PDFをメールで送れるサイズにするには、Kopitiamの「PDF圧縮」を開き、モードを選んで「PDFを圧縮」をクリックし、ダウンロードする前に新しいサイズを確認します。写真の入った文書には「写真を縮小」、スキャンしたページには「強力」、文字だけの文書には「ロスレス」を選びます。

何より大事なのは、どのモードを選ぶかです。スキャンなら元の何分の一にもなりますが、文字だけのPDFはほとんど変わらないこともあります。無料で、アカウントも不要です。ファイルはブラウザの中で圧縮されるので、アップロードされることはありません。

メールの添付ファイルはどこまで大きくできる？

決まったルールはありませんが、個人向けのメールサービスの多くは添付ファイルの上限を20〜25MB程度にしています。仕事用のメールは会社がもっと低く設定していることが多く、10MBのこともあります。オンラインフォームや役所のポータルはさらに厳しく、1ファイル数MBまでということもあります。

  • 上限ぎりぎりではなく、上限より下を狙いましょう。添付ファイルは送信用にエンコードされるとおよそ3分の1大きくなるので、20MBのファイルが25MBを超える扱いになることがあります。
  • 受け取る側の上限も関係します。自分のメールサービスが大きなファイルを送れても、相手のサーバーが受け取りを拒否することがあります。
  • 大きな添付ファイルをクラウドのリンクに変えてくれるサービスもあります。それでも送れますが、ファイルはそのサービス上に置かれることになります。

PDFが大きくなる理由

文字はとても小さいものです。30ページの文字だけの報告書なら、1MBを大きく下回ることもよくあります。PDFを重くするのは画像です。スキャンしたページ、スマホで撮った写真、カメラから取り込んだ高解像度の画像などです。

高解像度・カラーに設定したスマホやオフィスのスキャナーでは、1ページで数MBになることがあります。そうやってスキャンした12ページの賃貸契約書は、紙に文字が書いてあるだけなのに40MBに達することも珍しくありません。これは悪い話ではありません。画像の多いファイルこそ、圧縮がよく効くファイルだからです。

PDFを圧縮する手順

  1. 「PDF圧縮」を開き、ファイルをページにドロップするか、クリックして選びます。
  2. 「圧縮方法」で「ロスレス」「写真を縮小」「強力」のどれかを選びます。どれを選ぶかは次の章で説明します。
  3. 「強力」を選んだ場合は、画質も「高画質」「バランス」「最小」から選びます。
  4. 「PDFを圧縮」をクリックします。元のサイズ、新しいサイズ、どれだけ小さくなったかが表示されます。
  5. 「圧縮したPDFをダウンロード」をクリックします。コピーはファイル名に「-compressed」が付いて保存され、元のファイルはそのまま残ります。
  6. 送る前に圧縮したコピーを開き、小さな文字のあるページを読んでみてください。読みにくければ、もっと弱い設定を試します。

同じファイルで、すぐに別のモードを試せます。別の選択肢を選んでもう一度「PDFを圧縮」をクリックするだけです。毎回、前回の結果ではなく元のファイルから圧縮し直します。

3つのモードと、それぞれで期待できること

「ロスレス」はPDFをよりコンパクトな構造で保存し直し、タイトルや作成者の欄などの文書情報を消去します。画像には手を付けず、テキストは選択できるままです。削減量はたいてい控えめです。履歴書、手紙、文字中心の報告書に向いていますが、40MBのスキャンを救うことはできません。

「写真を縮小」は「ロスレス」と同じ処理をしたうえで、PDF内のJPEG写真を小さくします。長辺が1,600ピクセルより大きい写真は縮小されます。それでも画面で読んだり普通のサイズで印刷したりするには十分です。さらに低めのJPEG画質で保存し直します。写真が置き換えられるのは、新しいほうがはっきり小さくなる場合だけです。テキスト、線、レイアウトには手を付けないので、テキストは選択できるままです。

