Сгладить PDF (flatten) — значит превратить его отдельные интерактивные части в обычное содержимое страницы. Заполненные поля форм, комментарии, выделения, штампы и размещённые подписи обычно лежат поверх страницы отдельными объектами. После сглаживания они выглядят так же, но становятся частью самой страницы, и программа для чтения уже не может редактировать, перемещать или удалять их как поля или комментарии.

PDF сглаживают, когда хотят, чтобы видимое стало окончательным: заполненная форма, ответы в которой не должны меняться, или подписанный документ, который должен выглядеть одинаково в любой программе. Это необратимый шаг, поэтому сохраните несглаженную копию, если позже может понадобиться что-то изменить.

На что влияет сглаживание

  • Поля форм: до сглаживания любой, у кого есть программа для чтения PDF, может перепечатать ваши ответы. После — ответы становятся обычным текстом на странице, а полей больше нет.
  • Комментарии и пометки: выделения, записки и нарисованные отметки становятся частью страницы. Скрытый текст записки обычно исчезает, остаётся разве что значок.
  • Изображения подписи и штампы: картинка вашей подписи, размещённая поверх, становится частью страницы.
  • Слои: в файлах со слоями, которые можно показывать и скрывать, сглаживание объединяет видимое в один слой.

Есть ещё два значения того же слова. Полиграфисты говорят о сведении прозрачности: эффекты просвечивания превращаются в сплошные фигуры для старых процессов печати. А некоторые инструменты предлагают сглаживание в изображение, которое превращает каждую страницу целиком в картинку. Это самый сильный вариант: на странице не остаётся ничего редактируемого, но и текст больше нельзя выделить или найти поиском.

Когда стоит сглаживать

  • Вы заполнили анкету на работу или банковскую форму и не хотите, чтобы ответы изменили после отправки.
  • Вы подписали договор аренды нарисованной подписью и хотите закрепить подпись на странице.
  • Форма показывает ваши ответы в одной программе, а в другой — пустые поля, или ответы пропадают при печати. Сглаженный текст везде выглядит одинаково.
  • Вы загружаете файл на портал, который сохраняет только содержимое страниц или отклоняет файлы с полями форм.
  • Вы храните готовую копию для своего архива и хотите, чтобы она была точно такой, какой её отправили.

Когда сглаживать не стоит

  • Кому-то ещё нужно заполнить свою часть, например арендодателю поставить встречную подпись или отделу кадров добавить сведения.
  • Система получателя читает данные формы. Некоторые организации импортируют ответы из полей автоматически, а в сглаженной форме читать нечего.
  • В файле есть цифровая подпись — та, что показывает сертификат и статус «действительна» или «недействительна». Сглаживание меняет файл, и подпись ломается. Сглаживайте до подписания, никогда после.
  • Форма должна оставаться доступной. У полей есть подписи, которыми пользуются экранные дикторы, а сглаженный текст их теряет.
Сглаживание — не скрытие данных. Оно закрепляет, а не удаляет. Текст под чёрным прямоугольником, нарисованным на странице, остаётся в файле, и его всё ещё можно скопировать. Чтобы удалить сведения, используйте настоящее скрытие данных, которое удаляет текст под прямоугольником.

Как Kopitiam обращается с формами и пометками

Отдельной кнопки «Сгладить» в Kopitiam нет. Вместо этого редактор при скачивании записывает всё, что вы добавили, прямо в страницу, так что добавленное с самого начала сглажено.

  1. Откройте PDF в «Редактировать PDF». Kopitiam сразу ищет в нём поля форм и подсвечивает найденные. Чтобы поискать снова, можно нажать «Заполнить».
  2. Нажмите на подсвеченное поле, чтобы ввести текст, или на флажок, чтобы его отметить. С помощью «Подпись» нарисуйте или введите подпись, а для всего остального используйте «Текст», «Перо» или «Маркер».
  3. Нажмите «Скачать». Введённые ответы рисуются на странице как текст, отметки — как X, а подписи, рисунки и выделения становятся частью страницы.

Поэтому никто не может перепечатать ваши ответы из Kopitiam как поля форм: это больше не поля. Это обычное содержимое страницы, такое же, как напечатанные рядом вопросы.

Одну вещь нужно проверить. Всё, что уже было в исходном файле, например его собственные комментарии и собственные поля формы, копируется вместе со страницей. В скачанном файле больше нет списка полей формы, но некоторые программы всё равно могут рисовать исходные пустые поля поверх ваших ответов и позволять в них печатать. Откройте скачанный файл в другой программе и нажмите на ответ. Если появляется редактируемое поле, воспользуйтесь одним из полностью плоских способов ниже.

Полностью плоские способы и их компромиссы

  • «PDF в JPG», затем «JPG в PDF»: превращает каждую страницу в картинку и обратно в PDF. Ничего не остаётся редактируемым. Текст нельзя выделить или найти поиском, а файл часто становится больше.
  • «Сжать PDF» в режиме «Сильное»: тоже пересобирает каждую страницу картинкой и обычно уменьшает сканы. На текстовой форме файл может стать больше, а Kopitiam не отдаёт файл большего размера, поэтому скачивание здесь будет не всегда.
  • «Печать», «Сохранить как PDF» в браузере или программе для чтения PDF: печатает то, что на экране, в новый PDF, обычно без полей формы. Проверьте результат, потому что он зависит от программы.
  • «Скрыть данные в PDF»: страницы, на которых вы скрыли данные, пересобираются, часто картинкой, поэтому они не только очищены, но и сглажены. Страницы без областей скрытия копируются как есть.

Особые случаи

  • Отсканированные формы: скан уже плоский, потому что поля — часть картинки. Kopitiam предлагает «Запустить OCR», чтобы найти на нём поля. Это лишь предположения, так что при необходимости перетащите их на место.
  • PDF с паролем или ограничениями: Kopitiam пока не умеет открывать заблокированные файлы. Откройте файл с паролем в программе для чтения и через «Печать», «Сохранить как PDF» создайте копию, которая обычно уже сглажена.
  • Ответы на арабском, хинди или тайском: Kopitiam рисует эти письменности на странице как изображение, поэтому они сглажены, но выделить их как текст нельзя. Латиница, кириллица, греческий, китайский, японский и корейский остаются выделяемыми.
  • Телефоны: заполнять и скачивать можно в мобильном браузере, но проверять, не осталось ли редактируемых полей, удобнее в программе на компьютере.
  • Очень большие файлы: всё происходит на вашем устройстве, поэтому на практике предел задаёт его память. Способы через картинки делают большие файлы ещё больше и медленнее.

Как проверить, что PDF действительно сглажен

  1. Откройте его в другой программе, не в той, в которой вы его делали.
  2. Нажмите на каждый ответ. Если появляется текстовый курсор или поле ввода, это всё ещё поле.
  3. Откройте панель комментариев. В сглаженном файле комментариев в списке нет.
  4. Если вы использовали способ через картинки, попробуйте выделить текст. Если ничего не выделяется, страницы — изображения, как и ожидалось.

PDF-инструменты Kopitiam работают в браузере, поэтому заполненная форма с вашим номером IC или зарплатой не загружается на сервер, пока вы её сглаживаете.