Чтобы PDF стал достаточно маленьким для письма, откройте в Kopitiam инструмент «Сжать PDF», выберите режим, нажмите «Сжать PDF» и проверьте новый размер перед скачиванием. Для документов с картинками выбирайте «Сжать фото», для сканов — «Сильное», для обычных текстовых документов — «Без потерь».

Выбор режима важнее всего остального. Скан может уменьшиться в несколько раз, а PDF из одного текста может почти не измениться. Это бесплатно, регистрация не нужна, а файл сжимается прямо в браузере, поэтому никогда не загружается на сервер.

Какого размера может быть вложение в письме?

Единого правила нет, но многие личные почтовые сервисы ограничивают вложения примерно 20–25 МБ. Для рабочей почты компания часто ставит лимит ниже, иногда 10 МБ. Онлайн-формы и государственные порталы бывают ещё строже: иногда всего несколько мегабайт на файл.

  • Целитесь ниже лимита, а не впритык. При кодировании для отправки вложение вырастает примерно на треть, поэтому файл в 20 МБ может считаться больше чем 25 МБ.
  • Лимит получателя тоже важен. Ваш сервис может отправить большой файл, который потом отклонит сервер получателя.
  • Некоторые сервисы предлагают превратить большое вложение в ссылку на облако. Это работает, но файл тогда хранится у этого сервиса.

Почему ваш PDF такой большой

Текст весит очень мало. Отчёт на 30 страниц из одного текста часто занимает намного меньше 1 МБ. Тяжёлым PDF делают картинки: отсканированные страницы, фото с телефона и изображения с камеры в высоком разрешении.

Телефон или офисный сканер, настроенный на высокое разрешение и цвет, может выдавать несколько мегабайт на страницу. Договор аренды на 12 страниц, отсканированный так, легко дорастает до 40 МБ, хотя на бумаге там только текст. Это хорошая новость: именно файлы с картинками хорошо сжимаются.

Как сжать PDF: пошагово

  1. Откройте «Сжать PDF» и перетащите файл на страницу или нажмите, чтобы выбрать его.
  2. В разделе «Сжатие» выберите «Без потерь», «Сжать фото» или «Сильное». Какой именно, объясняет следующий раздел.
  3. Если вы выбрали «Сильное», выберите ещё и качество: «Качественнее», «Баланс» или «Минимум».
  4. Нажмите «Сжать PDF». Вы увидите исходный размер, новый размер и насколько файл стал меньше.
  5. Нажмите «Скачать сжатый PDF». Копия сохраняется с окончанием «-compressed» в имени, а оригинал не меняется.
  6. Откройте сжатую копию и прочитайте страницу с мелким шрифтом перед отправкой. Если текст неразборчив, попробуйте более мягкую настройку.

Другой режим можно сразу попробовать на том же файле. Выберите другой вариант и снова нажмите «Сжать PDF»: каждый запуск начинается с оригинала, а не с прошлого результата.

Три режима и чего от каждого ждать

«Без потерь» пересохраняет PDF в более компактной структуре и очищает сведения о документе, например поля названия и автора. Картинки не трогаются, текст остаётся выделяемым. Экономия обычно умеренная. Режим подходит для резюме, писем и отчётов, где в основном текст, но скан на 40 МБ он не спасёт.

«Сжать фото» делает всё то же, что «Без потерь», а затем уменьшает JPEG-фотографии внутри PDF. Фото больше 1 600 пикселей по длинной стороне уменьшаются, чего всё равно с запасом хватает для чтения на экране или печати в обычном размере, и пересохраняются с более низким качеством JPEG. Фото заменяется, только если новая версия заметно меньше. Текст, линии и вёрстка не меняются, поэтому текст остаётся выделяемым.

