Aplanar un PDF vol dir convertir-ne les parts separades i interactives en contingut normal de la pàgina. Els camps de formulari que has emplenat, els comentaris, els ressaltats, els segells i les signatures col·locades normalment són a sobre de la pàgina com a objectes separats. Després d’aplanar-lo es veuen igual, però formen part de la mateixa pàgina, així que un lector ja no els pot editar, moure ni eliminar com a camps o comentaris.

Aplanes un PDF quan vols que el que veus sigui definitiu: un formulari emplenat amb respostes que no haurien de canviar, o un document signat que s’hauria de veure igual en totes les aplicacions. És un pas sense retorn, així que guarda una còpia sense aplanar si potser hauràs de canviar alguna cosa més endavant.

Què canvia en aplanar

  • Camps de formulari: abans, qualsevol persona amb un lector de PDF pot tornar a escriure les teves respostes. Després, les respostes són text normal a la pàgina i les caselles desapareixen.
  • Comentaris i marques: els ressaltats, les notes adhesives i les marques dibuixades passen a formar part de la pàgina. El text ocult d’una nota adhesiva normalment desapareix, i com a molt en queda la icona.
  • Imatges de signatura i segells: una imatge de la teva signatura col·locada a sobre passa a formar part de la pàgina.
  • Capes: en fitxers amb capes que es poden mostrar o amagar, aplanar fusiona en una sola el que és visible.

La mateixa paraula té dos significats més. Les impremtes parlen d’aplanar la transparència, que converteix els efectes transparents en formes sòlides per a fluxos d’impressió antics. I algunes eines ofereixen aplanar a imatge, que converteix cada pàgina sencera en una imatge. És la forma més forta: res de la pàgina continua sent editable, però el text tampoc no es pot seleccionar ni cercar.

Quan cal aplanar

  • Has emplenat una sol·licitud de feina o un formulari del banc i no vols que es canviïn les respostes després d’enviar-lo.
  • Has signat un contracte de lloguer amb una signatura dibuixada i vols que la signatura quedi fixada a la pàgina.
  • Un formulari mostra les respostes en una aplicació però caselles buides en una altra, o les respostes desapareixen en imprimir-lo. El text aplanat es veu igual a tot arreu.
  • Has de pujar-lo a un portal que només conserva el contingut de la pàgina, o que rebutja els fitxers amb camps de formulari.
  • Guardes una còpia acabada per als teus arxius i la vols exactament tal com es va enviar.

Quan no cal aplanar

  • Algú altre encara ha d’emplenar la seva part, com un propietari que ha de contrasignar o recursos humans que hi han d’afegir dades.
  • El sistema del destinatari llegeix les dades del formulari. Algunes organitzacions importen automàticament les respostes dels camps; un formulari aplanat no en té cap per llegir.
  • El fitxer té una signatura digital, de les que mostren un certificat i un estat de vàlida o no vàlida. Aplanar modifica el fitxer, i això trenca aquesta signatura. Aplana abans de signar, mai després.
  • Necessites que el formulari continuï sent accessible. Els camps porten etiquetes que fan servir els lectors de pantalla; el text aplanat les perd.
Aplanar no és censurar. Fixa les coses al seu lloc, no les elimina. El text que hi ha sota un requadre negre dibuixat a la pàgina es queda al fitxer i encara es pot copiar. Per eliminar informació, fes servir una censura de veritat, que esborra el text de sota el requadre.

Com tracta Kopitiam els formularis i les marques

Kopitiam no té un botó d’Aplanar a part. En lloc d’això, l’editor escriu directament a la pàgina el que hi afegeixes quan el baixes, així que el que afegeixes ja és pla des del principi.

