  2. Em Compressão, escolha Sem perdas, Reduzir fotos ou Forte. A próxima seção explica qual.
  3. Se escolheu Forte, escolha também uma qualidade: Mais qualidade, Equilibrado ou Menor.
  4. Clique em Comprimir PDF. Você verá o tamanho original, o novo tamanho e quanto ele diminuiu.
  5. Clique em Baixar PDF comprimido. A cópia é salva com “-compressed” no nome, e seu original não muda.
  6. Abra a cópia comprimida e leia uma página com letras pequenas antes de enviar. Se não estiver legível, tente uma configuração mais leve.

Você pode testar outro modo no mesmo arquivo na hora. Escolha outra opção e clique em Comprimir PDF de novo; cada tentativa parte do seu original, não do último resultado.

Os três modos e o que esperar de cada um

Sem perdas salva o PDF de novo em uma estrutura mais compacta e apaga dados do documento, como os campos de título e autor. As imagens não são tocadas e o texto continua selecionável. A economia costuma ser modesta. Serve para currículos, cartas e relatórios que são quase só texto, mas não salva uma digitalização de 40 MB.

Reduzir fotos faz tudo o que o Sem perdas faz e depois diminui as fotos JPEG dentro do PDF. Fotos com mais de 1.600 pixels no lado maior são reduzidas, o que ainda é mais do que suficiente para ler na tela ou imprimir em tamanho normal, e salvas de novo com uma qualidade JPEG menor. Uma foto só é substituída se a nova versão for claramente menor. Texto, linhas e layout não são tocados, então o texto continua selecionável.

Reduzir fotos funciona melhor em documentos com fotos grandes de câmera: um anúncio de imóvel, um laudo de vistoria ou um trabalho escolar com imagens. Ele quase não muda PDFs cujas imagens são guardadas de outro jeito. Isso inclui muitos gráficos e capturas de tela, imagens preparadas para impressão profissional e digitalizações em preto e branco de scanners de escritório. Se nada puder ser reduzido, o Kopitiam avisa e sugere o Forte para páginas digitalizadas.

Forte transforma cada página em uma única imagem JPEG e monta um novo PDF a partir dessas imagens, mantendo o tamanho de página original. É o que mais economiza em documentos digitalizados, porque uma digitalização já é uma imagem de cada página. Mais qualidade desenha as páginas a cerca de 200 DPI em uma página A4, Equilibrado a cerca de 150 DPI e Menor a cerca de 120 DPI. Comece pelo Equilibrado.

O modo Forte transforma cada página em imagem. O texto da cópia comprimida não pode mais ser selecionado, pesquisado nem copiado, e links e campos de formulário preenchíveis deixam de funcionar. Use para digitalizações, guarde o original e não use em um documento que alguém precise pesquisar ou preencher.

Em um PDF só de texto, o Forte pode deixar o arquivo maior, já que a imagem de uma página é maior do que o texto que a descreve. O Kopitiam nunca entrega um arquivo maior. Se algum modo fosse aumentar o arquivo, ele mostra o tamanho, explica o motivo e não oferece download, porque seu original já é o menor.

Dois exemplos práticos

Um contrato de aluguel digitalizado de 40 MB para um limite de e-mail de 25 MB. Sem perdas e Reduzir fotos podem fazer pouco aqui, dependendo de como o scanner salvou as páginas. Forte em Equilibrado costuma dar o grande corte de que você precisa, e os tamanhos de antes e depois mostram o resultado real. Dê zoom nas letras pequenas, nos números de IC e no carimbo para conferir se continuam nítidos. Se estiverem, envie. Se o arquivo ainda estiver grande demais, tente Menor e confira de novo.

Um relatório de imóvel de 18 MB cheio de fotos do celular. Use Reduzir fotos. As fotos ficam menores, e o texto, os preços e os endereços continuam selecionáveis para o comprador. O Forte deixaria o arquivo ainda menor, mas o texto viraria imagem, o que é uma troca ruim para um documento que as pessoas vão pesquisar e copiar.

Se ainda estiver grande demais

  • Envie menos páginas. Use o Extrair páginas para mandar só o que foi pedido, ou o Organizar PDF para excluir páginas em branco e duplicadas.
  • Divida o arquivo. O Dividir PDF corta o arquivo em partes que você pode mandar em dois ou três e-mails. Identifique como parte 1 de 2 e parte 2 de 2 para nada se perder.
  • Da próxima vez, digitalize com uma configuração mais baixa. Tons de cinza a 150 a 200 DPI bastam para a maioria dos papéis e geram arquivos muito menores do que em cores e alta resolução.
  • Compartilhe um link. Para arquivos muito grandes, um link de armazenamento na nuvem costuma ser mais simples do que qualquer anexo.

O que saber antes de comprimir

  • PDFs protegidos por senha ainda não podem ser abertos. Abra o arquivo com a senha no seu leitor de PDF, use Imprimir e depois Salvar como PDF para criar uma cópia desbloqueada, e comprima essa cópia.
  • PDFs com restrições de edição também não podem ser alterados. O mesmo truque de imprimir em PDF funciona.
  • Um PDF com assinatura digital deixa de mostrar uma assinatura válida depois de comprimido, porque o arquivo mudou. Se o destinatário precisar verificar a assinatura, envie o original assinado ou compartilhe por link.
  • No celular, o Forte redesenha cada página, então uma digitalização longa pode demorar e usar muita memória. O Kopitiam não define limite de tamanho de arquivo; o limite prático é a memória do seu dispositivo.

Depois que a página carrega, a compressão continua funcionando mesmo se a conexão cair. Seu arquivo fica no seu dispositivo o tempo todo, o que vale muito quando o documento é um holerite, uma cópia do IC ou um contrato assinado.