«Сжать фото» лучше всего работает на документах с большими фотографиями с камеры: объявлении о недвижимости, акте осмотра или школьном проекте с картинками. На PDF, где изображения хранятся иначе, режим почти ничего не меняет. Сюда относятся многие диаграммы и скриншоты, изображения, подготовленные для профессиональной печати, и чёрно-белые сканы с офисных сканеров. Если уменьшить ничего не удалось, Kopitiam так и скажет и предложит «Сильное» для сканов.

«Сильное» превращает каждую страницу в одну картинку JPEG и собирает из этих картинок новый PDF, сохраняя исходный размер страниц. Наибольшую экономию режим даёт на сканах, ведь скан и так является картинкой каждой страницы. «Качественнее» отрисовывает страницы примерно в 200 DPI для листа A4, «Баланс» — примерно в 150 DPI, «Минимум» — примерно в 120 DPI. Начните с «Баланса».

«Сильное» превращает каждую страницу в картинку. Текст в сжатой копии больше нельзя выделить, найти поиском или скопировать, а ссылки и заполняемые поля форм перестают работать. Используйте этот режим для сканов, сохраните оригинал и не применяйте его к документу, в котором кому-то нужно искать или что-то заполнять.

На PDF из одного текста «Сильное» может даже увеличить файл: картинка страницы весит больше, чем текст, который её описывает. Kopitiam никогда не отдаёт вам файл большего размера. Если любой режим увеличил бы файл, он показывает размер, объясняет причину и не предлагает скачивание, потому что ваш оригинал и так меньше.

Два примера

Отсканированный договор аренды на 40 МБ при лимите почты 25 МБ. «Без потерь» и «Сжать фото» здесь могут дать немного, в зависимости от того, как сканер сохранил страницы. «Сильное» с настройкой «Баланс» обычно даёт нужное большое сокращение, а размеры до и после показывают реальный результат. Увеличьте мелкий шрифт, номера IC и печать, чтобы проверить, что они по-прежнему чёткие. Если да, отправляйте. Если файл всё ещё слишком большой, попробуйте «Минимум» и проверьте снова.

Отчёт о недвижимости на 18 МБ, полный фото с телефона. Используйте «Сжать фото». Фото станут меньше, а текст, цены и адреса останутся выделяемыми для покупателя. «Сильное» уменьшило бы файл ещё больше, но текст превратился бы в картинки, а это плохой обмен для документа, в котором люди будут искать и копировать.

Если файл всё ещё слишком большой

  • Отправьте меньше страниц. С помощью «Извлечь страницы» отправьте только то, что просили, или удалите пустые страницы и дубликаты в «Упорядочить PDF».
  • Разделите файл. «Разделить PDF» режет файл на части, которые можно отправить двумя-тремя письмами. Подпишите их «часть 1 из 2» и «часть 2 из 2», чтобы ничего не потерялось.
  • В следующий раз сканируйте с более низкой настройкой. Оттенков серого при 150–200 DPI хватает для большинства бумаг, а файлы получаются намного меньше, чем в цвете с высоким разрешением.
  • Поделитесь ссылкой. Для очень больших файлов ссылка на облачное хранилище часто проще любого вложения.

Что важно знать перед сжатием

  • PDF, защищённые паролем, пока открыть нельзя. Откройте файл с паролем в программе для чтения PDF, выберите «Печать», затем «Сохранить как PDF», чтобы получить незащищённую копию, и сожмите её.
  • PDF с ограничениями на редактирование тоже нельзя изменить. Помогает тот же приём с печатью в PDF.
  • В PDF с цифровой подписью после сжатия подпись больше не будет отображаться как действительная, потому что файл изменился. Если получателю нужно проверить подпись, отправьте подписанный оригинал или поделитесь им по ссылке.
  • На телефоне «Сильное» перерисовывает каждую страницу, поэтому длинный скан может обрабатываться долго и занимать много памяти. Kopitiam не ограничивает размер файла; на практике предел задаёт память устройства.

Когда страница загрузилась, сжатие работает, даже если пропадёт интернет. Файл всё время остаётся на вашем устройстве, и это многого стоит, когда речь о расчётном листке, копии IC или подписанном договоре.