「写真を縮小」が最も効くのは、カメラで撮った大きな写真が入った文書です。物件の紹介資料、点検報告書、写真入りの学校の課題などです。画像が別の形式で保存されているPDFはほとんど変わりません。グラフやスクリーンショットの多く、商業印刷用に準備された画像、オフィスのスキャナーで取った白黒スキャンなどがそうです。小さくできるものがなかった場合は、Kopitiamがそう伝え、スキャンしたページには「強力」を勧めます。

「強力」は各ページを1枚のJPEG画像にし、それらの画像から元のページサイズのまま新しいPDFを作ります。スキャンした文書では最も大きく削減できます。スキャンはもともと各ページの画像だからです。「高画質」はA4ページで約200 DPI、「バランス」は約150 DPI、「最小」は約120 DPIでページを描画します。まずは「バランス」から始めましょう。

「強力」はすべてのページを画像にします。圧縮したコピーではテキストの選択、検索、コピーができなくなり、リンクや入力できるフォーム欄も動かなくなります。スキャンに使い、元のファイルは残しておきましょう。誰かが検索したり記入したりする必要のある文書には使わないでください。

文字だけのPDFでは、「強力」でファイルが大きくなることがあります。ページの画像は、そのページを表す文字データより大きいからです。Kopitiamが大きくなったファイルを渡すことはありません。どのモードでもファイルが大きくなる場合は、サイズを表示して理由を説明し、ダウンロードは出しません。元のファイルのほうがすでに小さいからです。

2つの具体例

25MBのメール上限に対して、40MBのスキャンした賃貸契約書。ここでは「ロスレス」や「写真を縮小」はほとんど効かないかもしれません。スキャナーがページをどう保存したかによります。「強力」の「バランス」なら、たいてい必要なだけ大きく削れます。実際の結果は圧縮前後のサイズでわかります。小さな文字、IC番号、印鑑を拡大して、はっきり読めるか確認してください。読めれば送りましょう。まだ大きすぎる場合は「最小」を試して、もう一度確認します。

スマホの写真がたくさん入った18MBの物件報告書。「写真を縮小」を使います。写真は小さくなり、文章、価格、住所は買い手が選択できるまま残ります。「強力」ならさらに小さくなりますが、文字が画像になってしまいます。人が検索したりコピーしたりする文書では、割に合わない取引です。

それでも大きすぎるときは

  • 送るページを減らす。「ページ抽出」で頼まれたページだけを送るか、「PDF整理」で白紙ページや重複を削除します。
  • 分割する。「PDF分割」でファイルをいくつかに分ければ、2〜3通のメールで送れます。見落としがないよう「1/2」「2/2」のように番号を付けましょう。
  • 次回はもっと低い設定でスキャンし直す。ほとんどの書類はグレースケールの150〜200 DPIで十分で、高解像度のカラーよりずっと小さなファイルになります。
  • リンクで共有する。とても大きなファイルは、添付するよりクラウドストレージのリンクのほうが簡単なことがよくあります。

圧縮する前に知っておきたいこと

  • パスワードで保護されたPDFは、今のところ開けません。PDFリーダーでパスワードを入れてファイルを開き、「印刷」から「PDFとして保存」でロックのないコピーを作って、それを圧縮してください。
  • 編集制限のあるPDFも変更できません。同じ「PDFに印刷」の方法が使えます。
  • デジタル署名されたPDFは、圧縮するとファイルが変わるため、署名が有効と表示されなくなります。受け取る人が署名を検証する必要がある場合は、署名済みの元のファイルを送るか、リンクで共有してください。
  • スマホでは「強力」がすべてのページを描き直すので、長いスキャンは時間がかかり、メモリを多く使います。Kopitiamにはファイルサイズの上限はありません。実際の上限は端末のメモリです。

ページを読み込んだ後は、接続が切れても圧縮は動き続けます。ファイルはずっと端末の中にあります。給与明細、ICのコピー、署名した契約書のような文書なら、これは大きな意味があります。