Aby zmniejszyć PDF na tyle, by dało się go wysłać mailem, otwórz Kompresuj PDF w Kopitiam, wybierz tryb, kliknij Kompresuj PDF i przed pobraniem sprawdź nowy rozmiar. Wybierz Mniejsze zdjęcia przy dokumentach ze zdjęciami, Mocna przy zeskanowanych stronach i Bezstratna przy dokumentach z samym tekstem.

Wybór trybu ma większe znaczenie niż cokolwiek innego. Skan może skurczyć się do ułamka swojego rozmiaru, a PDF z samym tekstem może prawie się nie zmienić. To nic nie kosztuje, nie wymaga konta, a plik jest kompresowany w Twojej przeglądarce, więc nigdy nie jest przesyłany.

Jak duży może być załącznik do maila?

Nie ma jednej zasady, ale wiele prywatnych skrzynek pocztowych ogranicza załączniki do około 20–25 MB. W poczcie służbowej firma często ustawia niższy limit, czasem 10 MB. Formularze online i portale urzędowe bywają jeszcze surowsze, czasem dopuszczają tylko kilka megabajtów na plik.

  • Celuj poniżej limitu, a nie w sam limit. Załączniki rosną mniej więcej o jedną trzecią, gdy są kodowane do wysłania, więc plik 20 MB może liczyć się jako ponad 25 MB.
  • Liczy się też limit odbiorcy. Twój dostawca może wysłać duży plik, który potem odrzuci serwer odbiorcy.
  • Niektóre usługi proponują zamianę dużego załącznika na link do chmury. To działa, ale plik zostaje wtedy w tej usłudze.

Dlaczego Twój PDF jest taki duży

Tekst zajmuje bardzo mało. 30-stronicowy raport z samym tekstem często ma znacznie poniżej 1 MB. PDF robi się ciężki przez obrazy: zeskanowane strony, zdjęcia z telefonu i zdjęcia w wysokiej rozdzielczości wstawione prosto z aparatu.

Telefon albo skaner biurowy ustawiony na wysoką rozdzielczość i kolor potrafi dać kilka megabajtów na stronę. 12-stronicowa umowa najmu zeskanowana w ten sposób łatwo dobija do 40 MB, choć to tylko tekst na papierze. To dobra wiadomość, bo pliki pełne obrazów to właśnie te, które dobrze się kompresują.

Jak skompresować PDF krok po kroku

  1. Otwórz Kompresuj PDF i upuść plik na stronę albo kliknij, aby go wybrać.
  2. W sekcji Kompresja wybierz Bezstratna, Mniejsze zdjęcia lub Mocna. Następna sekcja wyjaśnia, który tryb wybrać.
  3. Jeśli wybierzesz Mocna, wybierz też jakość: Lepsza jakość, Zrównoważona lub Najmniejszy.
  4. Kliknij Kompresuj PDF. Zobaczysz rozmiar oryginału, nowy rozmiar i to, o ile plik się zmniejszył.
  5. Kliknij Pobierz skompresowany PDF. Kopia zapisuje się z dopiskiem „-compressed” w nazwie, a Twój oryginał się nie zmienia.
  6. Przed wysłaniem otwórz skompresowaną kopię i przeczytaj stronę z drobnym drukiem. Jeśli nie da się jej odczytać, spróbuj łagodniejszego ustawienia.

Możesz od razu wypróbować inny tryb na tym samym pliku. Wybierz inną opcję i znowu kliknij Kompresuj PDF. Każde uruchomienie zaczyna od oryginału, a nie od ostatniego wyniku.

Trzy tryby i czego się po nich spodziewać

Bezstratna zapisuje PDF na nowo w bardziej zwartej strukturze i czyści dane dokumentu, takie jak pola tytułu i autora. Zdjęcia zostają nietknięte, a tekst da się nadal zaznaczyć. Oszczędność jest zwykle niewielka. Ten tryb pasuje do CV, listów i raportów, które są głównie tekstem, ale nie uratuje skanu o rozmiarze 40 MB.

Mniejsze zdjęcia robi wszystko to, co Bezstratna, a do tego zmniejsza zdjęcia JPEG w PDF. Zdjęcia większe niż 1600 pikseli na dłuższym boku są skalowane w dół, co wciąż w zupełności wystarcza do czytania na ekranie lub wydruku w zwykłym rozmiarze, i zapisywane ponownie z niższą jakością JPEG. Zdjęcie jest zastępowane tylko wtedy, gdy nowa wersja jest wyraźnie mniejsza. Tekst, linie i układ zostają nietknięte, więc tekst da się nadal zaznaczyć.

