Wil je een PDF klein genoeg maken om te mailen, open dan PDF comprimeren van Kopitiam, kies een stand, klik op PDF comprimeren en controleer de nieuwe grootte voordat je downloadt. Kies Foto’s verkleinen voor documenten met afbeeldingen, Sterk voor gescande pagina’s en Verliesvrij voor gewone tekstdocumenten.

Welke stand je kiest, maakt meer uit dan wat dan ook. Een scan kan krimpen tot een fractie van zijn grootte, terwijl een PDF met alleen tekst misschien nauwelijks verandert. Het is gratis, je hebt geen account nodig en het bestand wordt in je browser gecomprimeerd, dus het wordt nooit geüpload.

Hoe groot mag een e-mailbijlage zijn?

Er is geen vaste regel, maar veel persoonlijke e-maildiensten leggen de grens voor bijlagen rond de 20 tot 25 MB. Werkmail staat vaak lager ingesteld door het bedrijf, soms op 10 MB. Onlineformulieren en overheidsportalen kunnen nog strenger zijn, soms maar een paar megabyte per bestand.

  • Mik onder de grens, niet erop. Bijlagen worden ongeveer een derde groter als ze voor verzending worden gecodeerd, dus een bestand van 20 MB kan tellen als meer dan 25 MB.
  • De grens van de ontvanger telt ook. Jouw provider verstuurt misschien een groot bestand dat hun server vervolgens weigert.
  • Sommige diensten bieden aan om een grote bijlage in een cloudlink om te zetten. Dat werkt, maar het bestand staat dan bij die dienst.

Waarom je PDF zo groot is

Tekst is piepklein. Een rapport van 30 pagina’s met alleen tekst is vaak ruim onder de 1 MB. Afbeeldingen maken een PDF zwaar: gescande pagina’s, foto’s van je telefoon en afbeeldingen in hoge resolutie die van een camera zijn ingevoegd.

Een telefoon of kantoorscanner op hoge resolutie en in kleur kan meerdere megabytes per pagina opleveren. Een huurcontract van 12 pagina’s dat zo is gescand, komt makkelijk op 40 MB, ook al is het alleen tekst op papier. Dat is goed nieuws, want juist bestanden vol afbeeldingen laten zich goed comprimeren.

Zo comprimeer je een PDF, stap voor stap

  1. Open PDF comprimeren en sleep je bestand naar de pagina, of klik om het te kiezen.
  2. Kies onder Compressie voor Verliesvrij, Foto’s verkleinen of Sterk. In het volgende deel lees je welke.
  3. Koos je Sterk, kies dan ook een kwaliteit: Hogere kwaliteit, Gemiddeld of Kleinste.
  4. Klik op PDF comprimeren. Je ziet de oorspronkelijke grootte, de nieuwe grootte en hoeveel kleiner het is.
  5. Klik op Gecomprimeerde PDF downloaden. De kopie wordt opgeslagen met ‘-compressed’ achter de naam, en je origineel blijft ongewijzigd.
  6. Open de gecomprimeerde kopie en lees een pagina met kleine letters voordat je hem verstuurt. Is het niet leesbaar, probeer dan een mildere instelling.

Je kunt meteen een andere stand op hetzelfde bestand proberen. Kies een andere optie en klik opnieuw op PDF comprimeren; elke poging begint bij je origineel, niet bij het vorige resultaat.

De drie standen, en wat je van elk kunt verwachten

Verliesvrij slaat de PDF opnieuw op in een compactere structuur en wist documentgegevens zoals de velden voor titel en auteur. Afbeeldingen blijven onaangeroerd en tekst blijft selecteerbaar. De besparing is meestal bescheiden. Het past bij cv’s, brieven en rapporten die vooral uit tekst bestaan, maar een scan van 40 MB red je er niet mee.

Foto’s verkleinen doet alles wat Verliesvrij doet en maakt daarna de JPEG-foto’s in de PDF kleiner. Foto’s die aan hun langste kant groter zijn dan 1.600 pixels worden verkleind, wat nog ruim genoeg is om op een scherm te lezen of op normaal formaat te printen, en opnieuw opgeslagen met een lagere JPEG-kwaliteit. Een foto wordt alleen vervangen als de nieuwe versie duidelijk kleiner is. Tekst, lijnen en opmaak blijven onaangeroerd, dus tekst blijft selecteerbaar.