  1. Obre el PDF a Editar PDF. Kopitiam hi busca camps de formulari de seguida i ressalta les caselles que troba. També pots fer clic a Omple per tornar a buscar-los.
  2. Fes clic en una casella ressaltada per escriure-hi, o fes clic en una casella de selecció per marcar-la. Fes servir Signa per dibuixar o escriure una signatura, i Text, Dibuixa o Marca per a qualsevol altra cosa.
  3. Fes clic a Baixa. Les respostes que has escrit es dibuixen a la pàgina com a text, les marques com una X, i les signatures, els dibuixos i els ressaltats com a part de la pàgina.

Així ningú no pot tornar a escriure les teves respostes de Kopitiam com a camps de formulari, perquè ja no són camps. Són contingut normal de la pàgina, igual que les preguntes impreses que tenen al costat.

Hi ha una cosa que cal comprovar. Tot el que ja hi havia al fitxer original, com els seus propis comentaris i les seves pròpies caselles de formulari, es copia amb la pàgina. El fitxer baixat ja no té la llista de camps del formulari, però alguns lectors encara poden dibuixar les caselles buides originals a sobre de les teves respostes i deixar que algú hi escrigui. Obre el fitxer baixat amb un altre lector i fes clic en una resposta. Si apareix una casella editable, fes servir una de les vies del tot planes que t’expliquem a continuació.

Vies del tot planes, i què hi perds

  • PDF a JPG i després JPG a PDF: converteix cada pàgina en una imatge i després torna a fer-ne un PDF. Res no continua sent editable. El text no es pot seleccionar ni cercar, i el fitxer sovint és més gran.
  • Comprimir en mode Forta: també torna a crear cada pàgina com una imatge, i normalment fa més petits els escanejos. En un formulari de text pot fer el fitxer més gran, i Kopitiam no et donarà un fitxer més gran, així que aquesta via no sempre et dona una baixada.
  • Imprimeix, Desa com a PDF al navegador o al lector de PDF: imprimeix el que hi ha a la pantalla en un PDF nou, normalment sense camps de formulari. Comprova el resultat, perquè varia segons l’aplicació.
  • Censurar: les pàgines que censures es tornen a crear, sovint com una imatge, així que queden planes a més de netes. Les pàgines sense requadres de censura es copien tal com són.

Casos particulars

  • Formularis escanejats: un escaneig ja és pla, perquè les caselles formen part de la imatge. Kopitiam s’ofereix a passar l’OCR (Passa l’OCR) per trobar-hi caselles. Són aproximacions, així que arrossega-les al seu lloc si cal.
  • PDF protegits amb contrasenya o amb restriccions: Kopitiam encara no pot obrir fitxers bloquejats. Obre’l amb la contrasenya al teu lector i fes servir Imprimeix, Desa com a PDF per fer-ne una còpia, que normalment ja surt aplanada.
  • Respostes en àrab, hindi o tai: Kopitiam dibuixa aquests alfabets a la pàgina com una imatge, així que queden plans però no es poden seleccionar com a text. El llatí, el ciríl·lic, el grec, el xinès, el japonès i el coreà continuen sent seleccionables.
  • Mòbils: emplenar i baixar funciona en un navegador de mòbil, però comprovar si queden caselles editables és més fàcil amb un lector d’ordinador.
  • Fitxers molt grans: tot passa al teu dispositiu, així que el límit pràctic és la seva memòria. Les vies basades en imatges fan els fitxers grans encara més grans i més lents.

Com comprovar que un PDF és realment pla

  1. Obre’l amb un lector diferent del que has fet servir per crear-lo.
  2. Fes clic en cada resposta. Si apareix un cursor de text o una casella d’entrada, encara és un camp.
  3. Obre el tauler de comentaris. Un fitxer pla no hi té cap comentari.
  4. Si has fet servir una via basada en imatges, prova de seleccionar text. Si no se selecciona res, les pàgines són imatges, i és el que toca.

Les eines PDF de Kopitiam funcionen al teu navegador, així que un formulari emplenat amb el teu número d’IC o el teu sou no es puja a cap servidor mentre l’aplanes.