Mniejsze zdjęcia sprawdza się najlepiej w dokumentach z dużymi zdjęciami z aparatu: ogłoszeniu nieruchomości, raporcie z inspekcji albo szkolnym projekcie ze zdjęciami. Prawie nie zmienia PDF-ów, w których obrazy są zapisane inaczej. Dotyczy to wielu wykresów i zrzutów ekranu, obrazów przygotowanych do druku profesjonalnego oraz czarno-białych skanów ze skanerów biurowych. Jeśli niczego nie dało się zmniejszyć, Kopitiam o tym informuje i przy zeskanowanych stronach proponuje tryb Mocna.

Mocna zamienia każdą stronę w jeden obraz JPEG i buduje z tych obrazów nowy PDF, zachowując oryginalny rozmiar strony. Daje największą oszczędność przy zeskanowanych dokumentach, bo skan i tak jest już obrazem każdej strony. Lepsza jakość renderuje strony w około 200 DPI na stronie A4, Zrównoważona w około 150 DPI, a Najmniejszy w około 120 DPI. Zacznij od Zrównoważona.

Tryb Mocna zamienia każdą stronę w obraz. Tekstu w skompresowanej kopii nie da się już zaznaczyć, wyszukać ani skopiować, a linki i wypełniane pola formularza przestają działać. Używaj go do skanów, zachowaj oryginał i nie stosuj go do dokumentu, który ktoś musi przeszukiwać lub wypełniać.

Przy PDF-ie z samym tekstem tryb Mocna może powiększyć plik, bo obraz strony jest większy niż tekst, który ją opisuje. Kopitiam nigdy nie da Ci większego pliku. Jeśli którykolwiek tryb powiększyłby plik, pokazuje rozmiar, wyjaśnia dlaczego i nie oferuje pobrania, bo Twój oryginał jest już mniejszy.

Dwa przykłady

Zeskanowana umowa najmu o rozmiarze 40 MB przy limicie maila 25 MB. Bezstratna i Mniejsze zdjęcia mogą tu niewiele zdziałać, zależnie od tego, jak skaner zapisał strony. Mocna z ustawieniem Zrównoważona zwykle daje potrzebne duże cięcie, a rozmiary przed i po pokazują rzeczywisty wynik. Powiększ drobny druk, numery IC i pieczątkę, żeby sprawdzić, czy nadal są wyraźne. Jeśli tak, wyślij. Jeśli plik wciąż jest za duży, spróbuj Najmniejszy i sprawdź ponownie.

Raport o nieruchomości o rozmiarze 18 MB, pełen zdjęć z telefonu. Użyj Mniejsze zdjęcia. Zdjęcia się zmniejszą, a tekst, ceny i adresy zostaną zaznaczalne dla kupującego. Mocna zmniejszyłaby plik jeszcze bardziej, ale tekst zamieniłby się w obrazy, a to kiepska wymiana przy dokumencie, który ludzie będą przeszukiwać i z którego będą kopiować.

Jeśli plik wciąż jest za duży

  • Wyślij mniej stron. Użyj Wyodrębnij strony, by wysłać tylko to, o co proszono, albo Uporządkuj PDF, by usunąć puste strony i duplikaty.
  • Podziel go. Podziel PDF tnie plik na części, które wyślesz w dwóch lub trzech mailach. Oznacz je jako część 1 z 2 i część 2 z 2, żeby nic nie umknęło.
  • Następnym razem skanuj z niższym ustawieniem. Skala szarości w 150–200 DPI wystarcza do większości dokumentów i daje dużo mniejsze pliki niż kolor w wysokiej rozdzielczości.
  • Udostępnij link. Przy bardzo dużych plikach link do chmury jest często prostszy niż jakikolwiek załącznik.

Co warto wiedzieć przed kompresją

  • PDF-ów chronionych hasłem nie da się jeszcze otworzyć. Otwórz plik z hasłem w swoim czytniku PDF, użyj opcji Drukuj, a potem Zapisz jako PDF, by zrobić odblokowaną kopię, i skompresuj ją.
  • PDF-ów z ograniczeniami edycji też nie da się zmienić. Działa ten sam trik z drukowaniem do PDF.
  • Cyfrowo podpisany PDF po kompresji nie będzie już pokazywał ważnego podpisu, bo plik się zmienił. Jeśli odbiorca musi zweryfikować podpis, wyślij podpisany oryginał albo udostępnij go linkiem.
  • Na telefonie tryb Mocna renderuje każdą stronę od nowa, więc długi skan może chwilę potrwać i zużyć dużo pamięci. Kopitiam nie ustala limitu rozmiaru pliku; praktycznym limitem jest pamięć Twojego urządzenia.

Gdy strona już się załaduje, kompresja działa dalej, nawet jeśli zerwie się połączenie. Twój plik cały czas zostaje na Twoim urządzeniu, co jest wiele warte, gdy dokument to pasek wypłaty, kopia IC albo podpisana umowa.