Foto’s verkleinen werkt het best bij documenten met grote camerafoto’s: een woningadvertentie, een inspectierapport of een schoolproject met afbeeldingen. PDF’s waarvan de afbeeldingen op een andere manier zijn opgeslagen, veranderen er nauwelijks door. Daaronder vallen veel grafieken en schermafbeeldingen, afbeeldingen die voor professioneel drukwerk zijn voorbereid en zwart-witscans van kantoorscanners. Kan er niets kleiner, dan zegt Kopitiam dat en stelt het Sterk voor bij gescande pagina’s.

Sterk zet elke pagina om in één JPEG-afbeelding en bouwt van die afbeeldingen een nieuwe PDF, met behoud van het oorspronkelijke paginaformaat. Dat geeft de grootste besparing bij gescande documenten, omdat een scan al een afbeelding van elke pagina is. Hogere kwaliteit tekent pagina’s op ongeveer 200 DPI op een A4-pagina, Gemiddeld op ongeveer 150 DPI en Kleinste op ongeveer 120 DPI. Begin met Gemiddeld.

Sterk maakt van elke pagina een afbeelding. Tekst in de gecomprimeerde kopie kun je niet meer selecteren, doorzoeken of kopiëren, en links en invulbare formuliervelden werken niet meer. Gebruik het voor scans, bewaar je origineel en gebruik het niet voor een document dat iemand moet doorzoeken of invullen.

Bij een PDF met alleen tekst kan Sterk het bestand groter maken, omdat een afbeelding van een pagina groter is dan de tekst die hem beschrijft. Kopitiam geeft je nooit een groter bestand. Zou een stand het bestand groter maken, dan toont het de grootte, legt het uit waarom en biedt het geen download aan, want je origineel is dan al het kleinere bestand.

Twee uitgewerkte voorbeelden

Een gescand huurcontract van 40 MB voor een e-mailgrens van 25 MB. Verliesvrij en Foto’s verkleinen doen hier misschien weinig, afhankelijk van hoe de scanner de pagina’s heeft opgeslagen. Sterk op Gemiddeld geeft meestal de flinke besparing die je nodig hebt, en de grootte voor en na vertelt je het echte resultaat. Zoom in op de kleine letters, de IC-nummers en de stempel om te controleren of ze nog duidelijk zijn. Zijn ze dat, verstuur het dan. Is het bestand nog te groot, probeer dan Kleinste en controleer opnieuw.

Een woningrapport van 18 MB vol telefoonfoto’s. Gebruik Foto’s verkleinen. De foto’s worden kleiner, en de tekst, prijzen en adressen blijven selecteerbaar voor de koper. Sterk zou het nog kleiner maken, maar dan wordt de tekst afbeelding, en dat is een slechte ruil voor een document waarin mensen zoeken en waaruit ze kopiëren.

Als het nog steeds te groot is

  • Verstuur minder pagina’s. Gebruik Pagina’s extraheren om alleen te sturen waar om gevraagd is, of PDF ordenen om lege en dubbele pagina’s te verwijderen.
  • Splits het. PDF splitsen knipt het bestand in delen die je in twee of drie e-mails kunt versturen. Noem ze deel 1 van 2 en deel 2 van 2, zodat er niets gemist wordt.
  • Scan de volgende keer op een lagere instelling. Grijstinten op 150 tot 200 DPI is genoeg voor de meeste papieren en levert veel kleinere bestanden op dan kleur in hoge resolutie.
  • Deel een link. Voor heel grote bestanden is een link naar cloudopslag vaak eenvoudiger dan welke bijlage ook.

Goed om te weten voordat je comprimeert

  • Met een wachtwoord beveiligde PDF’s kunnen nog niet worden geopend. Open het bestand met het wachtwoord in je PDF-lezer, gebruik Afdrukken en dan Opslaan als PDF om een ontgrendelde kopie te maken, en comprimeer die.
  • PDF’s met bewerkingsbeperkingen kunnen ook niet worden gewijzigd. Dezelfde truc met Afdrukken naar PDF werkt.
  • Een digitaal ondertekende PDF toont na het comprimeren geen geldige handtekening meer, omdat het bestand veranderd is. Moet de ontvanger de handtekening controleren, stuur dan het ondertekende origineel of deel het via een link.
  • Op een telefoon tekent Sterk elke pagina opnieuw, dus een lange scan kan even duren en veel geheugen gebruiken. Kopitiam stelt geen limiet aan de bestandsgrootte; de praktische grens is het geheugen van je apparaat.

Zodra de pagina geladen is, blijft het comprimeren werken, ook als je verbinding wegvalt. Je bestand blijft de hele tijd op je apparaat, en dat is veel waard als het document een loonstrook, een kopie van je IC of een ondertekend contract is.